Forretningsorden

21. januar 2022

Forretningsorden for sektorbestyrelsen i DM Kultur

§1: Konstituering

Stk. 1: Sektorbestyrelsen konstitueres ved sit første møde i den pågældende valgperiode gennem vedtagelse af forretningsorden samt valg af formand og næstformand som beskrevet i § 5, stk. 2 i Vedtægt for DM Kultur af 1.1.2022 (herefter: vedtægten). 

Stk. 2: Formand og næstformand udgør herefter sektorbestyrelsens forretningsudvalg. Sektorbestyrelsen kan dog vælge at udvide forretningsudvalget med 1 eller flere ordinære sektorbestyrelsesmedlemmer med absolut flertal på ethvert tidspunkt i løbet af sektorbestyrelsens valgperiode.

Stk. 3: Formanden er bemyndiget til at tegne sektorbestyrelsen udadtil mellem møderne i forretningsudvalget. I formandens fravær kan sektorbestyrelsen bemyndige næstformanden til at tegne sektorbestyrelsen udadtil.

Stk. 4: Sektorbestyrelsen kan i øvrigt nedsætte udvalg til løsning af særlige opgaver når som helst i valgperioden, jf. stk. 4, §5 i vedtægten.

Stk. 5: Hvis et absolut flertal i sektorbestyrelsen anmoder om det forud for eller på et møde, skal der snarest herefter ske nykonstituering jf. stk. 3, § 5 i vedtægten.

§2: Møder og deres afholdelse

Stk. 1: Ordinære møder i sektorbestyrelsen fastlægges årligt i november, december eller januar.

Stk. 2: Ekstraordinære møder afholdes, såfremt formanden eller i dennes fravær næstformanden finder anledning hertil, eller såfremt mindst tre (3) medlemmer af sektorbestyrelsen anmoder herom med forslag til dagsorden. Senest 10 dage efter, at anmodningen er fremsat, afholdes mødet.

Stk. 3: Møder i FU afholdes, såfremt formanden eller i dennes fravær næstformanden skønner, at der foreligger sager af særligt hastende karakter, eller at det er påkrævet at forberede sager til sektorbestyrelsens møder, og når sektorbestyrelsen har bemyndiget FU til at træffe afgørelser.

§3: Møder og deltagelsen heri:

Stk. 1: Hvis et sektorbestyrelsesmedlem afholder orlov eller meddeler forfald i mindst 2 måneder og maksimalt 12 måneder i valgperioden, kan sektorbestyrelsen indkalde suppleanter i suppleantrækkefølge til at indtræde i sektorbestyrelsen i stedet for vedkommende sektorbestyrelsesmedlem i orlovsperioden. Hvis et sektorbestyrelsesmedlem er fraværende mere end 12 måneder, kan suppleanten indtræde varigt for resten af valgperioden.

Stk. 2: Forfald meddeles sektorformanden og Sekretariatet senest tre (3) arbejdsdage forud for afholdelsen af møder i sektorbestyrelsen.

Stk. 3:  Det påhviler de(t) medlem(mer), som har forfald, at orientere vedkommende suppleant(er) herom.

Stk. 4: Den sekretariatsmedarbejder, som bistår sektorbestyrelsen med behandlingen af dagsordenspunkterne, har ret til at udtale sig, men ikke stemmeret. Et absolut flertal af sektorbestyrelsen kan dog med almindeligt flertal vedtage af behandle dagsordenpunkter uden sekretariatsmedarbejderen har taleret eller møderet.

Stk. 5: Sektorbestyrelsen eller formanden kan invitere gæster til at deltage i behandlingen af enkelte punkter på dagsordenen. Gæster har ikke stemmeret, men ret til at udtale sig.

§3: Ledelsen af møderne

Stk. 1: Hvervet som ordstyrer under sektorbestyrelsens møder og som suppleant for ordstyreren går efter efternavne på omgang blandt bestyrelsesmedlemmerne.

Stk. 2: Det påhviler formanden eller i dennes fravær næstformanden at konkludere ved afslutningen af det enkelte dagsordenspunkt.

Stk. 3: Formanden eller i dennes fravær næstformanden påser, at Bestyrelsens beslutninger efterleves.

Stk. 4: Formanden eller i dennes fravær næstformanden leder møderne i FU.

§4: Mødeindkaldelse, dagsorden og bilag

Stk. 1: Indkaldelse til ordinært møde i sektorbestyrelsen skal med dagsorden og tilhørende bilag være afsendt elektronisk til medlemmerne og deres suppleanter senest fem (5) dage før afholdelsen af mødet. Yderligere bilag kan omdeles under mødet, hvis formanden eller i dennes fravær næstformanden meddeler dispensation hertil.

Stk. 2: Indkaldelse til ekstraordinært møde i sektorbestyrelsen med dagsorden og tilhørende bilag normalt være afsendt elektronisk til medlemmerne og deres suppleanter senest 12 timer før afholdelsen af mødet. Yderligere bilag kan omdeles under mødet, hvis formanden eller i dennes fravær næstformanden meddeler dispensation hertil.

Stk. 3: Det skal af dagsordenen til de sektorbestyrelsesmøder i § 9, stk. 1 og stk. 2, fremgå, hvor og hvornår mødet finder sted.

Stk. 4: Forslag til dagsordenen til sektorbestyrelsesmøderne fastsættes af formanden, under dennes forfald af næstformanden. Sektorbestyrelsen kan med almindeligt flertal foretage ændringer heri inden vedtagelse.

Stk. 5 Et medlem af sektorbestyrelsen kan ved henvendelse til formanden eller i dennes fravær næstformanden senest ottendedagen forud for et ordinært bestyrelsesmøde begære et punkt optaget på dagsordenen.

§5: Referater

Stk. 1: Der optages forhandlings- og beslutningsreferat af sektorbestyrelsens møder. Referater udsendes til medlemmerne af sektorbestyrelsen og deres suppleanter, til tillidsrepræsentanter og til kontaktpersoner senest 12 dage efter afholdelsen af mødet.

Stk. 2 Et medlem af sektorbestyrelsen eller vedkommende suppleant har ret til at få et særstandpunkt, som medlemmet/suppleanten har givet udtryk for under mødet, optaget i referatet.

Stk. 3 Referatet godkendes under næstfølgende ordinære møde i Sektorbestyrelsen.

§6: Ændring af forretningsorden

Ændring af nærværende forretningsorden kan på grundlag af skriftlige ændringsforslag ske efter behandling i sektorbestyrelsen jf. vedtægten §5, stk. 2.