Miniguide: Sådan hjælper du stressramte kolleger som TR

Som TR står du tæt på, når en kollega bliver ramt af stress. Du er kollegernes talerør over for ledelsen og kan være den, de går til, når arbejdspresset bliver for stort. Men hvordan hjælper du uden at tage for meget på dig? Og hvad er det egentlig, du kan gøre?

Det guider stressforsker og organisationspsykolog Malene Friis Andersen dig til her. Først understreger hun dog en grundlæggende pointe. For selvom du som TR har en vigtig rolle, når der opstår stress på arbejdspladsen, ligger ansvaret for et forsvarligt arbejdsmiljø ikke hos dig:

“Arbejdsmiljøloven understreger, at det er arbejdsgiveren, der skal sikre, at arbejdet er tilrettelagt sikkerhedsmæssigt og sundhedsmæssigt fuldt forsvarligt på både kort og lang sigt,” siger hun.

Med det som udgangspunkt giver hun her fem råd til, hvordan du hjælper stressramte kolleger i praksis – og holder fast i grænserne for dit ansvar som TR.

1. Gør din rolle tydelig, før stressen rammer

Tag en samtale med kollegerne om, hvad de forventer af dig som TR – gerne før nogen bliver ramt af stress. En fælles forventningsafstemning kan gøre det tydeligere, hvordan du kan hjælpe, og hvad du har brug for fra kollegerne, for at lykkes bedst.

Samtalen kan eksempelvis være en del af arbejdet med arbejdspladsens stresspolitik. Her kan I både tale om din rolle i at forebygge stress og om, hvad I gør, hvis en kollega bliver ramt. Du kan spørge:

• Hvad forventer I af mig som TR i forhold til at forebygge stress?
• Hvad vil I gerne have, at jeg gør, hvis I oplever stress?
• Hvordan gør vi det lettere at sige til, når der er brug for hjælp?

Forventningerne skal passe til din arbejdsplads og de vilkår, du har som TR – blandt andet hvor mange du repræsenterer, om I arbejder samme sted, og hvor meget tid du har til opgaven. Derfor er der heller ikke én model for, hvad kollegerne kan forvente af dig - det er godt for dig, at kende dine kollegaers forventninger til dig og kunne kalibrere deres forventninger, hvis de er urealistiske i forhold til din tid, dine muligheder og dit mandag..

Et andet afsæt for samtalen er Malene Friis Andersens stresstrappe, der bygger på hendes forskning og beskriver fem faser fra trivsel til alvorlig stress. Det kan gøres ved hjælp af disse spørgsmål:

• Hvordan er vi gode kolleger over for hinanden i hver af de her fem faser?
• Hvordan er det egentlig, vi gerne vil agere over for hinanden i de her faser? 
• Hvad forventer vi af hinanden i hver fase?
• Hvordan kan leder og tillidsvalgte være en hjælp i de fem faser 

Samtalen er samtidig en anledning til at gøre dine egne rammer tydelige. Du kan være opmærksom og opsøgende, men du kan ikke opdage alt. Du kan forklare det sådan:     

"Jeg vil være så opsøgende, jeg kan, og være opmærksom på, hvordan I trives. Men jeg kan ikke altid regne ud, at nogen har det svært. Derfor har jeg også brug for, at I kommer til mig, når I har brug for hjælp. Jeg kan ikke handle på det, jeg ikke ved." 

2. Afklar, om du hjælper som TR eller som kollega

I samtaler om stress kan rollen som TR og rollen som god kollega let flyde sammen. Derfor er det vigtigt at afklare, hvilken hjælp kollegaen ønsker fra dig:

“Jeg møder også tillidsrepræsentanter, der synes, at de ender med at blive psykologer, socialrådgivere eller ægteskabsrådgivere. Men når man har sagt ja til at være TR, har man sagt  ja til at hjælpe sine kolleger i arbejdspladsarenaen,” forklarer Malene Friis Andersen.

Du må gerne have begge roller, hvis du magter det, men det vigtige er, at I er enige om, hvornår du lytter som kollega, og hvornår du lytter og hjælper som TR. Er du i tvivl om, hvad kollegaen forventer, kan du spørge direkte:

"Kommer du egentlig til mig som god kollega, eller kommer du til mig, fordi du gerne vil have, at jeg som din TR gør noget ved det her?"

Som god kollega kan du lytte, uden at samtalen nødvendigvis skal føre til handling. Som TR er dit fokus at hjælpe med de arbejdsrelaterede problemer.

Derfor er afklaringen især vigtig, hvis individuelle samtaler begynder at tage meget af din tid. Her anbefaler Malene Friis Andersen, at du overvejer, om du bruger din tid bedst muligt som TR, hvis samtalerne handler om problemer, du ikke kan hjælpe med - eller måske ikke får lov at hjælpe med - at ændre på arbejdspladsen.

3. Hjælp din kollega videre 

Når en kollega er ramt af stress, er din opgave som TR at anvise handlemuligheder og støtte kollegaen i at tage næste skridt. Ellers kan du hurtigt komme til at tage for meget på dine skuldre. Stil derfor dig selv spørgsmålet: Hvordan kan jeg anvise handlemuligheder uden selv altid at være løsningen?

Som TR kan du hjælpe kollegaen med at tage næste skridt – eksempelvis ved at forberede en samtale med lederen om det, der er svært på arbejdet. Tal sammen om, hvad kollegaen gerne vil sige, hvad vedkommende ikke har lyst til at dele, og om der er forslag til løsninger, som kan bringes med til mødet.                                           

“Man kan også tilbyde at tage med som bisidder eller hjælpe med at præsentere nogle af de ting, der er drøftet, hvis det er svært,” siger Malene Friis Andersen.

Spørg kollegaen, om vedkommende ønsker dig med, og aftal på forhånd, hvad din rolle på mødet skal være. Du kan også gøre opmærksom på andre muligheder for hjælp, eksempelvis en sundhedsordning eller adgang til psykologhjælp gennem arbejdspladsen.

4. Spørg ind, før du foreslår løsninger 

Når en kollega fortæller, at vedkommende føler sig stresset, kan man hurtigt få lyst til at foreslå en løsning. Men det er bedre at stoppe op først og undersøge, hvad kollegaen oplever. Stress er nemlig et bredt begreb, som folk bruger forskelligt.

"Derfor er det rigtig vigtigt, at man som tillidsrepræsentant lige trækker vejret og stiller et par afklarende spørgsmål til, hvad kollegaen egentlig mener, før man går i løsningsmode," siger Malene Friis Andersen og fortsætter: Det kan du gøre med nogle få åbne og afklarende spørgsmål:

• Hvad er det, du oplever?
• Hvordan kommer det til udtryk i dit arbejde?
• Hvor længe har det stået på?
• Har du selv nogle bud på, hvad det skyldes?
• Kan du selv få øje på nogle løsninger lige nu?

Det handler ikke om at diagnosticere eller være psykolog, men om at forstå situationen og tilstanden lidt bedre. Spørgsmålene skal hjælpe dig med at komme tættere på, hvad kollegaen oplever, men ikke nødvendigvis fuldstændig klarhed.

"Det gør, at du som tillidsrepræsentant lidt mere præcist kan anvise nogle af de her forskellige veje, der er," siger hun.

Måske viser samtalen, at kollegaen er frustreret over en bestemt arbejdsopgave og har brug for hjælp til at tage en udfordring op med sin leder. Måske lyder situationen så alvorlig, at der er brug for hurtigt at få en samtale med lederen. 

5. Se efter mønstre – brug din erfaring til forebyggelse

Som TR kan du gennem samtaler med kollegerne få indblik i problemer, som kollegerne ellers oplever hver for sig og tilsyneladende individuelt. Den viden kan du bruge til at undersøge, om noget går igen: Er det eksempelvis stor arbejdsmængde, tidspres eller uklare forventninger, som flere fortæller om?

“Det er rigtig vigtigt, at man som tillidsrepræsentant ikke ser stresstilfælde som individuelle, enkeltstående begivenheder, men sætter tid af til at tænke over, om der er et mønster, der ligger bag,” siger Malene Friis Andersen.

Hvis hver henvendelse bliver behandlet isoleret, risikerer fælles problemer i arbejdsmiljøet at blive overset. Du kan støtte din refleksion ved at spørge:

Hvilke problemer går igen i kollegernes henvendelser?
Peger de på fælles forhold i arbejdet, som bør tages op med ledelsen?

Vær også nysgerrig på arbejdsforholdene, når en kollega peger på privatlivet som årsag til sin stress. Det udelukker ikke, at noget på arbejdet kan være med til at gøre situationen værre.

Malene Friis Andersen understreger, at du som TR ikke skal løse problemerne alene. Men din kontakt med kollegerne giver dig en særlig mulighed for at se på tværs af deres oplevelser.

Den indsigt kan du bruge til at tage fælles problemer op med ledelsen og drøfte dem med andre tillidsvalgte, samtidig med at du bevarer fortroligheden om den enkelte kollega. På den måde kan erfaringerne være med til at forebygge, at flere bliver ramt.

"Det kan godt være, det var Torben nu og Lone sidste år, men hvordan kan vi forebygge, at det så ikke er Nina om tre måneder?" siger hun.