Lever altid et skriftligt tilbud, hvor alle forudsætninger kommer på plads – og få altid kundens skriftlige accept.
”Kan jeg få lov at sende dig et tilbud?”. Når du fornemmer, at en kunde er så interesseret i dine ydelser, at du kan sende et tilbud, så har du en af dine bedre dage som selvstændig eller freelancer.
Men få armene hurtigt ned til tastaturet, for du skal handle hurtigt. Du skal sende dit tilbud, mens kunden stadig har jeres gode dialog i hukommelsen. Smid, hvad du har i hænderne og aflever dit tilbud inden for max. 48 timer. Det nytter ikke, at du venter en uge eller to, for så kan kundens købelyst være fordampet.
Definer dine ydelser sylskarpt – og du fremstår professionelt
Et tilbud skal altid være på skrift, og det skal være kort og præcist. Definer dine ydelser i skematisk oversigt, og beskriv i detaljen omfang og forudsætninger. Fx kan du skrive, at ”Opgaven kræver 6 interview med medarbejdere. Interviewene varer 1 time pr. stk. og foregår i kundens lokaler. Kunden booker interviewpersonerne. Et kort referat på max 1 A4-side tilgår kunden efter interviewet”. Når alle forudsætninger er tydeliggjort, har både kunden og du den samme klare opfattelse af opgaven, og du har mulighed for at bede om ekstra betaling, hvis forudsætningerne ændres.
Ved at være nærmest overtydelig i dine ydelser, udstråler du professionalitet: Du har gennemtænkt projektforløbet, og du forstår at sammensætte et løsningsorienteret projektdesign. Og samtidig har du minimeret egne økonomiske risici ved at definere projektets forudsætninger grundigt.
Fast pris eller medgået tid?
Nogle gange kan du ikke på forhånd estimere det endelige timeforbrug. Særligt antallet af og længden på kundemøder kan være svære at forudsige, og derfor kan du vælge at tydeliggøre, at møder med kunden afregnes efter medgået tid. Og ikke ud fra en fast pris, der er svær at forudsige.
Husk forberedelses- og rejsetid
Husk også, at dine opgaver skal forberedes. For at lave et interview skal du udarbejde en interviewguide, for at holde et foredrag skal du have tid til at udvikle/tilpasse dit oplæg og for at facilitere en konference, skal du have tid til at udvikle en detaljeret drejebog for dagen. Forberedelsestiden skal prissættes.
Hvis du bor i København og får en opgave i Varde, skal du også forholde dig til rejsetid. Det kan være en dyr fornøjelse, hvis du alene tager betaling for 2 timers møde og bruger 12 timer på transport. Hvis opgaven er interessant, kan du vælge at tage halv timepris for rejsetid. Alternativt kan du anbefale, at kunden vælger en lokalt baseret rådgiver.
Pas på ikke at undervurdere tidsforbrug
En klassisk fejl er at undervurdere tidsforbruget til at rette den eventuelle rapport, der afrunder projektet. Definer derfor tydeligt, at dit tilbud omfatter 1 redigeringsmøde med kunden, hvor du efterfølgende retter rapporten til og sender tilbage i endelig form. Hvis kunden ønsker runde 2, 3 eller 4, sker afregning efter medgået tid.
Alt det med småt: Udlæg, kilometerpenge og betalingsfrister
I dit tilbud skal du også fastlægge, hvordan kunden dækker dine omkostninger. Du kan anvende en standardformulering som: ”Kunden dækker alle på forhånd godkendte udlæg, herunder udgifter til materialer og kopiering. Kunden dækker transport- og opholdsomkostninger, herunder udgifter til kørsel efter statens høje sats.”
I tilbuddet fastsætter du også betalingsfrist og -betingelser. Nogle gange har kunder defineret dette på forhånd, men forsøg altid at få så kort betalingsfrist som muligt, som fx ”8 dage netto”. Hvis du har for lang betalingsfrist, kan du få problemer med likviditet, fordi du har brug for penge til din egen løn og diverse udgifter. Ved korte opgaver, fx facilitering af konference eller foredrag, så send faktura umiddelbart efter afholdelse. Ved længere opgaver skal du sørge for at få skrevet ind i dit tilbud, at du fakturerer månedligt bagud efter projektets færdiggørelsesgrad. Således sikrer du dig, at du ikke lider likviditetsdøden.
Standardkontrakter er ofte overkill
Der findes rigtig mange standardkontrakter for konsulentydelser, som du kan overveje at bruge. Jeg har ikke brugt dem i mit firma. Jeg synes, de er for detaljerede, og det er jeg ret sikker på, at mine kunder også synes. Langt de fleste af mine opgaver ligger på under 150.000 kroner, og i den størrelsesorden er jeg fuldt ud tilfreds med at få en skriftlig accept af mit tilbud på e-mail. Men jeg sørger for, at mit tilbud er skarpt på ydelser og betingelser – og jeg går aldrig i gang med en opgave, før jeg har den skriftlige accept.
Dog er det en rigtig god idé at læse de gratis standardkontrakter grundigt igennem for at få inspiration til, hvad du skal huske at tage højde for i dit tilbud.
Svesken på disken, hvis du regner forkert
Og husk: Alle begår fejl, og det gør du også. Du vil komme i en situation, hvor du har undervurderet omfanget af en opgave og prissat den for lavt. Når det sker: Tag det op med din kunde og redegør for det. De fleste gange har kunden forståelse for det – og vil måske være interesseret i at slå halv skade.
6 råd til at få aftalerne på plads:
- Når du får mulighed for at skrive et tilbud, så kast al din energi i at skrive og sende dit tilbud så hurtigt som muligt. Du skal ramme ”det åbne vindue”, hvor kunden vil have dig og din ydelse – og ikke begynder at se sig om efter andre muligheder.
- Det præcise tilbud er en forudsætning for enhver aftale. Du skal omhyggeligt definere alle ydelser og kvantificere dem i tid. Hvis du ikke kan forudse ydelsernes omfang og dermed tilbyde en fast pris, så forsøg at indgå en aftale om medgået tid på dele af eller hele din ydelse.
- Sørg for at få dækket dine udlæg til materialer / kopiering, få dækket dine transport- og opholdsomkostninger og bed om kilometerpenge på den høje sats. Forhold dig også til evt. forberedelses- eller rejsetid.
- Gør betalingsfristen på din faktura så kort som mulig og fakturer minimum pr. månedsbasis efter færdiggørelsesgrad, så din likviditet ikke bliver et problem.
- Få skriftlig bekræftelse på alle ordrer – også hos faste kunder, du har arbejdet for mange gange. Det kan være at skyde gråspurve med kanoer at udarbejde decideret kontrakt for din ydelse. Ofte er et præcist tilbud et tilstrækkeligt grundlag.
- Hvis du har regnet forkert og undervurderet dele af opgaven, så tag alligevel en dialog med kunden. De fleste kunder har prøvet det, og du kan evt. forsøge at slå halv skade.
Hvad siger andre i samme situation?
”Jeg arbejder i ret korte opgaver, men for tilbagevendende kunder. Derfor bruger jeg en del ekstra tid på første tilbud, hvor jeg altid mødes med kunden. Mine tilbud indeholder altid de udspecificerede ydelser med en lille kommentar om betingelserne, og så accepterer de ved at svare mailen. Forretningsbetingelser er en meget vigtig del af mit tilbud. Og jeg har redigeret dem flere gange undervejs, efterhånden som det blev klart, hvor det var nødvendigt med klarere grænser for, hvad jeg leverer og hvad kunden skal levere for at leve op til aftalen. Jeg anbefaler virkelig, at du i dine forretningsbetingelser får taget stilling til, hvad du skal bruge fra kunden, hvornår du skal bruge det og hvad der er grænserne for din ydelse.”
– Pernille Hall Schou, Schou Kommunikation IVS
”Jeg tror det er alfa og omega at præsentere et helt kort, enkelt og overskueligt tilbud, som er let for kunden at tage stilling til. Personligt kan jeg godt lide også at krydre mine tilbud med billeder eller andre visuelle elementer, der viser min erfaring, og som udtrykker min virksomheds DNA i det hele taget. Jeg har i mange år også indsat et kort litterært citat på mine fakturaer, som er tænkt som et smil til inspiration og vise værdien af det skrevne ord — og det er relevant, fordi kernen i mit arbejde kredser om sprog og litteratur. Det gør min samlede kommunikation mere autentisk, og jeg har kun fået positiv respons på, at det ikke bare var et tørt stykke papir med nogle tal på.”
- Hannah Bergqvist, Curious ContextED
”Det gode tilbud er resultatet af en forventningsafstemning, der starter ved første opkald. Det betyder, at du bruger dine samtaler med kunden til at forstå din kundes behov. Måske endda nogle behov, de ikke selv er helt afklaret omkring. Du kan altså ikke forvente, at kunden selv ved, hvad hun har brug for. Derfor kræver det at du lytter. At få en kunde i hus kan godt tage op til et helt år, særligt hvis det er en kommune, da de planlægger deres indsatser i god tid. Det gode tilbud kan præsenteres som en MacDonalds menu, altså tre forskelle bud på en løsning af kundens behov til tre forskellige priser.”
– Mia Vinkelman, Vinkelman
”Det gode tilbud er først et godt tilbud, når både du og kunden er tilfreds. Det er en god idé at indregne og specificere tid og udgifter til transport, møder, fremlæggelse/præsentation og anden kommunikation og husk også forberedelse og materialer. Vær god til at spørge ind til kundens forventninger, så du ikke får nogle overraskelser undervejs. For mig er det fint med en bekræftigelse pr. mail, hvis der er tale om en mindre opgave. Med større opgaver er det en god idé med en udspecificeret kontrakt, hvor du sammen med kunden har forventningsafstemt.”
– Rikke Voergård-Olesen, Normværk
Af Allan J. Christensen, ledelsesrådgiver i og indehaver af Cambiamento.
Fra DM: Charlotte Drachmann Jørgensen, politisk konsulent og Annette Schmidt Højby chefkonsulent og karriererådgiver.
