En veludarbejdet kompetenceprofil er et godt værktøj for dig som leder, der ikke kun letter rekrutteringsprocessen men også den løbende evaluering af dine medarbejdere. Ved grundigt at definere og kommunikere de nødvendige kompetencer og forventninger til medarbejderens stilling etableres grundlaget for en succesfuld ansættelse. Dette sikrer, at både du og din medarbejder har en fælles forståelse af jobbets krav, hvilket gør det nemmere at vurdere præstationer og giver medarbejderen en tydelig forståelse af de forventninger du har. Her kommer fire råd til hvordan du laver den, og hvad du skal være opmærksom på.
1. Udfør en jobanalyse
For at udforme en præcis kompetenceprofil begynder du med en jobanalyse. Denne proces involverer en dybdegående undersøgelse af jobbets formål, nøgleopgaver og ansvarsområder. Du skal identificere de forskellige opgaver, der udgør jobbet og forstå de essentielle funktioner, og hvordan de bidrager til organisationens mål. At udføre en jobanalyse effektivt kan begynde med at samle eksisterende dokumenter om stillingen, hvis de findes. For helt nye stillinger, hvor der ikke er tidligere information eller ansatte at interviewe, involverer processen at definere formålet med jobbet og dets rolle i organisationen. Interviews med interessenter og potentielle kolleger kan give indsigt i forventede opgaver og nødvendige kompetencer. Direkte observation af lignende roller i organisationen eller branchen kan også give værdifulde data.
2. Udarbejd kompetenceprofilen
Når jobanalysen er gennemført, skal du bruge indsigten til at udarbejde en detaljeret og målrettet kompetenceprofil. Profilen skal både inkludere specifikke faglige kompetencer, der er direkte relateret til jobbets opgaver og definerende ansvarsområder, samt personlige kompetencer, der afspejler de adfærdsmæssige og samarbejdende egenskaber, som er nødvendige for at opnå succes i rollen. Her kan du også inkludere ønsker til erfaring og uddannelsesniveau. Det er en god idé at prioritere kompetencerne, så de mest kritiske kompetencer fremhæves tydeligt. Det er sammensætningen af de forskellige komponenter, der gør, at kompetenceprofilen tjener som et redskab i rekrutteringsprocessen og den efterfølgende ansættelse. Kompetenceprofilen bør detaljere hver enkelt kompetence, inklusive de forventede færdighedsniveauer, og hvordan disse bidrager til at opfylde organisationens nuværende og fremtidige behov. Denne tilgang sikrer, det bliver lettere at navigere i ansættelsesprocessen og sikrer en højere grad af præcision i udvælgelsen af kandidater.
3. Inkluder det banale
Når du udformer en kompetenceprofil, er det vigtigt også at medtage de tilsyneladende banale, men essentielle forventninger til jobbet, der kan have stor betydning for den daglige arbejdsgang. Det kan inkludere krav som fysisk tilstedeværelse eller hjemmearbejde, faste mødetider, krav om rådighedsforpligtigelse uden for normal arbejdstid mm. Disse aspekter kan synes indlysende, men at tydeliggøre dem i jobbeskrivelsen hjælper med at forhindre misforståelser og justere forventninger fra starten. Ved at klargøre grundlæggende forventninger som ikke nødvendigvis gælder den enkelte medarbejder men er gældende for alle på arbejdspladsen sikrer du, at alle kandidater og medarbejdere forstår rammerne for deres ansættelse. Det bidrager igen til en mere trygarbejdsplads med tydelige rammer og retning.
4. Undgå bias – kønnede ord og ekskluderende tillægsord
For at sikre en retfærdig og inkluderende rekrutteringsproces, er det vigtigt at være opmærksom på aktivt at undgå bias i kompetenceprofilen. Det indebærer at undgå kønnede ord og brugen af tillægsord, der kan virke ekskluderende eller tiltrække en afgrænset type kandidater. Vær opmærksom på sprogbrugen og stræb efter neutralitet for at sikre, at kompetenceprofilen appellerer bredt og ikke ubevidst frasorterer potentielle kandidater på grund af implicitte forventninger eller stereotyper. Det er samtidigt vigtigt at huske på, at ingen kan mestrer alt, og at vi alle er mennesker. Denne erkendelse bør bidrage til mere realistiske forventninger, når du definerer de krav og kompetencer, du søger i en medarbejder. Ved at gennemgå og tilpasse formuleringerne i kompetenceprofilen åbner du for et bredere spektrum af kvalificerede medarbejdere.
Brug kompetenceprofilen til evaluering
Ved brug af kompetenceprofilen i den løbende evaluering af medarbejderen, tjener den som et konkret pejlemærke for medarbejderens forventede præstation. Den giver dig som leder et solidt grundlag for at vurdere medarbejderens præstationer objektivt og konsistent mod foruddefinerede kompetencer. Dette sikrer, at feedbacken er specifik og målrettet mod de områder, hvor der er behov for forbedringer eller yderligere udvikling. En klar kompetenceprofil gør det også nemmere for dig som leder at anerkende og belønne de kompetencer, som medarbejderen allerede mestrer, og at identificere områder, hvor yderligere støtte eller træning kan være gavnlig. Ved at holde evalueringerne i tråd med de oprindelige jobforventninger, kan du sikre, at medarbejderne forstår evalueringens kontekst, og hvordan deres bidrag passer ind i organisationens overordnede mål. Det bør også fremme bedre trivsel ved at eliminere overraskelser om uventede krav, hvilket skaber en mere forudsigelig og tryg arbejdsplads.
Ved at udforme en kompetenceprofil sikrer du en åben og transparent kommunikation om jobkravene fra start, hvilket mindsker usikkerhed og øger jobtilfredsheden for både dig og dine medarbejdere. En klar og veldefineret kompetenceprofil gør det muligt at vurdere præstationer og udviklingsområder mod et klart sæt af forventninger. På længere sigt kan dette føre til bedre fastholdelse da dine medarbejdere forstår og føler sig forstået bedre i deres roller. Har du en HR-afdeling kan de være en god sparringspartner i denne proces.
Skrevet af Izabela Henriques, Juniorkonsulent
Kilder:
Lederweb: https://www.lederweb.dk/artikler/saadan-laver-du-en-jobanalyse-og-kompetenceprofil/
Human Resource Systems Group: https://resources.hrsg.ca/blog/infographics/competency-profiling-process
