Persondatapolitik for tillidsvalgte

DM er dataansvarlig for din behandling af data som tillidsrepræsentant. Læs mere om bemyndigelsen og dataansvar.

Er der på din arbejdsplads etableret en AC-klub, hvor du er medanmeldt som tillidsrepræsentant for en af de andre akademiske organisationer, er du fortsat omfattet af DM’s persondatapolitik for tillidsrepræsentanter og DM’s dataansvar for din behandling af persondata. Du er ikke omfattet af andre akademiske organisationers persondatapolitikker eller dataansvar.

Sager, der vedrører medlemmer fra andre akademiske organisationer, som du er medanmeldt for, håndteres med den organisation hvor din kollega er medlem.

For at gøre det så let og sikkert som muligt at leve op til kravene i persondatalovgivningen, har DM udarbejdet denne persondatapolitik. Som tillidsrepræsentant er du DM’s lokale repræsentant på arbejdspladsen, og du håndterer oplysninger om medlemmerne sammen med DM.

Persondatapolitikken for DM-tillidsrepræsentanter indeholder derfor først og fremmest de samme definitioner og principper som de andre persondatapolitikker, der bliver brugt i DM’s sekretariat, men den tager også højde for de opgaver, du sidder med som tillidsrepræsentant. Den anden del af politikken handler direkte om persondata i dit daglige arbejde. Og endelig er der udarbejdet en Q&A, som løbende bliver udvidet med nye spørgsmål og svar.

Persondatapolitikken er et dynamisk dokument, som løbende vil blive opdateret med flere detaljer i takt med, at Datatilsynet fastlægger sin praksis i forhold til de nye persondataregler.

Kontakt din faste konsulent i DM, hvis du har spørgsmål, undrer dig, eller møder en praksis på arbejdspladsen, som gør det vanskeligt at overholde persondatareglerne. Vi forsøger at gøre, hvad vi kan for at sikre, at reglerne bliver til at håndtere i praksis.

Når du læser politikken, vil du opdage, at der er flere situationer, som indebærer, at du som tillidsrepræsentant foretager et skøn indenfor den ramme, persondatapolitikken sætter. Fx er det dig som tillidsrepræsentant, der skønner, om det er nødvendigt at gemme alle de personoplysninger, du har indsamlet i forbindelse med en lønforhandling.

Til sidst i dette dokument kan du finde links til relevant lovgivning, datatilsynets vejledninger om databeskyttelse og DM’s privatlivspolitik.

• Læs mere om persondata og dit daglige arbejde som tillidsrepræsentant
• I vores Q&A kan du få svar på, hvordan du håndterer persondata i en række konkrete situationer
• Se vores vejledning til at sende en mødeindkaldelse ud via Bcc
• Se vores vejledning til at slette oplysninger i et dokument
• Se vores vejledning til at kommunikere på e-mail og SMS på en sikker måde

Typer af personoplysninger 

Personoplysninger er alle oplysninger, der kan bruges til at identificere en bestemt person. Det gælder både direkte, fx når et navn står på en medarbejderliste og indirekte, fx når et navn er erstattet af et medarbejdernummer.

Der findes tre kategorier af personoplysninger:

1. Almindelige personoplysninger:
   Alle personoplysninger, der hverken er følsomme eller fortrolige personoplysninger. Det er eksempelvis navn, adresse, fødselsdato, stillingsbetegnelse og telefonnummer – og listen er ikke udtømmende.
2. Følsomme personoplysninger:
   En fast gruppe oplysninger, der omfatter race, etnicitet, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, fagforeningsmæssigt tilhørsforhold, genetiske data, biometriske data, helbredsoplysninger og oplysninger om seksuelle forhold eller seksuel orientering.
3. Fortrolige personoplysninger:
   Personoplysninger om rent private forhold, herunder CPR-nummer, oplysninger om strafbare forhold samt negativt ladede oplysninger om blandt andet uddannelses- og ansættelsesmæssige forhold samt indtægtsoplysninger, eksempelvis afslag på tillæg, bortvisningsårsag, oplysninger om en ikke-bestået eksamen, ledighed samt gældsforhold. Hertil kommer oplysninger om interne familieforhold, fx oplysninger om selvmordsforsøg og ulykkestilfælde.

Husk, at følsomhed og fortrolighed ikke er det samme.

Din hjemmel 

Helt overordnet kan man sige, at du altid skal have grundlag for (hjemmel til) at behandle personoplysninger. Det gælder både, når du behandler oplysninger om medlemmer, men også når du behandler oplysninger om andre, fx en arbejdsgiver, kolleger til et medlem eller medlemmets familie. Du vil i det daglige arbejde ofte have grundlag for at behandle personoplysninger i kraft af dit tillidshverv.

Læs mere om relationen mellem DM og tillidsrepræsentanter i forbindelse med behandling af persondata, og hvorfor tillidshvervet giver dig et grundlag for at behandle persondata.

Principper for behandling af personoplysninger 

Behandlingen af personoplysninger skal altid følge nedenstående fire principper:

1) Formålsbegrænsning, som betyder, at der skal være et klart formål med at indsamle og gemme personoplysningerne. Du må gerne indsamle og beholde oplysninger, som du skønner, at du får behov for, for at kunne varetage dit TR-hverv. Hvis du kommer i tvivl om formålet med at indsamle og behandle de enkelte oplysninger, skal du altid spørge din faste kontaktperson i DM.

Eksempel: Du må gerne indsamle og gemme personoplysninger, som du vurderer, du har behov for, for at kunne dokumentere forløbet og resultatet i en lønforhandling.

2) Dataminimering, som betyder, at du kun må behandle personoplysninger i det omfang, det er nødvendigt for at løse den opgave, du sidder med, og ellers skal du lade være. Hvis du modtager personoplysninger fra et medlem, der ikke er relevante for det, som du hjælper medlemmet med (eller for medlemskabet af DM), skal du slette oplysningerne. Når du etablerer lister eller oversigter, skal du ligeledes kun tage de oplysninger med, der er nødvendige.

Eksempel: Hvis du i forbindelse med en lønforhandling modtager oplysninger om en kollegas seksuelle orientering eller politiske overbevisning, skal du slette oplysningerne allerede, når du modtager dem, fordi de ikke relevante for lønforhandlingen.

Eksempel: I en lønliste vil CPR-nummer eller fagforeningsmedlemsskab ikke være nødvendige oplysninger, mens navn, tillæg og lønsammensætning kan være relevante oplysninger.

Eksempel: Hvis du vurderer, at du i dit tillidsrepræsentant-hverv har brug for en liste, hvor fagforeningsmedlemskab er relevant, kan du opbevare denne til egen brug, men du skal undlade at dele oplysningerne med andre.

3) Rigtighed, er et princip, der forpligter dig til at sørge for, at de personoplysninger, du og DM behandler, er korrekte og ajourførte, når du bliver gjort opmærksom på det. Det er en god ide med jævne mellemrum at minde medlemmerne om at gå ind på Mit DM på dm.dk og opdatere deres profiloplysninger.

Eksempel: Når du får en ny kollega, som du skal repræsentere, er det vigtigt, at du husker vedkommende på selv at opdatere sit nye ansættelsessted på Mit DM på dm.dk.

Eksempel: Hvis et medlem fortæller dig, at vedkommende er flyttet til en ny adresse eller har skiftet navn, er det vigtigt, at du husker medlemmet på at opdatere sine profiloplysninger på Mit DM på dm.dk.

4) Opbevaringsbegrænsning, som betyder, at du skal slette alle personoplysninger, der ikke længere er nødvendige for dig at have. Forhold dig løbende til, hvilke oplysninger det er relevant for hvervet, at du gemmer. I DM’s sekretariat opbevarer vi medlemssager i 10 år, fra medlemmet har meldt sig ud af DM, eller 10 år fra medlemmet har forladt arbejdsmarkedet.

Eksempel: I forbindelse med en afsluttet lønforhandling, kan du opbevare personoplysninger i form af navn, stilling, titel, løn og begrundelse. Du må også gerne opbevare fx et C.V, hvis du vurderer, det er relevant.

Eksempel: I forbindelse med en afskedigelsessag må du som udgangspunkt opbevare de personoplysninger, som du skønner er relevante, for at kunne dokumentere forløbet i sagen og den rådgivning, der er givet. Oplysninger om fx andre kolleger, som ikke er relevante for din vurdering af afskedigelsessagen, skal slettes. Hvis medlemmet fratræder arbejdspladsen eller melder sig ud af DM, må du fortsat gemme personoplysningerne i afskedigelsessagen i 10 år.

Databrud

Databrud betyder, at nogle personoplysninger ikke er blevet tilstrækkeligt beskyttet og potentielt er tilgængelige for folk, som de ikke bør være tilgængelige for. Risikoen for databrud forøges, når man arbejder med personoplysninger, der kræver en hurtig behandling.

DM arbejder på at hjælpe alle med at undgå, at der sker databrud, men indimellem vil de opstå. De klassiske former for databrud er:

• hvis du kommer til at sende en e-mail til en forkert modtager med personoplysninger i
• hvis din taske bliver stjålet med en medlemsliste i
• hvis du ved en fejl sletter medlemsoplysninger
• hvis DM's eller andre it-systemer bliver hacket.

Der er helt særlige regler for databrud og i den forbindelse nogle meget stramme tidsfrister, da DM som udgangspunkt er forpligtet til at give besked til Datatilsynet om databruddet inden for 72 timer. Hvis du oplever et databrud, eller hvis du er i tvivl, om der er sket et databrud, skal du altid hurtigst muligt kontakte persondata@dm.dk. Det er vigtigt, at du altid melder et databrud straks, så DM kan tage hånd om det.

Oplysningspligt 

Oplysningspligten betyder grundlæggende og som hovedregel, at du har pligt til at kontakte de personer, hvis oplysninger du er i besiddelse af og orientere dem om, at du behandler deres oplysninger, og hvad der vil ske med deres oplysninger.

Når det kommer til medlemmernes egne oplysninger, ved de allerede godt via deres medlemskab, at vi i DM og dermed også, at du som led i tillidsrepræsentanthvervet behandler deres oplysninger, og derfor behøver du ikke foretage dig yderligere.
Hvis du behandler oplysninger om andre personer, fx arbejdsgivere, et medlems kollegaer, mv., skal du som udgangspunkt kontakte dem og fortælle, at du behandler deres oplysninger.

Der gælder imidlertid nogle undtagelser til oplysningspligten, fx hvis overholdelsen vil forhindre dig i at udføre dine tillidsrepræsentantsopgaver og skade medlemmets sag.

Eksempel: I forbindelse med din behandling af et medlems afskedigelsessag, har medlemmet sendt dig en række oplysninger om sin arbejdsgiver og sine kollegaer i afdelingen, der viser, at hendes performance har ligget over de andres. I dette tilfælde skal du ikke oplyse dem om, at du behandler deres personoplysninger, da det vil kunne skade medlemmets sag.

Du kan altid kontakte din faste kontaktperson i DM for at høre mere om, hvornår der skal gives besked til andre end medlemmer om, at du behandler deres oplysninger, og hvordan du skal foretage underretningen. Men husk, at hvis der grundlæggende set ikke er nogen årsag til at gemme og behandle oplysningerne, så slet dem. På den måde undgår du helt at skulle overveje reglerne om oplysningspligt.

Dit daglige arbejde 

Når du hjælper medlemmerne i en konkret sag, modtager du i de fleste tilfælde både almindelige, fortrolige og følsomme personoplysninger. Du skal passe godt på alle typer oplysninger, men når det kommer til følsomme og fortrolige personoplysninger såsom CPR-numre, helbredsoplysninger og oplysninger om strafbare forhold, skal du være ekstra opmærksom.

Behandling af personoplysninger i arbejdsgiversystemer

Som tillidsrepræsentant kan du lovligt behandle personoplysninger i din arbejdsgivers systemer, herunder i e-mail systemet.

Det er arbejdsgiver, der har ansvaret for selve opbevaringen af de personoplysninger, du som led i dit tillidshverv behandler i vedkommendes e-mail-systemer. Det betyder, at arbejdsgiveren er forpligtet til at iværksætte foranstaltninger, som sikrer, at vores personoplysninger behandles sikkert og fortroligt, fx ved brug af kryptering.

Vi som fagforening har ansvaret for at sørge for, at de personoplysninger, som du gemmer i arbejdsgiverens systemer, bliver behandlet til lovlige formål, er relevante og ikke opbevares længere end, hvad der er nødvendigt for, at du kan varetage dit tillidshverv.

Som fagforening skal vi indgå en aftale med arbejdsgiver om, at de alene må tilgå de oplysninger, som du behandler i deres systemer, hvis særlige it-sikkerhedsmæssige forhold kræver det, så fortroligheden ikke fortabes. Aftalen skal også regulere, hvordan arbejdsgiver skal assistere os, hvis du modtager anmodninger, fx om indsigt, i arbejdsgivers systemer samt i tilfælde af databrud. Den aftale har vi sikret på statens område ved, at Medarbejder- og Kompetencestyrelsen og centralorganisationerne har indgået en fælles aftale, der fastslår ansvars- og opgavefordelingen mellem arbejdsgiver og fagforeningen i relation til tillidsrepræsentanters brug af arbejdsgivers systemer.

På det kommunale og regionale område er der mellem Forhandlingsfællesskabet og KL og Danske Regioner også indgået en GDPR aftale til brug for behandling af personoplysninger ved tillidsrepræsentantens brug af arbejdsgivers IT udstyr, når organisationen er dataansvarlig. Aftalen er gældende lokalt, når kommunen/regionen underskriver aftalen. 

DM anvender indtil videre denne aftale som grundlaget for din brug af arbejdsgivers systemer til at behandle personoplysninger i. Aftalen indeholder en række punkter, som du skal huske på:

• Hvis du modtager en anmodning om indsigt, sletning, mv. fra et medlem, skal du straks kontakte DMs sekretariat, så vi kan hjælpe dig med at besvare den,
• hvis du modtager en klage fra et medlem om din behandling af personoplysninger, skal du straks kontakte os,
• når du behandler personoplysninger i arbejdsgivers systemer, skal du sørge for at følge arbejdsgivers it-retningslinjer og it-sikkerhedspolitik,
  hvis du opdager et databrud, du vurderer er forårsaget af, at arbejdsgiver ikke har iværksat en tilstrækkelig behandlingssikkerhed omkring vedkommendes it-systemer, skal du straks orientere arbejdsgiver og DM,
• hvis du selv kommer til at forårsage et databrud i arbejdsgivers systemer, fx ved at sende en e-mail til en forkert modtager, skal du straks kontakte DM på persondata@dm.dk og
• du skal altid kontakte DM inden, du orienterer vores medlemmer om brud på fortroligheden af deres personoplysninger.

Hvis din arbejdsgiver fortæller dig, at du ikke må behandle personoplysninger i vedkommendes systemer, når du varetager dit tillidshverv, er det vores anbefaling, at du fastholder din ret og henviser til aftalen på statens område, eller aftalerne på det regionale og kommunale område og til Datatilsynets vejledning om behandling af persondata i ansættelsesforhold.

Her kan du se hvilke kommuner og regioner, der har indgået aftaler. 

Hvis din arbejdsgiver herefter stadig fortæller dig, at du ikke må behandle oplysninger i vedkommendes systemer, skal du kontakte DM, så finder vi sammen en løsning.

Fysiske dokumenter

De fleste personoplysninger vil du i praksis arbejde med i elektroniske dokumenter og via e-mails. Nogle gange vil du formodentlig stadig have fysiske papirer, som du for eksempel har printet for at tage med til et møde. Generelt gælder det, at når du arbejder med fysiske dokumenter, har du ansvaret for at passe på dem: Sørg for at opbevare dem sikkert, indtil du kan smide dem ud, og husk, at dokumenter med personoplysninger altid skal i en makuleringsspand.

Det er vigtigt, at du husker, at sikkerhedskravene også gælder for de materialer, du har derhjemme. Det vil sige, at hvis du tager papirer med hjem, om det er print eller noter i en notesbog, skal du sørge for, at de låses inde et sted, hvor det kun er dig, der har adgang. På den måde er du med til at sikre, at medlemmerne ikke oplever databrud.

Videregivelse af medlemsoplysninger

Ordet videregivelse har en særlig betydning, når det kommer til persondata. For videregivelse af personoplysninger betyder, at du giver personoplysninger videre til en modtager udenfor DM, og at modtageren selv kan bestemme over oplysningerne, har ansvaret for dem, osv. Det vil fx være tilfældet, når du giver oplysninger til en arbejdsgiver – men ikke når du kommunikerer med en anden DM-tillidsrepræsentant/DM-tillidsrepræsentantsuppleant eller en konsulent i DM’s sekretariat.

Er der på din arbejdsplads etableret en AC-klub, hvor du er medanmeldt som tillidsrepræsentant for en af de andre akademiske organisationer, er du, som tidligere nævnt, fortsat omfattet af DM’s persondatapolitik for tillidsrepræsentanter og DM’s dataansvar for din behandling af persondata. Du er ikke omfattet af andre akademiske organisationers persondatapolitikker eller dataansvar.

Sager, der vedrører medlemmer fra andre akademiske organisationer, som du er medanmeldt for, håndteres med den organisation hvor din kollega er medlem.

Medanmeldte tillidsrepræsentanter fra andre akademiske organisationer kan du videregive medlemmers personoplysninger til, da grundlaget følger af AC-samarbejdet og overenskomsterne.

Medanmeldte tillidsrepræsentanter fra andre akademiske organisationer betragtes ikke som en del af DM men som en del af en anden faglig organisation. Det betyder, at der er tale om en videregivelse af personoplysninger, når du sender dem e-mails om medlemmer, arbejdsgivere, mv., og ikke en intern behandling af personoplysninger i DM, som når du kommunikerer med vores egne tillidsrepræsentanter.

Før du videregiver medlemsoplysninger til arbejdsgivere eller andre, skal du også altid tjekke, at der er grundlag for, at du videregiver oplysningerne. Grundlag betyder her, at medlemmet har givet samtykke til det, ved fx konkret at bede dig om det. Hvis det ikke er tilfældet, må du sandsynligvis ikke videregive oplysningerne om medlemskabet, før du har fået samtykke. Spørg derfor altid gerne medlemmet en ekstra gang, hvis du er i tvivl.

Der kan også opstå situationer, hvor du skal videregive oplysninger til for eksempel myndigheder, forsikrings- og pensionsselskaber eller andre tredjeparter. I det tilfælde skal du også altid sørge for at undersøge, at du har et grundlag for at videregive oplysningerne.

Oplysninger om navn og lønforhold er nødvendige oplysninger i forhold til drøftelse af de forhandlinger, som foregår på arbejdspladsen. Du må derfor gerne videregive oplysningerne til de kolleger, der er omfattet af overenskomsten. Det gælder både medlemmer og ikke-medlemmer af DM, når medarbejderen blot er omfattet af overenskomsten. Det gælder for løn og tillæg og for begrundelser for tillæg, så længe de ikke indeholder negativt ladede udtalelser om medlemmet/ikke-medlemmet.

Lønforhandling ved nyansættelser

Hvis DM har forhandlingsretten til at forhandle løn for nyansatte, må og skal din arbejdsgiver videregive oplysninger om de nyansattes navn, kvalifikationer og løn- og anciennitetsindplacering mv. til dig som tillidsrepræsentant, så du kan varetage dit tillidshverv. Når en forhandling er færdig, skal du sørge for at slette de oplysninger, du ikke har nogen grund til at gemme.

Eksempel: Du må gerne indsamle og gemme personoplysninger, som du vurderer, du har behov for, for at kunne dokumentere forløbet og resultatet i en lønforhandling.

Eksempel: Hvis du i forbindelse med en lønforhandling modtager oplysninger om en kollegas seksuelle orientering eller politiske overbevisning, skal du slette oplysningerne allerede, når du modtager dem, fordi de ikke er relevante for lønforhandlingen.

Generel lønforhandling

På de fleste arbejdspladser vil du som tillidsrepræsentant være inddraget i lønforhandlinger. For at du kan udføre opgaven, vil det normalt være nødvendigt, at arbejdsgiver videregiver en række lønoplysninger om de ansatte til dig som tillidsrepræsentant. Det skal arbejdsgiver gøre.

Arbejdsgiver skal videregive lønoplysninger eller andre oplysninger om alle de kolleger, du repræsenterer, både medlemmer af DM, medlemmer af andre fagforeninger og kolleger, der ikke er medlem af en fagforening, hvis oplysningerne er relevante for din udøvelse af forhandlingsretten eller for varetagelsen af tillidshvervet i øvrigt.

Eksempel: Din arbejdsgiver skal videregive oplysninger til dig om løn og løntillæg og begrundelser for tildeling.

Eksempel: Du må gerne indsamle og gemme personoplysninger, som du vurderer, du har behov for, for at kunne dokumentere forløbet og resultatet i en lønforhandling.

Eksempel: Hvis du i forbindelse med en lønforhandling modtager oplysninger om en kollegas seksuelle orientering eller politiske overbevisning, skal du slette oplysningerne allerede, når du modtager dem, fordi de ikke er relevante for lønforhandlingen.

Personlig vidensdatabase

Du vil nogle gange modtage dokumenter fra DM’s sekretariat, advokater, arbejdsgivere eller andre med formuleringer eller afsnit, som er gode, og som du gerne vil gemme og søge inspiration i senere. Det kan være alt lige fra opsigelser og fratrædelsesaftaler til medlemslister og almindelige breve.

Alle de dokumenter må du gerne gemme i din egen eller en fælles vidensdatabase, men de må ikke indeholde personoplysninger. Du skal derfor anonymisere dokumenterne, oftest ved at slette navne, e-mailadresser, CPR-numre, arbejdssteder og titler. Din opgave er at sørge for, at ingen (heller ikke dig selv), der læser listen bagefter, kan gætte, hvem det handler om, heller ikke ved at lægge oplysninger sammen og søge på Google. Du må altså ikke opfinde dit eget nummersystem eller en anden nøgle, som du kan bruge til at finde ud af, hvem der er hvem.

Du sletter nemmest i fysiske dokumenter ved at strege over med en sort tusch og i elektroniske dokumenter ved at strege over med sorte firkanter i pdf’er. Husk at sikre dig, at den sorte markering ikke kan slettes igen.

Gode arbejdsvaner

Mange kolleger på arbejdspladsen må ikke få adgang til de samme oplysninger om DM-medlemmer, som du har adgang til.

Sørg derfor for, at dine kolleger og andre medlemmer på din arbejdsplads ikke kigger dig over skulderen og ser med på din skærm, når du arbejder med dine tillidsrepræsentantopgaver. Du skal ligeledes huske at låse din skærm, hver gang, du forlader din computer og dine andre devices, som telefon, iPad, osv. Det gælder også, selvom du bare skal ud og hente en kop kaffe.

Hvis du arbejder på en bærbar computer, eksempelvis på arbejdspladsen, i toget, hjemme, eller på en café, skal du også sikre dig, at det ikke er muligt for andre at kigge med på din skærm. Du kan med fordel anvende et skærmfilter, som gør, at det kun er dig, der kan se, hvad der foregår på din skærm. Du skal bruge filteret, hver gang der er mennesker omkring dig, som ikke skal kunne følge med i, hvad du arbejder med.

Husk at når du sender mail til flere medlemmer, skal du altid bruge Bcc-feltet.

Bemyndigelse og dataansvar

Relationen mellem tillidsrepræsentanter og DM som dataansvarlig skal ses i lyset af den almindelige tillidsrepræsentantsbemyndigelse. Det vil sige:

Valget af DM-tillidsrepræsentanter og DM-fællestillidsrepræsentanter sker på grundlag af reglerne om dette i den relevante overenskomst.

Tillidsrepræsentantens kompetencer beror også på overenskomsten. Når en tillidsrepræsentant eksempelvis har kompetence til at indgå generelle aftaler om løntillæg, skyldes det, at tillidsrepræsentanten i kraft af overenskomsten har en formel bemyndigelse til at indgå sådanne aftaler.

Læs mere om din bemyndigelse som tillidsrepræsentant

Relationen mellem fagforening og tillidsrepræsentant hviler på, at tillidsrepræsentanten i sit virke handler på vegne af DM og indgår på lige fod med alle andre, der er tilknyttet til DM som medarbejdere, bestyrelsesmedlemmer eller lignende. Tillidsrepræsentanten er så at sige DM’s forlængede arm på arbejdspladsen.

Tillidsrepræsentanter vil som en del af hvervet behandle personoplysninger herunder almindelige, fortrolige og følsomme oplysninger. Oplysningerne behandler tillidsrepræsentanten på vegne af DM og efter de samme principper, retningslinjer og politikker som DM har implementeret. DM har formelt set ansvar for og beføjelse til at instruere alle medarbejdere og tillidsrepræsentanter i, hvordan man som en del af DM håndterer og tager vare på persondata. Det gør vi blandt andet i vores politik for tillidsrepræsentanters behandling af persondata, som alle tillidsrepræsentanter får udleveret og bliver bedt om at læse.