Arbejdstid

AC overenskomstens arbejdstidsregler gælder for undervisere på professionshøjskoler og erhvervsakademier såvel dem, der er ansat iht. overenskomsten som for tjenestemænd og tjenestemandslignede ansatte.

Udgangspunktet følger af § 13 stk. 1, der tilsiger en gennemsnitlig arbejdsuge på 37 timer for en fuldtidsansat. Det er vigtigt at bemærke, at der netop er tale om et gennemsnit på 37 timer, da der særligt på underviserområdet ses adskillige udsving hen over et år.

I de 37 timer ugentligt er indlagt en daglig spisepause på 29 minutter, hvor man skal stå til rådighed for arbejdsgiver og i udgangspunktet ikke må forlade arbejdspladsen, mod at få løn i pausen. Spisepausen er nu sikret direkte i overenskomsten på baggrund af forhandlingerne i forligsinstitutionen under OK 18.

I forbindelse med OK 13 blev der aftalt årsnorm på området, hvilket betyder, at timeregnestykket principielt blot skal gå op ved normperiodens udløb.

Samtidig blev der indført tidsregistrering for underviserne.

DM anbefaler at man omhyggeligt tidsregistrerer, så man kan dokumentere tidsforbruget ved særligt store udsving i arbejdstiden i løbet af normperioden. Dette vil skulle drøftes med ledelsen, da der kan være tale om merarbejde eller at der skal justeres i opgaveporteføljen.  Se nærmere under afsnittene merarbejde og opgaveportefølje.

DM anbefaler at ledelsen bestræber sig på at sikre, at den enkelte undervisers arbejde bliver jævnt fordelt over året, blandt andet af hensyn til underviserens arbejdsmiljø.

DM anbefaler fortsat, at der indgås lokalaftaler med hjemmel i Rammeaftale om decentrale arbejdstidsregler (Retsinformation)

Begrebet opgaveportefølje er ikke beskrevet i overenskomster og aftaler.

Opgaveporteføljer er ikke desto mindre et planlægningsredskab, som mange professionshøjskoler og erhvervsakademier anvender. Det svarer til, hvad man på andre områder kalder f.eks. arbejds- eller sagsfordeling.

En opgaveportefølje beskriver typisk, hvilke arbejdsopgaver den enkelte medarbejder forventes at beskæftige sig med i den kommende periode f.eks. kommende semester eller år. Opgaveporteføljen fastlægges typisk gennem en drøftelse mellem medarbejder og nærmeste leder. Såfremt der i løbet af perioden tilføres medarbejderen nye opgaver, drøftes om der er plads til dem, eller om der er andre opgaver, der skal nedjusteres, ligesom det kan drøftes, om de yderligere opgaver vil udløse merarbejdshonorering.

På nogle arbejdspladser sættes der tidsestimat på de enkelte opgaver, mens man på andre arbejdspladser ikke gør det.

Uanset om der anvendes tidsestimat eller ej, skal man huske, at der ikke er tale om en akkord, men alene et budget over, hvilke opgaver, der forventes løst.

Opgaveportefølje og tidsregistrering hænger sammen på den måde, at hvis den løbende tidsregistrering viser, at der til løsningen af opgaverne skal anvendes mere eller mindre arbejdstid, end det var forudsat i planlægningen, er der en gensidig forpligtelse til at tage initiativ til drøftelse mellem medarbejder og leder om eventuelle justeringer af opgaveporteføljen.

Leder og underviser skal drøfte arbejdets omfang, hvis det samlede timeforbrug i et kvartal overstiger den normale arbejdstid i gennemsnit pr. uge.

Styrelsen for Videregående Uddannelser og Uddannelsesstøtte har tilkendegivet, at lederen i sidste ende som følge af ledelsesretten har ansvaret for, at den nødvendige dialog finder sted.

I forbindelse med fastlæggelsen af opgaveporteføljer anbefaler DM:

• At opgavemængden er realistisk i forhold til medarbejderens arbejdstid, herunder at der er plads til arbejde som censor m.v. og plads til, at der i løbet af planlægningsperioden kan dukke nye opgaver op.
• At opgaveviften er i overensstemmelse med forudsætningerne i stillingsstrukturen. Det er således fastlagt hvilke typer arbejdsopgaver, adjunkten skal varetage i løbet af sin lektorkvalificering, ligesom det er fastlagt, at lektorer over tid skal løse arbejdsopgaver med undervisning såvel ved institutionens grund- som efter- og videreuddannelse samt deltage i forsknings- og udviklingsaktiviteter.
• At medarbejderens ønsker til opgavesammensætningen indgår i drøftelsen
• At der er plads til kompetencevedligeholdelse og kompetenceudvikling.
• At opgaverne er jævnt fordelt henover planlægningsperioden

Som led i implementeringen af OK 13 udsendte Styrelsen for Videregående Uddannelser og Uddannelsesstøtte disse retningslinjer for tidsregistrering (pdf)

Retningslinjerne indebærer:

At den enkelte institution stiller et tidsregistreringssystem til rådighed.

At medarbejderen løbende skal registrere sin samlede arbejdstid i systemet, og institutionen løbende skal godkende medarbejdernes tidsregistrering, så ledelsen har indsigt i medarbejderenes tidsanvendelse.

Institutionen skal mindst en gang årligt opgøre medarbejderens samlede arbejdstid og godkende eventuelt merarbejde.

Retningslinjerne fremhæver, at det er et ledelsesansvar løbende at være i dialog med underviserne om tilrettelæggelse, udførelse og prioritering af arbejdet. Tidsregistreringen kan give et input til den løbende dialog mellem leder og medarbejder, herunder ikke mindst hvis det viser sig, at tidsforbruget afviger væsentligt fra den forventede arbejdstid. Såvel leder som medarbejder har i denne situation pligt til at tage initiativ dialog.

Sådan dialog med henblik på afstemning af forventninger kan for eksempel medføre justering af medarbejderens opgaver, ændrede prioriteringer eller konkret vejledning om opgaveløsningen.

Ved overenskomst forhandlingerne i 2021 blev det aftalt, at der skal være en løbende dialog mellem leder og underviser samt en godkendelse af timeforbruget mindst hvert kvartal.
De godkendte timer danner grundlag for opgørelsen af det samlede timeforbrug i normperioden ved dennes afslutning, men udgør ikke en endelig stillingtagen til eventuelt merarbejde jf. § 14 i overenskomst for akademikere i staten.

Den endelige opgørelse i forhold til evt. godkendelse af merarbejde skal ske mindst en gang årligt.

Tidsregistrering blev aftalt i forbindelse med OK 13, hvor de offentlige arbejdsgivere insisterede på ændring af undervisernes arbejdstid. På store underviserområder førte det til lockout og lovindgreb, mens det for bl.a. professionshøjskoler og erhvervsakademier førte til aftalt årsnorm og tidsregistrering.

DM betragter tidsregistrering som det sikkerhedsnet, der kunne etableres for underviserne, og opfordrer til, at underviserne løbende registrerer sin faktiske arbejdstid, ligesom DM opfordrer til, at undervisere løbende gør opmærksom på, hvis den faktiske arbejdstid løber fra planlægningsforudsætningerne.

I forbindelse med overenskomstfornyelsen i 2013 blev det aftalt, at professionshøjskoler og erhvervsakademier skal stille et tidsregistreringssystem til rådighed for underviserne.

Styrelsen for Videregående Uddannelser og Uddannelsesstøtte udsendte retningslinjer for tidsregistrering:

Se mere under afsnittet om tidsregistrering.

Mange professionshøjskoler og erhvervsakademier har siden anvendt opgaveporteføljer som planlægningsredskab.

Uddannelsesministeriet og Moderniseringsstyrelsen har som opfølgning på omlægningen ved OK 13 understreget, at hensigten var, at man ikke længere skal styre undervisernes arbejdstilrettelæggelse med akkorder, hverken aftalte eller ensidigt fastsatte akkorder.

Blandt andet på den baggrund er det vigtigt at huske, at opgaveporteføljer ikke har karakter af en akkord, men alene et budget over, hvilke opgaver, der forventes løst.

Underviserens løbende tidsregistrering viser derimod den faktisk anvendte tid til løsning af underviserens opgaver. Lederens løbende godkendelse af underviserens tidsregistreringer giver lederen og underviseren indsigt i, hvorvidt der er væsentlig diskrepans mellem planlægningsforudsætningerne og den faktisk brugte arbejdstid.

Såvel leder som underviser har i dette tilfælde pligt til at tage initiativ til drøftelse af, hvordan man løser denne diskrepans. Styrelsen for Videregående Uddannelser og Uddannelsesstøtte har dog tilkendegivet, at lederen i sidste ende som følge af ledelsesretten har ansvaret for, at den nødvendige dialog finder sted.

Der gælder følgende regler om merarbejde for undervisere på professionshøjskoler og erhvervsakademier.

Overenskomstens § 14 fastslår at tjenstligt merarbejde kun kan ydes for merarbejde:

1. ”som er pålagt den ansatte i henhold til særlig ordre eller har været en forudsætning for den forsvarlige varetagelse af tjenesten, og
2. som har været af større omfang og har strakt sig over en periode, der normalt ikke må være mindre end 4 uger.”

Før der er tale om egentligt merarbejde, skal det dokumenteres skriftligt, sammen med en redegørelse for grundlaget for merarbejdet. En redegørelse skal, udover grundlaget for merarbejdet, indeholde en beskrivelse af arbejdets karakter samt timeforbruget. Indberetningen skal afgives til ledelsen ved merarbejdets ophør og mindst en gang årligt. Se evt. bruttoliste over hvad der skal med i redegørelse for merarbejde.

Det typiske er, at man forholder sig til, om der er grundlag for at gøre krav på merarbejdshonorering ved årets udgang. Reglerne giver dog mulighed for, at man også i løbet af året kan indsende indberetning om merarbejde i tilfælde af, at der har været en periode med væsentligt merarbejde som har strakt sig over mindst 4 uger, og merarbejdet derefter er ophørt.

Det er vigtigt at bruge arbejdstidsregistreringerne (løbende) i det tidsregistreringssystem, professionshøjskolen benytter. Se sammenhæng mellem tidsregistrering og merarbejdshonorering.

Indberetning af merarbejde skal altså afgives ved merarbejdets ophør og mindst en gang om året.

Uddannelsesministeriet har fastlagt retningslinjer om, at en underviser løbende skal foretage tidsregistrering af sin faktiske arbejdstid.

Der skal være en løbende dialog mellem leder og underviser samt en godkendelse af timeforbruget mindst hvert kvartal.
De godkendte timer danner grundlag for opgørelsen af det samlede timeforbrug i normperioden ved denne afslutning, men udgør ikke en endelig stillingtagen til eventuelt merarbejde jf. § 14 i overenskomst for akademikere i staten.

Den endelige opgørelse i forhold til evt. godkendelse af merarbejde skal ske mindst en gang årligt.

I overenskomsten er der fastlagt regler om merarbejde, herunder regler om, at der skal følges en bestemt procedure for at få honoreret et merarbejde. Proceduren indebærer, at underviseren skriftligt skal indsende en redegørelse for merarbejdet, hvorefter ledelsen skal vurdere om de kvalitative og kvantitative betingelser for honoreringen af merarbejdet er til stede og efter drøftelse med underviseren fastsætte honoreringens størrelse.

Hvis ledelsen i forbindelse med den løbende godkendelse af underviserens tidsregistrering tager stilling til, om den godkendte tid har været nødvendig for løsningen af underviserens opgaver, er der skabt en sammenhæng mellem de to systemer, som indebærer, at ledelsen ved årsopgørelsen alene skal tage stilling til, om merarbejdet har haft et tilstrækkeligt kvantitativt omfang til, at det skal honoreres.

Hvis ledelsen derimod vælger at fastholde, at de to systemer ikke skal tale direkte sammen, skal underviseren udover den løbende tidsregistrering fremsende redegørelse for sit merarbejde, for at få adgang til at få det honoreret.

DM anbefaler, at man kobler de to systemer sammen, sådan at godkendt løbende tidsregistrering bliver grundlaget for evt. merarbejdshonorering.

Forudsætningen for at koble systemerne sammen er, at ledelsen i forbindelse med løbende godkendelse af underviserens registrerede arbejdstid tager stilling til, om den registrerede tid har været nødvendig. Såfremt ledelsen vurderer, at der er behov for at gå i dialog med medarbejderen om dette, vil dialogen kunne foregå på et aktuelt grundlag i modsætning til, hvis man udsætter dialogen til kun at foregå i forbindelse med årsopgørelsen.

Ved overenskomstfornyelsen i 2013 blev der ifølge Uddannelsesministeriet etableret et nyt arbejdstidsparadigme på professionshøjskoler og erhvervsakademier, som ministeriet fremhævede stod i modsætning til hidtidig styring af undervisernes arbejdstid gennem faste normer og akkorder aftalt i lokalaftaler.

Moderniseringsstyrelsen har tilsvarende understreget, at det ikke var intentionen med omlægningen i 2013, at ledelsen skulle fortsætte med at planlægge og fordele arbejdstiden ud fra akkorder, ligesom det ikke var hensigten, at der ikke skulle være åbenhed om principperne for arbejdstilrettelæggelsen.

Omlægningen i 2013 indebar derimod, at arbejdstilrettelæggelsen skulle ske i dialog med underviseren, samt, at det tidsregistreringssystem, institutionen skulle stille til rådighed, blandt andet kunne understøtte denne dialog mellem leder og lærer om prioriteringen af arbejdsopgaverne.

DM anbefaler derfor:

• At planlagte arbejdsopgaver, fx i en arbejdsportefølje (budget), fastlægges i dialog med underviseren. Der er ikke tale om en aftalt akkord, men om et skøn over, hvilke arbejdsopgaver der tilstræbes nået i perioden.
• At underviseren foretager løbende tidsregistrering (regnskab) af sin arbejdstid, så nødvendig dialog om evt. justering af planlagte arbejdsopgaver kan ske på et oplyst grundlag.
• At såfremt ledelse og undervisere er enige om, at arbejdstilrettelæggelsen bedst foregår gennem normer eller akkorder, fastlægges sådanne i lokaleaftaler i henhold til rammeaftalen om decentrale arbejdstidsaftaler, som fortsat er gældende.

DM anbefaler, at ledelsens løbende godkendelse af den ansattes tidsregistrering børe være endelig, så ledelsen ikke efterfølgende sætter spørgsmål ved timeantallet i forbindelse stillingtagen til honorering af merarbejde. Hvis ledelsen har godkendt, vil det være tilstrækkeligt med punkt 1-4.

På de arbejdspladser, hvor ledelsen fastholder en adskillelse af godkendelse af tidsregistrering og stillingtagen til merarbejdshonorering, anbefaler DM at alle punkter medtages.

Forslag til liste som kan bruges til redegørelse for merarbejde.

1. Den fastansatte arbejdstidsnorm for perioden
2. Resultatet af tidsregistrering for perioden på de kategorier der anvendes på den pågældende professionshøjskole/arbejdsplads
3. Størrelsen af det merarbejde, der ønskes honoreret (forskel mellem pkt. 1 og 2)
4. Kort redegørelse for hvad det er for opgaver, som især har bidraget til merarbejdet.
5. Reference til de møder mellem den ansatte og nærmeste leder, der har været i perioden om opgaveportefølje, arbejdstidsanvendelse, tidsregistreringer mv. Eventuelle aftaler og referater beskrives eller vedlægges.
6. Medarbejderens evt. andre relevante beskrivelse af hvorfor tidsanvendelsen er skredet i forhold til det planlagte.
7. Reference til tilkendegivelser, samtaler, mailudveksling mv. undervejs, hvor medarbejderen har gjort opmærksom på problemer med at nå opgaverne indenfor den til der har været til rådighed.

Se også afsnittet om merarbejde.

Godkendt merarbejde honoreres så vidt muligt i form af afspadsering af samme varighed som det præsterede merarbejde med tillæg af 50 procent.

Afspadsering skal være tildelt den ansatte inden udløbet af det år, der ligger umiddelbart efter det tidspunkt, hvor merarbejdet er opgjort.

Meddelelse om afspadsering skal gives den ansatte med passende varsel, dvs. normalt ikke mindre end 14 dage.

Hvis afspadsering ikke kan finde sted, udbetales merarbejdet med en betaling, der pr. merarbejdstime udgør 1/1924 af den pågældendes årsløn inkl. eget pensionsbidrag med tillæg af 50 procent.

Hvis merarbejdet ikke har kunnet afvikles inden udløbet af afspadseringsfristen (et år efter det er opgjort), kan den ansatte i stedet for merarbejdsbetaling vælge at få den ikke-afviklede frihed konverteret som opsparingstimer/-dage.

Ansættelsesmyndigheden kan fastsætte et maksimum for hvor mange timer, der årligt kan konverteres. Maksimum kan dog ikke fastsættes til mindre end 74 timer ved fuldtidsansættelse.

Tidspunkt for afvikling af opsparingstimer/-dage aftales mellem ansættelsesmyndighed og ansat.

Ved fratræden afregnes eventuelle uafviklede opsparingstimer kontant med den aktuelle timeløn.

Anbefaling

Fastlæggelse af tidspunkt for afspadsering drøftes typisk mellem leder og medarbejder. Det anbefales derfor, at man som medarbejder proaktivt kommer med forslag til placeringen af afspadseringen, så den placeres mest hensigtsmæssigt for medarbejderen.

Arbejdsgiver skal i henhold til Arbejdsmiljøloven tilrettelægge samt føre tilsyn med, at arbejdet foregår sikkerheds og sundhedsmæssigt fuldt forsvarligt. Det betyder, at det er arbejdsgivers ansvar at sørge for, at medarbejderne kan varetage deres arbejde forsvarligt uden at lide fysisk eller psykisk overlast. At arbejdsgiver skal føre tilsyn betyder, at arbejdsgiver løbende skal sikre sig, at medarbejderne også udfører arbejdet på en sikkerheds- og sundhedsmæssig forsvarlig måde. Det kan bl.a. ske ved jævnlige dialoger om opgavernes omfang samt de nødvendige justeringer heraf.

Herudover er det væsentligt at være opmærksom på:

• at der tages hensyn til, at undervisning kræver megen psykisk energi, nærvær, koncentration, involvering og følelsesmæssigt engagement,
• at sammensætningen af den enkelte undervisers job derfor bør ske sådan, at der er en variation i arbejdsopgaverne med både undervisning, udviklingsarbejde og andre opgaver,
• at der sker en rimelig fordeling af belastende og mindre belastende opgaver,
• at antallet af hold og studerende, den enkelte underviser konfronteres med, ikke er større end at mængden af kontakter og relationer kan håndteres,
• at der er mulighed for fri efter perioder med høj arbejdsintensitet,
• at det kollegiale fællesskab får plads i det daglige arbejde, da meget undervisningsarbejde er alene arbejde,
• at der ved arbejdsfordelingen tages hensyn til den enkelte undervisers erfaring, livssituation og arbejdsevne, og
• at arbejdet tilstræbes jævnt fordelt undervisningsåret igennem.

Professionshøjskole- og erhvervsakademiområdet har gennem mange år været udsat for mange organisations- og strukturændringer med deraf følgende belastninger i det psykiske, men også det fysiske arbejdsmiljø for underviserne.

Kravene til effektivitet er ikke blevet mindre, hvilket bevirker, at man ofte ikke har den tid til rådighed som man kunne ønske eller mener er nødvendig.  Det er derfor vigtigt, at man husker sig selv og sine kolleger på, at man ikke er forpligtet til, at levere mere end det man får timer til og løn for. Leverer man konsekvent langt flere timer end det, risikerer man mange negative påvirkninger i sit arbejdsliv, som også kan få indflydelse på privatlivet.

Du kan læse mere om psykisk arbejdsmiljø her

DM anbefaler, at arbejdsmiljømæssige aspekter af arbejdsfordeling og arbejdstilrettelæggelse tages op til drøftelse i Arbejdsmiljøudvalget, samt at man drøfter med sin leder og AMR/ TR samt klubben, hvis man oplever en uhensigtsmæssig belastning ift. arbejdstid eller arbejdsopgaver. Andre kolleger kan opleve det samme, og sammen kan i tage det videre i Arbejdsmiljøudvalg og til ledelsen.

Udover ovenstående findes der også i Arbejdsmiljølovgivningen regler om, at man for hvert døgn skal have en sammenhængende hvileperiode på mindst 11 timer, den såkaldte 11-timers regel, ligesom der er regler for, at man for hver periode på syv døgn skal have fri i mindst ét døgn.