Det skal du være opmærksom på, når du forhandler på e-mail

Måske er du typen, der umiddelbart ikke kunne drømme om at forhandle pr e-mail. Men i en travl hverdag er fristelsen stor, for det forekommer enkelt og hurtigt at skrive et oplæg på et par linjer, og man kan gøre det uafhængigt af tid og sted. Desuden kan det i disse coronatider være svært helt at undgå det. Du skal dog være opmærksom på en række forhold, inden du forhandler over e-mailen, og her får du de gode råd. 

Forudsætningerne skal være på plads

På DM’s TR-grundkursus i løn og forhandling arbejder vi med de grundlæggende forudsætninger for en interessebaseret forhandling. Det er forudsætninger, der skal være på plads, før vi anbefaler, at du forhandle pr e-mail.

De grundlæggende forudsætninger er, at du skal sørge for at have en god relation til din modpart. Når I har en tillidsfuld relation, har I ofte en fælles forståelse for hinandens interesser og kendskab til, hvilke interesser I har fælles, samt hvor de er forskellige.

Det er også rigtigt godt at have en god indsigt i modpartens grundlæggende værdier som arbejdsgiver, lige som det kan være godt at kende de fælles grundlæggende værdier for jeres arbejdsplads samt holdning er til arbejdslivet, som I måske har fra tidligere forhandlinger. Den indsigt vil gøre det muligt for dig at bringe dine argumenter i spil i forhold til de værdier og det verdensbillede, som din modpart har

Så hvis du har forhandlet med din arbejdsgiver nogle gange, vil du formentlig have de indledende forudsætninger for at kunne begynde at forhandle pr mail.

Skal - skal ikke?

På grund af coronakrisen vil det formentlig blive ”skal”. Men overvej først, om du overhovedet behøver at forhandle pr mail, eller om det ville være gavnligt for resultatet, at I fx holder et videomøde eller ringer sammen.

Er din modpart ’e-mail typen’? Er du? Og egner emnet sig til en e-mail-forhandling, eller er det for komplekst? En lokal arbejdstidsaftale kan fx blive meget lang og kompliceret, hvis I ikke har en proces, hvor I kan tale sammen og skabe en fælles forståelse for nuancerne.

Fordele ved skriftlig forhandling

Der er heldigvis også fordele ved at forhandle via e-mail.

Du og din modpart har bedre tid til at reflektere over hinandens argumenter, og I får begge lejlighed til at undersøge en sag dybere, inden I svarer. Det kan betyde, at niveauer, som indledningsvist virker uacceptable kan forekomme mere acceptable, når de får tid til at modnes.

Så selv om det ofte tager længere tid at forhandle pr e-mail, kan du bedre indpasse det i forhold til dine andre opgaver, og du kan være sikker på, at du ikke i selve forhandlingen skal forholde dig til noget uventet.

Sådan kan du håndtere en skriftlig forhandling

1. Resultat eller proces

Det er den gode proces, der skal hjælpe dig igennem de svære forhandlinger en anden gang, så hav ikke så meget fokus på resultatet, at du overser vigtigheden af at skabe en god proces.

2. Gør afstanden kortere og relationen stærkere

Selv om det er en skriftlig forhandling, ligger der meget værdi i et indledende videomøde eller telefonopkald. Det gælder særligt, hvis du skal forhandle med en modpart, som du endnu ikke har en relation til.

Gør dig umage med at fremstå imødekommende og venlig. Som TR kan du sagtens skrive ”Hej” eller ”Kære” – I er jo på samme arbejdsplads. Husk også en imødekommende afslutning: ”Jeg glæder mig til at vi ved fælles hjælp kan få denne sag afsluttet og ser frem til at hørte fra dig”

Vis interesse for arbejdsgiveren ved at indlede med ”small talk” og ros. Det virker.

Brug kun Cc, hvis det er nødvendigt for din forhandling. At sende et oplæg til andre kan nemt blive opfattet som et udstillingsvindue og fremmer ikke den tillidsfulde relation. Hvis det er nødvendigt at orientere andre, kan du videresende mailen bagefter, evt. med en forklarende kommentar.

3. Vær tydelig og tænk klart

Bring kun et forhold på banen ad gangen. Sørg for, at overskriften er tydelig og dækkende for dit ærende, så det ikke drukner i modpartens indbakke. Gør det letlæseligt og brug bullits, så det er sværere at ignorere elementer.

Brug åbne spørgsmål og vær opmærksom på, hvilke ord du anvender. Overvej, om de kan opfattes på anden måde, end du har tænkt dem.

Det kan være en god ide at tage forbehold for, at du udtaler dig på baggrund af de informationer, du har, så du ikke bliver fanget af nye efterfølgende oplysninger.

Ring til arbejdsgiveren, hvis du får fornemmelsen af, at I er ved at køre skævt af hinanden eller misforstår hinanden. Det er uendelig meget lettere at rette en misforståelse ved at tale sammen.

4. Tidsfaktoren - hvornår skal du svare

Sæt kun tidsfrister, hvis der er nødvendigt. Hvis det ikke haster, udviser du respekt for din modpart ved at give tid.

Men, Jo hurtigere du svarer, des kortere svar kan du tillade dig. Og hurtige kortfattede e-mails kan være bedre end lange forklaringer. En hurtig tilbagemelding kan også blive opfattet som udtryk for effektivitet og smidighed og respekt for, at opgaven skal løses.

Men overvej samtidig, om du kan give et forkert indtryk af overivrighed, så din modpart får den tanke, at du ikke tager forhandlingen alvorligt, eller at de har været for generøse. Afhængig af resultatet og processen, kan du sagtens vente nogle timer eller en dag, inden du accepterer.

Hvis du først kan svare, efter at du har talt med dig bagland, er det vigtigt, at du med det samme svarer, at du først kan vende tilbage med et svar på et senere tidspunkt. Giv også gerne en rimelig tidshorisont.   

5. Svar ikke når du er vred

Hvis du bliver indigneret og vred over et svar eller et afslag, så vent med at skrive dit svar til dagen efter og sov på det. Læs din mail én gang til og vurder om den vil fremme forhandlingen eller om det er bedst for resultatet, at du ringer i stedet.