Selv om du ikke har tænkt dig at gøgle med de helt store faciliteringsværktøjer på dit næste online-klubmøde, er det vigtigt, at motivere dine kolleger og få dem til at opleve sig hørt og involveret. Få inspiration fra andre TR’er - og vær opmærksom på juraen.
Mange forbereder og afholder det virtuelle møde på samme måde som det fysiske. Vi gør som vi plejer, og det kan betyde, at vi går fra mødet med ondt i hovedet, uforløst sind og træthed.
Det gør vi, fordi hjernen simpelt hen er på overarbejde. Vi mangler de små nuancer, undertoner og ube-vidste, følelsesmæssige signaler: trommen med fingrene på bordet, når tingene går lidt for trægt eller foden, der hopper fordi en deltager til mødet brænder inde med noget. Som facilitatorer får vi ikke den feedback, vi får under det fysiske møde, og vi bliver ramt af tvivl: er deltagerne overhovedet med mig? Hører de efter? Betød det ja?
Overordnet betyder det, at vi skal sætte nogle gode rammer for både mødet og deltagerne.
Når vi deltager i virtuelle møder, er det vigtigt, at vi bruger vores ansigt og hænder så meget som overho-vedet muligt, og måske også lidt mere end vi plejer. Nik tydeligt, når der bliver sagt noget. Smil stort, når der er noget, der er sjovt. Det er med til at skabe den tryghed i rummet, som vi mangler i det virtuelle.
Sådan kan du engagere deltagerne
Helene Brochmann er tillidsrepræsentant på Det Kongelige Akademi og deltog i Netværk for tillidsvalgtes webinar om virtuelle klubmøder. Hun besluttede sig for at afprøve nogle af de gode råd til at skabe enga-gement i det virtuelle rum på det førstkommende klubmøde.
”Jeg synes, jeg mere end nogensinde har en vigtig opgave i både at have føling med mine kolleger og skabe et rum, hvor de kan møde hinanden”, siger Helene Brochmann.
Det er mere end nogensinde en vigtig opgave at skabe et rum, hvor kollegerne kan møde hinanden.Helene Brochmann, tillidsrepræsentant på Det Kongelige Akademi
Lige som andre i det offentlige, er hun og kollegerne hjemsendt for anden gang og har nu været det i too-genhalv måned, så de fleste ser ikke andre end deres allernærmeste kolleger og samarbejdspartnere til digitale møder.
”Noget af det, folk savner allermest, er det tilfældige møde med kolleger, som er med til at give variation og inspiration i hverdagen. Derfor vil jeg gerne lave nogle klubmøder, der både giver mig et nogenlunde dækkende billede af, hvordan alle har det og som samtidig er et rart og inspirerende forum, som folk har lyst til at deltage i, og som giver dem fornemmelsen af ’tilfældige møder’”, siger Helene Brochmann og fortsætter:
”Selv om et zoom-møde aldrig kan blive det samme som et møde i virkeligheden, er der nogle muligheder i det, som er både sjove og kreative, og som samtidig kommer langt i retning af det, jeg har brug for”.
Helene har derfor udfordret ’copy-paste-klubmødet’, hvor hun blot gjorde, som hun plejede.
”Det kræver, at man forbereder sig. Men det lønner sig så meget i sidste ende. Det er sjovt at forberede, og det giver en helt anden energi i rummet, når deltagerne får lov til at engagere sig aktivt”, fortæller hun.
Du kan se skabelonen til et af Helene Brochmanns klubmøder her
Fælles sanseoplevelse på afstand
En anden måde at skabe en fælles oplevelse i det virtuelle rum er ved at forberede små klubmødepakker til deltagerne. Det har tillidsrepræsentant i Miljøstyrelsen Storstrøm, Didde Dalkvist, planer om.
”For mig er det virkelig vigtigt, at vi gør alt hvad vi kan som tillidsvalgte for at bevare det gode kollegaskab, også når vi skal være på afstand. Derfor har jeg planlagt at sende en lille pose med lækkerier ud forud for mødet, og så kan vi alle sammen nyde det samme stykke chokolade under mødet. Det er en lille ting, men det er et vigtigt signal om at ville fællesskabet”, siger Didde Dalkvist.
Det virkelig vigtigt, at vi gør alt hvad vi kan for at bevare det gode kollegaskab, også når vi skal være på afstand.Didde Dalkvist, tillidsrepræsentant i Miljøstyrelsen Storstrøm
Hvis du beslutter dig for at sende små poser med lækkerier ud til dine kolleger forud for et klubmøde, får du refusion for udlægget. Som altid, skal der være en samlet regning på udlægget.
Hvad med juraen?
Skal du afholde generalforsamling i din klub, skal du være opmærksom på disse vigtige problemstillinger.
Virtuelt fremmøde tæller måske ikke som fremmøde
Hvis der står i jeres vedtægter, at kun fysisk fremmøde tæller som fremmøde, skal du gøre følgende:
- Indkalde til generalforsamling og skrive, at den på grund af corona-situationen bliver afholdt virtuelt, samt at du gerne vil høre om eventuelle indvendinger.
- Skrive vedtægtsændringen på dagsordenen: At vedtægten om fremmøde foreslås ændret til, at fremmøde også kan være virtuelt.
Det er DM’s vurdering, at beslutninger truffet på en virtuel generalforsamling, som i alle andre forhold følger klubvedtægtens bestemmelser, er lige så bindende, som beslutninger truffet på en fysisk generalforsamling.
Indhentning af mandater
Skal du afholde afstemninger, er det vigtigt, at du har gjort dig klart, hvordan du indhenter mandat fra dem, der ikke kan deltage. Holder du din afstemning via polls, mentimeter, doodle eller anden digital platform, har du to muligheder:
- Som altid kan du indhente fuldmagter fra dem, der ikke er til stede. Du skal blot huske at lægge fuldmagtstemmerne til i det samlede resultat.
- Du kan også, alt efter hvilken platform du vælger, bede de kolleger, der ikke kan deltage, om at svare på afstemningerne på forhånd.
Aftal metode for afstemninger
Under Helene Brochmanns skabelon for klubmøder ligger der også links til forskellige mulige virtuelle afstemninger. Vær opmærksom på, at sætte hak i ”anonym”, hvis det er vigtigt, at afstemningen er ano-nym.
Har du tip, du vil dele?
Vi hører altid gerne fra dig, hvis du har tips og tricks, der kan deles med andre tillidsvalgte. Vi opfordrer også til at dele dine gode erfaringer på DM’s Facebookside for tillidsvalgte eller måske i dit eget lokale netværk for tillidsvalgte.
© Niels Hougaard
