Sådan tilrettelægger du den gode forhandling

I forhandlingsteori skelner man mellem to forskellige tilgange til forhandlinger:

Standpunktsbaserede forhandlinger

 Her ser parterne grundlæggende deres mål som indbyrdes modstridende. Forhandlingerne ses som et nulsumsspil, hvor det gælder om at maksimere eget udbytte på bekostning af modpartens. Forhandlinger med denne tilgang ender ofte med en vinder og en taber. Som forhandler kæmper man for sine medbragte standpunkter eller krav og er typisk ikke så optaget af at afdække modpartens interesser og søge fælles løsninger. Standpunktsforhandlinger er sjældent en god ide på en arbejdsplads.

Interessebaserede forhandlinger

Her fokuserer parterne på de interesser og behov, der ligger bag hinandens krav – i stedet for blot at fastholde egne positioner. Målet er at finde nye, kreative løsninger, der kan tilgodese begge parters interesser og skabe situationer, hvor man ”gør kagen større”, så alle vinder. Det kræver, at forhandlerne formår at være nysgerrige, lytte og stille spørgsmål for derigennem at forstå den anden parts interesser og perspektiv. Det betyder dog ikke nødvendigvis, at parterne har sammenfaldende interesser i forhandlingen, men fokus er at finde en løsning, som fremmer samarbejde og de gode relationer.

Fem kendetegn ved gode forhandlinger

Forhandlinger og forhandlere er forskellige, men på tværs af kontekster peger både teori og praktiske erfaringer på i hvert følgende fald fem elementer, der kendetegner de fleste vellykkede forhandlingsforløb:

1. God forberedelse og tydelige rammer

Forhandlingen begynder ikke først i forhandlingslokalet. Det er afgørende, at I som parter på forhånd har fået afklaret og afstemt forventninger til især:

• Hvad I forhandler om, og hvad der ikke er på bordet
• Hvilke data og oplysninger der ligger til grund for forhandlingen
• Hvorvidt I skal udveksle krav eller information inden selve forhandlingen.

2. Forståelse og respekt for hinandens interesser og behov

Det er vigtigt, at du er i stand til klart og tydeligt at kommunikere dine egne interesser og behov. Det skal du gøre respektfuldt og på egen banehalvdel, så modparten ikke er i tvivl om, hvad du vil. En oprigtig interesse i at forstå hinanden og udvise respekt for modparten er vigtig i en forhandlingssituation. Det er ofte afgørende for at finde gode fælles løsninger i en forhandling, at man kan lytte nysgerrigt, sætte sig i sin modparts sted, stille nysgerrige spørgsmål og give konstruktive svar på modpartens spørgsmål.

3. Tillidsfulde relationer

En grundlæggende tillid mellem forhandlingsparterne kan have stor betydning for muligheden for at nå frem til en god fælles løsning. Det gør dialogen og samarbejdet smidigere, når man kender og stoler på hinanden. Den tillid opbygges og vedligeholdes dels gennem gode erfaringer med tidligere forhandlinger, dels i det løbende samspil mellem parterne i hverdagen og i andre sammenhænge. Tillid tager tid at opbygge, men den kan mistes hurtigt, og tilliden kan tage lang tid at genopbygge, hvis den bliver svigtet.

4. Procesretfærdighed

Procesretfærdighed er et begreb for, at en person eller part oplever den proces, der leder frem til en afgørelse eller aftale, som fair. Især fire faktorer fremhæves typisk som afgørende for dette: at blive hørt, neutralitet, tillid og respekt. Disse fire faktorer er også vigtige i forhandlinger, hvor procesretfærdighed kan oversættes til, at forhandlingsprocessen er baseret på fakta og tillid, samt at alle parter bliver hørt og taget alvorligt. Procesretfærdighed har stor betydning for de involveredes opfattelse af og tilfredshed med resultatet af fx en beslutningsproces eller en forhandling.

5. Psykologisk tryghed

Selv om psykologisk tryghed typisk forbindes med ledelse og teamsamarbejde, er det også relevant i forhandling – ikke mindst når forhandlingen er interessebaseret. Psykologisk tryghed betegner et samarbejdsklima i en gruppe, hvor alle føler sig trygge ved at dele deres bekymringer, tvivl, fejl, spørgsmål og idéer, fordi de ikke behøver frygte negative personlige konsekvenser.

I en interessebaseret forhandling er det netop afgørende, at parterne kan sætte en ramme, som gør, at de tør betræde nyt land og præsentere kreative idéer og forslag – i tiltro til, at de vil blive modtaget nysgerrigt og konstruktivt. Omvendt er der langt til win-win-løsninger, hvis forhandlingsklimaet er præget af, at parterne vogter på hinanden, mangler den fornødne tillid og ligger på spring for at udnytte modpartens åbninger og svagheder.

Hvor skal du som leder have dit fokus

I en travl hverdag er det naturligt at have sit fokus målrettet den dag, hvor den konkrete forhandling foregår. Tilrettelæggelsen af en effektiv forhandlingsproces kræver dog en indsats før, under og efter det egentlige forhandlingsmøde.

Før forhandlingen skal du have fokus på:

1. At afklare forhandlingernes formål, dit mandat og dine egne interesser
2. At sondere modpartens interesser og forventninger
3. At fastlægge dagsorden og deltagere
4. At være klar til at spille ud
5. At overveje forskellige scenarier
6. At skaffe og dele relevante data
7. At skabe gode fysiske rammer.

God forberedelse af interessebaserede forhandlinger består ikke i at foregribe forhandlingsforløbet i detaljer eller lægge snedige planer. Men jo bedre I på forhånd kender og forstår rammerne om forhandlingerne og hinandens interesser, jo lettere vil I have ved at søge kreative løsninger, når forhandlingerne går i gang.

Under forhandlingen skal du have fokus på:

1. At kridte banen op
2. At blive klogere sammen
3. At finde fælles løsningsveje
4. At bruge pauser kreativt
5. At håndtere kriser og dødvande
6. At afslutte forhandlingen
7. At skrive et godt referat

Som leder er det dig, der byder velkommen og sørger for, at alle omkring bordet bliver præsenteret. Du kan være med til at slå en konstruktiv tone an og sørge for, at modparten føler sig velkommen og godt tilpas. Eksempelvis ved at give plads til, at I kan tale lidt om løst og fast, inden selve forhandlingen går i gang. Smalltalk kan være med til at lette stemningen og signalere menneskelighed og ligeværdighed. Som leder og vært er din opgave at fornemme, hvornår det er tid til at skifte gear og tage hul på den egentlige dagsorden. Oplever du, at forhandlingerne går lidt i stå, eller er er uklarhed over modpartens interesser, krav og ønsker til resultat, så spørg! Stil åbne spørgsmål, hvad vil være et godt resultat for jer? Hvordan ser I en gode løsning? Hvilke interesser har I på spil her?

Efter forhandlingen skal du have fokus på:

1. At formidle resultatet
2. At evaluere forhandlingen
3. At lære sammen af svære forhandlinger
4. At vedligeholde de gode relationer.

Når forhandlingen er slut, og aftalen indgået er perterne ofte videre til den næste opgave. Men det betaler sig at bruge tiden på en god afslutning af forhandlingsprocessen. Der er meget viden at hente gennem en evaluering af processen, og selve forhandlingen har oftest givet en gode viden om forhandlingspartnernes interesser. Når I aftaler hvordan resultatet formidles, så er det en god ide, udover formidlingen af selve resultatet, at have fokus på at anerkende parternes bidrag til løsningen, særligt når forhandlingen har været svær, og der er fundet en løsning, som parterne kan leve med, men måske ikke elsker.  Kvitter derfor altid for en god aftale, en god proces, eller anerkend viljen til at søge et kompromis.

Skrevet af Trine Lund Niegel, chefkonsulent i DM

Kilder:

Få ”ja” når du forhandler, Roger Fischer og William Ury.

Gode forhandlinger, en guide til chefer og ledere, Væksthus for ledelse.