Få kontrol over din ordrebog, pipeline og leads – og få ro i maven.
”Du har ikke et administrativt problem, før du har en kunde”. Det var et af de bedste råd, jeg fik, da jeg selv startede som selvstændig.
Og det er rigtigt: Som nyslået iværksætter eller freelancer skal du bruge al tid på at udvikle ideer og møde mulige kunder med det sigte at lande de første ordrer. Alt andet kan vente.
Men når de første ordrer er hjemme, skal du hurtigt etablere nogle administrative støttesystemer – og det kan du gøre med nogle få, men essentielle værktøjer.
Stort udbud af billige regnskabsprogrammer
Du skal anskaffe dig et online regnskabsprogram. Der er flere udbydere, der tilbyder dig et relativt billigt abonnement på deres løsninger, hvor du både kan registrere alle dine udgifter og fakturere dine kunder. Programmerne er ganske brugervenlige, supportmulighederne er gode, og du får styr på din regnskabspraksis fra dag ét.
I programmerne kan du løbende se dit årsresultat, og du får også overblikket over, hvor meget du skal betale i moms. Du kan vælge enten selv at bogføre dine bilag og udarbejde dine fakturaer – eller du kan vælge at indgå aftale med en ekstern bogholder, som naturligvis koster penge.
Registrer alle kørsler i en kørebog
Hvis du har bil, skal du fra første dag også føre kørebog, hvor du registrerer hhv. privat og erhvervsmæssig kørsel. Du kan på nettet finde ”freeware”-regneark til at føre kørebog, eller du kan mod betaling anskaffe dig en elektronisk kørebog, så du slipper for at føre manuel oversigt.
Periodiser alle dine opgaver i en ordrebog
Et centralt styringsværktøj er en ordrebog. Din ordrebog kan være et Excel-ark, hvor du har faner for hver måned på året. Her noterer du alle ordrer med deres værdi ekskl. moms og periodiserer ordren pr. måned. Hvis du fx har et projekt til 50.000 kroner fra januar – marts, lægger du 20.000 kroner ind i januar og 15.000 i både februar og marts, naturligvis afhængig af hvornår arbejdet udføres. Ved at have alle dine ordrer periodiseret i din ordrebog kan du hurtigt se, hvor booket du er i de enkelte måneder, kvartaler og på hele året. Du kan se, hvornår du har højt arbejdspres, og du kan i god tid se, hvornår du skal foretage en ekstra salgsindsats for at nå din forventede omsætning.
Vægt sandsynligheden på kommende opgaver i din pipeline
Ud over ordrebogen kan du også bruge en ”pipeline” som værktøj. I et excelark noterer du beløbene på de tilbud, som du har afgivet, men som du endnu ikke har fået kontrakt på. Ikke alle opgaver i ens ”pipeline” bliver til noget, og derfor kan du overveje at vægte sandsynligheden pr. opgave. Hvis du fx har sendt tilbud på en opgave på 20.000 kroner, og du regner med, at der er 50 procent chance for, at kunden accepterer dit tilbud, så lad opgaven tælle med 10.000 kroner i din pipeline.
Ved at lægge beløbene i din ordrebog og din ”pipeline” sammen har du et solidt overblik over din forventede omsætning. Den kan variere betragteligt fra måned til måned, men ved at have det samlede årlige overblik kan du vurdere, om du kan indfri dine mål. Personligt giver det mig ro i maven at have overblikket, og i de gode år giver det mig også mulighed for at holde en rigtig lang sommerferie, fordi jeg ved, at jeg nok skal nå mine mål.
Lav liste over både varme og kolde ”leads”
I en ”pipeline” kan du også notere dine ”leads”. Det er mulige kunder, som du har etableret relation til, men som du endnu ikke har givet tilbud til. Der kan gå lang tid fra din første kontakt til en kunde og frem til en ordre, og derfor er det vigtigt, at du systematiserer dit relationsarbejde, så du ved, hvornår du skal tage næste kontakt. Jeg regnede på et tidspunkt ud, at det i gennemsnit tager mig 9 måneder fra første kontakt til en ny kunde – og indtil, at jeg har en ordre. Når du sælger rådgivning, bygges tillid ikke bare ved et enkelt møde, men ved jævnlig løbende kontakt på telefon, mail eller tomandshånd. Derfor har du brug for systematikken, så du planlægger din næste kontakt.
Du kan overveje at inddele dine ”leads” i hhv. varme og kolde ”leads”. De varme er dem, hvor du anser salgsmuligheden for størst, og hos dem skal du bruge størstedelen af din opsøgende salgstid. De kolde er dem, hvor du skal holde kontakten, men hvor du ikke lige kan øjne den oplagte mulighed.
Sæt tid af til administration i din kalender
Som enkeltmandsvirksomhed inden for rådgivning har du ikke brug for flere administrative værktøjer, men du har brug for at etablere administrativ disciplin. Sæt en time af om ugen i din kalender, eller brug en dag om måneden, hvor du får styr på bilag, kørebog, rykkere – og hvad der ellers er nødvendigt.
Forkæl dig selv: Læg dine ferieuger i kalenderen
Og når du er i gang med at planlægge din tid, så tag kontrol over din kalender. Husk, at du også er startet som selvstændig med ønsket om et friere arbejdsliv. Så tag kalenderen frem og noter det næste års ferieuger, læg nogle fridage ind her og der. Og husk, at selv om du får travlt, må du aldrig negligere din salgsindsats på både kort og lang sigt. Hvis du nedprioriterer salgsindsatsen, straffer det sig om nogle måneder.
6 råd til at få overblik over din forretning:
- Du kan foretage både bogføring og fakturering i et online regnskabsprogram. Tegn abonnement på et af disse relativt billige systemer – og få styr på din regnskabspraksis fra starten.
- Registrer alle dine bestilte kundeopgaver i en ordrebog – og periodiser beløbet pr. måned, så du altid har kontrol over, hvor booket du er i de enkelte måneder, kvartaler og år.
- Suppler ordrebogen med en ”pipeline”: Registrer og periodiser beløbet på dine afleverede tilbud, så du kan følge din mulige ordrebeholdning. For at få et sandsynligt billede af din samlede mulige ordremængde, kan du vægte din ”pipeline” med en sandsynlighedsberegning pr. mulig ordre.
- Registrer alle dine mulige kunder i din pipeline, de såkaldte ”leads”. Inddel dem eventuelt i varme og kolde ”leads”, afhængig af, hvor tæt du er på at kunne afgive tilbud / få en ordre. Sørg for at have en lang liste over ”leads”, da du på ingen måde kan regne med at sælge til alle – og bearbejd dem systematisk
- Kræv administrativ disciplin af dig selv. Indfør evt. en ugentlig administrativ time eller sæt en dag af om måneden, hvor du får styr på bilag, manglende kundebetalinger, kørebog og andre væsentlige forudsætninger for en sund forretning.
- Hav jernkontrol over din kalender. Husk at sætte tid af til salg – og glem ikke at starte året med at lægge alle dine friuger og -dage ind i din kalender. Glem aldrig, at du også har valgt at blive selvstændig for at få større frihed.
Hvad siger andre i samme situation?
”Jeg er meget begejstret for struktur og orden, og for ting der gør min hverdag nemmere. Mit absolut vigtigste værktøj til at styre min forretning er regnskabsprogrammet Dinero. Her skriver jeg mine tilbud, fakturerer, bogfører og spørger den venlige chat-tjeneste til råds, når jeg ikke kan finde ud af, hvordan noget skal bogføres. Og samtidig får jeg fx overblik over, hvilke kunder eller produkter jeg har lavet min omsætning på, hvilket jeg synes er ret værdifuldt. Derudover bruger jeg Trello til at holde overblikket over opgaver, kunder og opfølgninger, og Toggl til at sikre at jeg holder tiden på opgaverne. Når man er ”strukturentusiast”, kan man godt få prøvet en del værktøjer af, men jeg synes efterhånden jeg har fundet nogle favoritter, og de fleste af dem fås endda i en gratis version.”
– Pernille Hall Schou, Schou Kommunikation IVS
”Der findes et hav af applikationer og software, der kan hjælpe med at holde styr på forretningen. Min erfaring siger, at man nøje skal udvælge, hvad man vil investere tid og penge i, for programmerne kan være en tidsrøver med oprettelser og opdateringer. Jeg driver min forretning alene og har indtil nu mestendels haft få, men store kunder, så det store forkromede setup med kundedatabaser, Trello boards, smart sheets og CRM har jeg ikke haft behov for — endnu. Så jeg forsøger at holde det helt enkelt ved at have et online regnskabsprogram, der holder styr på bogføring, SKAT og moms og så kører jeg med et gammeldags Excel-ark, hvor jeg tracker alt fra timeforbrug, netværkslister og konkurrenter til content kalender, idéudvikling og mine såkaldte ”forget nots” med farvekoder og skemaer. Og så er jeg typen, der har tusindvis af notesbøger i tasker og ethvert rum, fordi jeg husker ting bedre, når jeg skriver det ned i hånden.”
- Hannah Bergqvist, Curious ContextED
”Det kan virkelig betale sig at investere i et regnskabsprogram. hvis du ikke har råd til bogholder. Brug eventuelt et årshjul og andre redskaber til at planlægge. Husk at du også skal afsætte tid til regnskaber, salg, udvikling og så videre. Jeg synes, at Business Model Canvas er et super fint redskab til at blive skarp på – og udvikle firmaet. Og så vil jeg også anbefale at gå i netværk med andre iværksættere – fx gennem DM. Det er meget værdifuldt med sparring fra andre, og det er også rart at dele både op- og nedturene i forbindelse med at være selvstændig.”
– Rikke Voergård-Olesen, Normværk
”Jeg bruger et regneark med kontakter, hvor jeg giver dem farver alt efter, hvor langt jeg er nået i processen. Ingen farve betyder, at jeg ikke har taget kontakt, gul, at jeg har indledt kontakt, grøn, jeg er i dialog om et konkret projekt/opgave. I mit regneark skriver jeg også, hvad vi har talt om og en dato for, hvornår vi har aftalt, at jeg skal ringe tilbage og følge op på vores samtale.”
- Mia Vinkelman, Vinkelman
Af Allan J. Christensen, ledelsesrådgiver i og indehaver af Cambiamento.
Fra DM: Charlotte Drachmann Jørgensen, politisk konsulent og Annette Schmidt Højby chefkonsulent og karriererådgiver.
