Sammenlægningen af to fritidscentre, en nyopstartet TRIO og en mindre god klimamåling gav udfordringer i et fritidscenter i Aalborg Kommune. TRIO’en ønskede at skabe en god forandring, så de kontaktede SPARK og fik hjælp til processen og mere til.
Rasmus Madsen Heskjær er arbejdsmiljørepræsentant i Fritidscenter Forbinderen i Aalborg Kommune og medlem af både TRIO og OMU (områdemedudvalget). For et par år siden fik han øje på muligheden for at søge konsulenthjælp hos SPARK, og da hans arbejdsplads blev lagt sammen med et andet fritidscenter, blev den nystartede TRIO enig om at søge om et SPARK-forløb, og Rasmus lavede en ansøgning sammen med lederen.
SPARK
SPARK står for Samarbejde om Psykisk Arbejdsmiljø i Kommunerne. Som en del af OK15, blev overenskomstparterne enige om et særligt fokus på det psykiske arbejdsmiljø i kommunerne, og i 2016 startede partsprojekt SPARK, som arbejder målrettet med forløb i MED og TRIO, som får redskaber til at arbejde med at forbedre det psykiske arbejdsmiljø på deres arbejdspladser. SPARK vil gerne høre fra flere vidensarbejdspladser.
Læs mere om SPARK
Abonner på nyhedsbrevet Viden på tværs
Rasmus fortæller, at udover sammenlægningen af to personalegrupper med hver sin kultur og en nystartet TRIO, var de også udfordret af en klimamåling, som scorede lavt på kommunikation og tillid til ledelsen.
”Vi havde brug for at hæve tilliden til ledelsen, få sammenlægningen af to personalegrupper med forskellige kulturbærere til at fungere, og vi havde startet en ny TRIO. Så vi havde brug for redskaber til at understøtte en forandring”, siger Rasmus, og understreget, at det var meget vigtigt for TRIO’en, at medarbejderne blev inddraget.
”Vi havde blandt andet brug for viden om, hvordan vi kunne arbejde konstruktivt og konkret sammen med personalegruppen, og vi ønskede fuld gennemsigtighed med hvad og hvorfor, vi gjorde det”, siger han.
Forandringsønsket
Ansøgningen til SPARK blev imødekommet, og i et års tid, fra juni 2022 til juli 2023 – holdt TRIO’en seks møder med en SPARK-konsulent.
Det resulterede i formuleringen af et forandringsønske for arbejdspladsen, som lyder: En fælles og tidlig struktur, der kan gribe os og opgaverne, når der er brug for det.
Rasmus fortæller, at samarbejdet med SPARK-konsulenten startede med en brainstorm og et mindmap, som handlede om, hvad de havde brug for som ny TRIO.
”Konsulenten skabte et overblik, så vi kunne udvælge ord fra mindmappet, og derfra kom vi frem til forandringsønsket. Hun var god til at guide os i processen og var nysgerrig på, hvad vi havde brug for”.
På møderne var der altid fokus på, hvad de skulle gøre indtil næste møde, og det var ofte noget, der handlede om at inddrage personalegruppen.
Det er fx blevet til en ny struktur for afholdelse af personalemøder i fritidscenteret, som handler om at skabe bedre rammer og en mere gennemsigtig dagsorden. De har også lavet et årshjul over p-møderne, som typisk lægges i forbindelse med, at de skal forholde sig til noget i organisationen, fx budgetforhandlinger, arbejdsmiljø, lokale forandringer og økonomi.
TRIO’en er blevet stærkere
Rasmus fortæller, at forløbet med SPARK har haft en klar effekt.
”Vi er rykket meget tættere sammen, og vi har fået mange gode redskaber at arbejde med i vores TRIO, hvor vi også har valgt at fokusere på vores roller og gøre det tydeligt, hvilken rolle arbejdsmiljørepræsentanten og tillidsrepræsentanten har, og hvornår man går til hvem. Altså hvem vi er, og hvad rollen betyder, og hvad arbejdet i TRIO går ud på, og hvorfor det giver mening”, siger han.
Sammensmeltningen af de to fritidscentre er også gået langt bedre på grund af SPARK-projektet.
”På det sidste SPARK-møde, lavede vi en oversigt over værktøjer, vi have været igennem. Det er mange, så vi er godt klædt på. Vi er blevet mere selvkørende som trio og har fået stor tillid til hinanden. Vi kan arbejde konstruktivt og struktureret og udviklende og målrettet”, siger Rasmus og fortæller, at SPARK-konsulenten har været god til at gribe dem, når de havde brug for noget.
”Fx er et af fokuspunkterne for målstyringsarbejdet i Børn og Familie-afdelingen, som vi hører under, psykologisk tryghed. Dagen efter, at vi havde talt om det, havde hun et dialogspil med, som vi kunne afprøve i personalegruppen, så det sidder vi med i TRIO i øjeblikket”.
”Nogle metoder har hjulpet med at identificere, hvor bolden er, og hvad er vigtigt lige nu. Vi arbejder fx med et stemningstræ, så vi får øje på, hvad der fylder og hvorfor. Det hjælper os til at spore os ind på den udvikling, vi gerne vil have, og hvordan vi vil arbejde som TRIO og som tillidsvalgte”.
Opgaver og ansvar er blevet tydeligere
De 18 medarbejdere i fritidscenteret har hver især forskellige arbejdsopgaver. Tre af dem er akademikere, hvoraf Rasmus er den ene. Han er kriminolog og arbejder primært pædagogisk, fx med unge i udsatte positioner.
For at skabe en større forståelse for hinandens opgaver og ansvar, har de fået hjælp fra SPARK-konsulenten til at synliggøre den enkeltes arbejdsopgaver og ansvar. Alle opgaver og ansvarsområder er blevet plottet ind i et Scrum Board, som er et værktøj, der gør opgaver mere synlige og overskuelige. Oversigten hænger i personalerummet, og det betyder, at alle har et visuelt overblik.
”Nu er det tydeligt for alle, hvilke opgaver og hvilket ansvar vi har. Hvis en så går på barsel, kan vi se, om der er nogle nødvendige overgange, vi skal tage os af”, siger Rasmus.
En anden grund er ønsket om at skabe gennemsigtighed og tydelighed omkring arbejdet.
”Når vi ved, hvad hinanden laver, ved vi også, at der er en grund til det, hvis en sætter sig op på kontoret. Det er egentlig ganske simpelt”, siger Rasmus.
Alle opgaver er identificeret
TRIO’en har også brugt SPARK-konsulenten til at skabe en helt konkret snak i personalegruppen om alle opgaver.
Konsulenten præsenterede TRIO’en for et ret enkelt værktøj: en visuel blomst med fire blade, så de får et hurtigt og enkelt overblik over:
- Opgaver vi bør gøre, som vi gør
- Opgaver, vi bør gøre, men ikke gør
- Opgaver vi ikke bør gøre, som vi gør
- Opgaver som vi ikke bør gøre og ikke gør.
”I TRIO’en brainstormede vi så på alle opgaver, vi kunne komme i tanker om og satte dem ind i blomsterdiagrammet, som vi efterfølgende tog med på et personalemøde, hvor vi gentog processen, så alle blev inddraget”, siger Rasmus.
”Vi satte navne på, og dermed kunne vi identificere opgaver, vi ikke alle havde kendskab til, og om der var opgaver, vi burde gøre, men ikke gør”, siger Rasmus og fortæller, at det er et værktøj, de nu bruger i TRIO’en, når de får nye opgaver i huset, så de ved, om noget skal ændres eller om det bare kan komme ind i porteføljen.
Erfaringerne skal deles med andre TRIO’er
Undervejs har de evalueret og spurgt sig selv, hvordan det har udviklet sig.
Fritidscenteret har fået rigtig meget ud af det, og i slutningen af august, skal Ramus sammen med sin leder holde oplæg på et område-MED-udvalgsmøde (OMU) og fortælle om SPARK-forløbet.
Center for Tværfaglig Forebyggelse, som er under Børn og Familieafdelingen i Aalborg, har 9 fritidscentre, som arbejder med tværfaglig forebyggelse. De har alle fokus på at udvikle arbejdet i deres TRIO, så Rasmus glæder sig til at fortælle, at de har fået rigtig meget ud af forløbet, og hvordan de andre kan komme i gang.
