Gå til sidens indhold
17. marts 2020 Af Anna Dalsgaard

COVID-19 har ændret vores hverdag: Konkrete råd til online-møder

Vi skal insistere på at bevare en relation til hinanden, selv om vi ikke fysisk er sammen. Det er en vigtig lære i disse coronatider, mener Karen Plenge Johansen, som er projektleder i DM.

videomøde

Savner du de daglige snakke med kollegerne? At gå ind på nabokontoret for lige at vende et fagligt tvivlsspørgsmål eller hyggesnakken ved kaffemaskinen?

Lige i øjeblikket kan det måske skabe en ahhh-fornemmelse af lidt ekstra tid og mindre travlhed i hverdagen, at det kun er de vigtigste arbejdsmøder, der gennemføres via skype, mens arrangementer og konferencer annulleres. Men på længere sigt, kommer mange formentlig til at savne de faglige input og samværet med andre end den allernærmeste familie.

Den ekstraordinære situation kan tilskynde til, at vi mødes i nye former for virtuelle fællesskaber.
Karen Plenge Johansen, konsulent i DM

”Derfor kan denne ekstraordinære situation blive en øjenåbner for, at vi bør springe længere ind i den digitale tidsalder og benytte os af mulighederne for nye former for fællesskaber i det virtuelle rum”, siger Karen Plenge Johansen, som er konsulent i Dansk Magisterforening og projektleder for netværk for tillidsvalgte. 

Hun mener, at den situation vi har nu, hvor den meste kontakt med hinanden lukker ned på grund af smittefaren fra coronavirus, kan skubbe til en udvikling, hvor vi bliver nødt til at komme ind i den digitale tidsalder.

”Den nuværende situation viser, at det er vigtigt, at vi kan holde kontakten til vores relationer og holde dem ved lige, selv om vi ikke kan mødes fysisk. Derfor er vi nødt til at entre de virtuelle universer og vænne os til også at supplere de fysiske møder med de virtuelle i meget højere grad, end vi gør i dag”, siger Karen Plenge Johansen fra sin hjemmearbejdsplads.

Det er Mia Jo Otkjær enig i. Hun er chefkonsulent i DeltagerDanmark og arbejder med involvering og organisering.

“Lige nu er mange i gang med at aflyse de møder, kurser og uddannelser, de har i kalenderen den næste tid. Men jeg tror faktisk, at folk har endnu mere brug for og lyst til at samles i denne tid. Og selvom vi ikke kan mødes fysisk, kan vi jo godt være sammen, og ved at mødes online, kan vi sikre, at det hele ikke går i stå”, siger hun

Vi presses til at tænke på andre måder

Uden sammenligning i øvrigt, mener Karen Plenge Johansen, at den nuværende situation ligner situationen ved OK18, hvor de faglige organisationer og de tillidsvalgte var nødt til meget hurtigt at finde frem til fællesskaber, vi ikke var vant til at bruge. Vi måtte opfinde nye måder at mødes og kommunikere på.

”Det fik os til at tænke på andre måder – blandt andet i online-netværk, hvor kommunikationen kan foregå mere agilt, tværgående og hurtigt. Og den nuværende situation, hvor tillidsvalgte og kolleger er adskilt fra hinanden, kalder også på andre måder at holde hinanden opdaterede”, siger Karen Plenge Johansen.

Hun mener, at situationen understreger, at fællesskaber og digitalisering hænger sammen, og at vi skal vænne os til at bruge de virtuelle universer mere.

”Det digitale kan ikke erstatte det fysiske møde, men det kan noget andet, for det giver en lettere adgang til kontakt og læring”, siger hun, og fortæller, at mens stort set alle fysiske netværksmøder bliver aflyst, har det nye netværk for tillidsvalgte i Region nord valgt at opretholde en kommende workshop i et virtuelt univers.

”Det betyder, at de tillidsvalgte i Region Nord ikke skal bruge mange timer på transport i det store, geografiske område”, siger hun, og glæder sig til at afprøve den virtuelle mødeform.

De fleste systemer kan løse det basale behov, så brug det I allerede har adgang til.
Mia Jo Otkjær, chefkonsulent i Deltager Danmark

Virtuelle møder er et supplement

Det virtuelle møde kan helt sikkert noget, og fx fungerer det bedre end telefonmøder, da man stadig kan se og fornemme hinanden kropssignaler.

”Jeg har holdt en del karrieresamtaler med medlemmer på Skype, og de får en helt anden struktur, end de fysiske samtaler, blandt andet fordi det er sværere at sidde længe foran en skærm. Det skaber en god fremdrift i samtalen”, siger Karen Plenge Johansen.

”Men samtidig forsvinder alt det der sniksnak, som er sindssygt godt, når man skal pleje relationer, og derfor kan det virtuelle møde ikke erstatte det fysiske. Alt det følelsesmæssige og humoren er fraværende, men man kan altså godt supplere med virtuelle møder, fx i en klub eller i et netværk”, siger hun.

“Det kan måske føles som en stor mundfuld at skulle kaste sig ud i at lave online-samlinger”, siger Mia Jo Otkjær.

”Men med få gode tips kommer man faktisk ret langt, og i modsætning til, hvad nogle måske tror, så giver det digitale univers nye muligheder for at interagere med deltagerne undervejs og skabe rammer for, at de kan sparre med hinanden”, siger hun.

Gode råd til virtuelle og digitale møder

Her får du gode råd fra Mia Jo Otkjær til, hvad du skal være opmærksom på, når du holder virtuelle eller digitale møder:

3 råd til teknikken

1. Internetforbindelsen er vigtig
Ryk tættere på wifi-routeren eller prøv, om det fungerer bedre med mobildata fra telefonen, hvis der kommer udfald eller billedet fryser.

2. Lyd er vigtigere end video
Sluk evt. for videoen, hvis forbindelsen er dårlig. Test din mikrofon, så du ved, at den virker perfekt. Et headset med mikrofon giver det bedste resultat, men mikrofonen i de fleste bærbare computere og telefoner fungerer også fint, hvis der ikke er for meget baggrundsstøj.

3. Valg af software eller platform betyder ikke det stor
De fleste systemer kan løse det basale behov, så brug det I allerede har adgang til. Zoom er et eksempel på et system, hvor det er muligt at dele skærmbillede, så I fx kan se slides og lave afstemninger.

5 råd til virtuelle gruppemøder

1. Kom godt fra start med et tydeligt formål og klare norme
Det skal stå knivskarpt for alle, hvorfor I mødes, og hvad planen er. Lav fælles normer for samværet. Slå lyden fra, når I ikke taler, så I ikke bliver forstyrret af baggrundsstøj. Hav en ordstyrer, som kan give folk ordet, når de markerer. Invitér deltagerne til også at bruge chatfunktionen til at stille spørgsmål.

2. Fordel roller
Det er svært at stå for det hele selv, og ansvar giver engagement. Du har brug for hjælp til tidsstyring, til at overvåge chatfunktionen og til at skrive noter. Lav aftaler med nogle deltagere om at dele historier eller deltage meget aktivt i chatten, så du sikrer aktivitet fra andre end dig selv. Og aktivitet avler mere aktivitet.

3. Få folk på banen
Når vi mødes bag skærmen, mangler det sociale smøremiddel. Indtænk involvering af deltagerne fx med afstemninger, spørgsmål de skal svare på i chatten og en kort runde, hvor alle fx bare med ét ord beskriver, hvordan de har det. Jo før deltagerne kommer på banen, jo mere engagerede vil de føle sig i online-fællesskabet. Slut af med at få alle på banen i en runde eller i chatten.

4. Hold det kort
Det er svært at koncentrere sig længe ad gangen på skærm. Hold møderne korte og målrettede, evt. med en kort pause undervejs, hvor I alle kan gå ud og fylde kaffekoppen op.

5. Skab forpligtelse med helt klare aftaler
Lav fælles aftaler om, hvad hver deltager skal gøre, før I slutter online-samlingen. Det forpligter, at sige det højt eller skrive det ned. Hvis I bruger et system, hvor skærmdeling er muligt, kan I skrive aftaler, så alle kan se det.

4 råd til digitale 1:1-møder

1. Mødested
Overvej, om det giver bedst mening at ringe sammen, eller om I gerne vil have billede på via. Skype, FaceTime, Messenger-opkald eller andet. Det kan være fedt at se hinanden, men nogle gange giver en almindelig telefonsamtale faktisk mere nærvær.

2. Formål
Selvom I kun er to, skal I stadig holde jer for øje, hvad I gerne vil have ud af samtalen og passe på, at den ikke kun ender i small-talk. Aftal formål med samtalen og hvad I gerne vil nå igennem.

3. Åbn lidt op
Det er godt givet ud at bruge lidt tid på at give lidt af jer selv. Fx ved at tale om, hvordan I har det med hele situationen lige nu, hvor meget er lukket ned, og mange fællesskaber ikke mødes. Vi står i en speciel situation, og det er ok lige at vende det. Og når vi deler noget personligt med hinanden, styrker vi relationen og lysten til at handle for og med hinanden.

4. Forpligtelse
Sørg for at have aftaler på plads, inden i slutter samtalen. Er der noget, I skal gå videre med hver for sig eller sammen? Og hvornår skal I tales ved igen?

Kilde: Mia Jo Otkjær, chefkonsulent i Deltager Danmark