At være en god leder betyder, at du nogle gange skal tale med dine medarbejdere om ting, der kan være følsomme. Svære emner handler ofte om udfordringer, der udfordrer medarbejderens selvopfattelse. Det er vigtigt, at du er i stand til at føre konstruktive samtaler om vanskelige og ofte afgørende problemer. Når du som leder skal tage en kritisk samtale, får du samtidig mulighed for at fortælle og hjælpe medarbejderen med, hvad det er, der skal til for, at han eller hun er en succes. Det gør det meget lettere for medarbejderen at leve op til de forventninger, der er, og derfor kan en vellykket kritisk samtale have positiv indflydelse på medarbejderens motivation, trivsel og effektivitet.
I forhold til de øvrige medarbejdere er det også vigtigt, at de svære samtaler bliver taget. Når samtalerne bliver taget, og adfærden bliver korrigeret, bliver det synligt, at du som leder tager hånd om de ting, der kan være vanskelige. Det vil være med til at sikre, at der opstår en fælles forståelse, og at der findes løsninger.
Vi har samlet fire gode råd til den svære samtale:
1. Forbered dig grundigt
Det er vigtigt, at du forbereder dig grundigt inden samtalen. Både på det du vil sige og medarbejderens eventuelle reaktion. Hvis der er noget i ansættelsesforholdet, der fungerer godt, så husk at anerkende det i samtalen. I forhold til det, der ikke fungerer, og som er grunden til, at du har indkaldt til samtalen, gælder det om at være tydelig og specifik. Hvis du har nogle konkrete eksempler, kan det være lettere for medarbejderen at forstå, hvad kritikken går på og forholde sig til den. Hav desuden klargjort for din selv, hvad dit formål er med kritikken, og hvad du vil opnå med den. Det er vigtigt, at du fastholder det, som du har valgt, at du vil sige på en god, nøgtern og konstruktiv måde. Hold fokus. Hold dig til sagen, og undgå at blande andre forhold ind i kritikken.
2. Adresser kun adfærd
Det er vigtigt at være opmærksom på, at kritik bør rettes mod forhold, som medarbejderen har indflydelse på og reelt kan ændre, altså adfærden. Når vi taler om adfærd, refererer vi til de observerbare handlinger og reaktioner, som en medarbejder udviser i deres daglige arbejde. Ved at fokusere på adfærd kan du som leder give konstruktiv og målrettet feedback, der hjælper medarbejderen med at forstå, hvilke specifikke ændringer, der ønskes. Dette skaber klarhed om forventningerne, og giver medarbejderen et klart billede af, hvad kan gøre anderledes.
3. Brug aktivt din empati
For at din medarbejder skal være modtagelig overfor din feedback, er det vigtigt, at vedkommende føler sig set og hørt og får sin synsvinkel taget seriøst. Det er derfor en god idé at spørge ind til vedkommende og lytte for at indhente oplysninger om medarbejderens opfattelse af situationen. Vi har alle hver vores opfattelse af verden, og netop derfor reagerer vi også forskelligt i vores kommunikation. Det er derfor vigtigt at give udtryk for, at du forstår medarbejderens synspunkter og behov.
4. Effektiv kommunikation
Under samtalen er det vigtigt at opretholde en professionel, alvorlig og venlig tone. Start samtalen med at anerkende, at det er en udfordrende samtale, hvilket skaber en respektfuld ramme. Undgå at uddele skyld eller skam men fokuser på den ønskede adfærd. En ligeværdig kommunikation er nødvendig for at skabe en atmosfære, hvor medarbejderen bedre kan forstå og reagere på din feedback. Nogle gange har tilløbet til samtalen været langt, og så kan du som leder komme til at skynde sig lidt for meget med at få sagt det, der skal siges. Hvis du kommer til at gøre det, vil du sandsynligvis virke meget tromlende på medarbejderen og virke konfliktoptrappende. Derfor er det vigtigt, at du forholder dig roligt og respektfuldt og lader medarbejderen byde ind.
At håndtere svære samtaler kræver både professionalisme og empati. Ved at implementere disse råd kan du som leder skabe en atmosfære af åbenhed og forbedre kommunikationen selv i udfordrende situationer.
Skrevet af Annette Schmidt Højby, Chefkonsulent og Izabela Henriques, Juniorkonsulent
Kildehenvisninger:
Harvard Business Review - A Simple Way to Be More Assertive Without Being Pushy
Ledernetværket - 4 råd: Sådan tackler du svære følelser i en professionel samtale
Læs også: Gode råd til håndtering af langtidssygdom hos dine medarbejdere
Bliv klogere på hvordan du bedst takler svære sygdomsforløb blandt dine ansatte
