Spørgsmål og svar om tidsregistrering

Tidsregistreringen er en forpligtelse for dig, men også en nødvendig forudsætning for at kunne opgøre din samlede arbejdstid efter overenskomsten og dit evt. krav på merarbejdsbetaling.

Men din og dine kollegers tidsregistrering giver også ledelsen mulighed for at få et reelt overblik over tidsforbruget til de enkelte arbejdsopgaver og dermed mulighed for at foretage en bedre fordeling og planlægning af arbejdet, så det fordeles jævnt over året og på medarbejderstaben, og således at hver enkelt medarbejder får tildelt en opgaveportefølje, der holder sig inden for den gennemsnitlige ugentlige arbejdstid.

Hvis du har en gennemsnitlig arbejdstid på 37 timer ugentligt, registrerer du 7,4 arbejdstime eller 7 timer og 24 minutter på en dag, hvor du har været sygemeldt hele dagen. Tilsvarende gælder, når du skal registrere arbejdstid under ferie m.v.

Er du ansat på fuld tid, altså 37 timer ugentlig, registrerer du 7,4 arbejdstime eller 7 timer og 24 minutter på en dag, hvor du har været sygemeldt hele dagen. Tilsvarende gælder, når du skal registrere arbejdstid under ferie m.v.

Er du ansat på deltid registrerer du med en forholdsmæssig andel af 7,4 arbejdstime eller 7 timer og 24 minutter.

Er du fx ansat på halv tid registrerer du 3,7 arbejdstime henholdsvis 3 timer og 42 minutter.

Efter en kort indkøringsfase skal tidsregistrering helst være en ukompliceret rutineopgave, der tager ganske få minutter dagligt.

I indkøringsfasen kan der være behov for, at ledelse, tillidsrepræsentant og klub tilvejebringer en forventningsafstemning om, hvordan opgaveporteføljer udarbejdes, og tidsregistreringssystemet anvendes.

I klubben vil det være naturligt at udveksle erfaringer om opgaveporteføljer og tidsregistrering og tage eventuelle problemer op til drøftelse med henblik på at finde praktiske fælles løsninger, som tillidsrepræsentanten om nødvendigt kan gå videre til ledelsen med.

En praktisk løsning kan for eksempel være, at det med ledelsen afstemmes, at du naturligvis er velkommen til at tage tillidsrepræsentanten med til samtaler om opgaveportefølje eller tidsregistrering, hvis du ønsker det.

Nogle arbejdspladser har på forhånd udfyldt tidsregistreringsskemaet med 7,4 arbejdstimer pr. dag.

Du skal imidlertid – også for din egen skyld - registrere dine faktiske arbejdstimer pr. dag, dels for at få et reelt billede af arbejdsopgavernes omfang, så arbejdstiden kan tilrettelægges efter dette, dels for at få et overblik over evt. merarbejde eller evt. undertimer.

Hvis du bruger flere timer på dine arbejdsopgaver end forudsat i udmeldingen af timer, anbefaler DM, at du drøfter opgaveporteføljen med din leder for at få den justeret, evt. efter konsultation med din tillidsrepræsentant.

Hvis der opstår problemer med anerkendelse af den faktisk lagte arbejdstid, vil det være en god idé at drøfte det i klubben, så der via tillidsrepræsentanten kan ske en kollektiv henvendelse til ledelsen.

Du har en forpligtelse til at registrere din faktiske arbejdstid, uanset om det ved undervisningsårets afslutning vil ende med, at du har undertid eller overtid. Det er vigtigt at få et reelt billede af arbejdsopgavernes omfang, så arbejdstiden kan tilrettelægges efter opgavernes omfang.

DM anbefaler, at du går i dialog med din leder omkring omfanget af din opgaveportefølje, hvis du kan se, at du vil få undertid, da du jo så vil have mulighed for at rette det op ved at påtage dig nogle flere opgaver end oprindeligt planlagt.

Arbejdspladsen skal mindst en gang om året opgøre og godkende dine faktisk erlagte arbejdstimer samt eventuelt merarbejde i henhold til overenskomsten, men DM og Uddannelsesministeriet anbefaler, at det gøres løbende fx en gang om måneden.

For at være sikker på, at din leder har godkendt din tidsregistrering, bør du have en bekræftelse på det. Dette kan være i form at en underskrift eller en mail, hvoraf det fremgår, at tidsregistreringen er godkendt. Det er ikke nok at få en mundtlig bekræftelse, da der senere kan opstå tvivl om, hvad der egentlig er godkendt.

Selv om din leder ikke ønsker at godkende din tidsregistrering, anbefaler DM, at du hver måned sender din tidsregistrering til ledelsen, så ledelsen er orienteret om de faktiske forhold.

Det er ledelsens ansvar at planlægge arbejdsopgaverne, så merarbejde undgås, men hvis det af dine tidsregistreringer fremgår, at du har over en længere periode har merarbejde, og lederen ikke tager initiativ til at drøfte dette, anbefaler DM, at du kontakter din leder om det for at få en aftale om en bedre afbalancering af dine arbejdsopgaver.

Det er en god idé, at du til mødet forbereder dig på at kunne redegøre for dit tidsforbrug til de forskellige opgaver.

Hvis ledelsen på din arbejdsplads har valgt, at der kun skal registreres i en enkelt eller i ganske få kategorier, vil tidsregistreringen ikke afsløre, hvad det er for konkrete opgaver, der eventuelt har bidraget særligt til, at din tidsregistrering er kommet ud med overskud. Her vil det være en god ide, hvis du inden mødet gennemtænker, hvad der er årsag til overskuddet, herunder om det blot skyldes, at du har for mange opgaver, eller det skyldes, at nogle af opgaverne er blevet mere tidskrævende end forventet.

Din argumentation for tidsforbruget må først og fremmest tage udgangspunkt i de vurderinger af faglig karakter, du har foretaget i forbindelse med de opgaver, du har løst.

Herudover skal du huske at inddrage andre faktorer, der har haft betydning for tidsforbruget, fx ny forskning på området, aktuelle samfundsdebatter, nye uddannelsesbestemmelser.

Både du og din leder skal være opmærksomme på tidsforbruget, såfremt det af tidsregistreringen fremgår, at dit tidsforbrug ligger væsentligt over de 37 timer i gennemsnit om ugen.

En løbende dialog vil gøre det lettere for dig at huske, hvad du har brugt tiden på, hvorfor du bruger mere tid end forudsat og forklare, hvorfor du anser tidsforbruget for nødvendigt for en forsvarlig varetagelse af dit job.

Ledelsen bør løbende godkende din tidsregistrering, og DM anbefaler at ledelsen samtidig tager stilling til, at den godkendte tid også har været nødvendig for løsningen af opgaverne. Dermed kan det undgås, at du er nødsaget til at have egne skufferegnskaber over dit tidsforbrug.

Det er rigtigt, at din leder har ledelsesret med hensyn til at bestemme, hvilke arbejdsopgaver du skal løse i din arbejdstid. Hvis det ikke kan lade sig gøre at løse opgaverne indenfor arbejdstiden, skal du og din leder gå i dialog om dette. I sidste ende vil din leder kunne sige, at du skal løse dine opgaver på kortere tid – og dermed måske i en ringere kvalitet.

Men det er vigtigt, at du i dialogen med din leder inddrager, at uddannelserne er underlagt regler, som fastsætter, hvad de studerende skal nå i løbet af et semester, og hvad de efterfølgende forventes at kunne.

Og det er væsentligt, at du holder fast i din faglige vurdering m.ht. indholdet i de opgaver som du skal løse. Du er ansat til at kunne vurdere, hvad der kræves, for at indholdet i dine opgaver bliver af en faglig tilfredsstillende kvalitet.

I forbindelse med den igangværende tillidsreform indenfor den offentlige sektor er der netop lagt vægt på, at lederne skal have tillid til medarbejdernes faglige dømmekraft. Tilliden og det faglige handlerum skal følges af et fælles ansvar mellem leder og medarbejder for at målene nås.

Det korte svar er nej. I og med at der ikke længere arbejdes ud fra akkorder, skal der ske registrering af faktisk medgået tid. Det er selvfølgelig i orden, at ledelsen udmelder et forventet timebudget til opgaverne, men hvis budgettet viser sig ikke at holde, skal du og din leder tage en drøftelse af dette med henblik på at finde en løsning. Faktisk medgået tid betyder at der vil være forskelle i, hvor mange timer der bruges på en opgave fra person til person, og dette skal ledelsen respektere.

Forskelle i tidsforbrug vil bl.a. afhænge af kollegernes forskellige erfaringer, uddannelsesmæssige baggrund, kompetencer, opgavens kompleksitet, om man er ny på området, sammensætningen af de studerende m.v.

Det fremgår klart af uddannelsesministeriets retningslinjer for tidsregistrering af 17. maj 2013, at medarbejderen skal registrere den samlede præsterede arbejdstid, altså en registrering af faktisk medgået tid.

Når du ved undervisningsårets begyndelse drøfter dine arbejdsopgaver og samlede opgaveportefølje med din leder, er det vigtigt, at du ud fra din faglige viden og dine erfaringer tager stilling til det estimerede tidsforbrug til de enkelte opgaver og gør opmærksom på evt. misforhold. Evt. kan du inddrage tillidsrepræsentanten.

I løbet af undervisningsåret skal du foretage en omhyggelig registrering af den tid, du bruger til de enkelte opgaver, hver måned sende tidsregistreringen til godkendelse hos din leder og være parat til at redegøre for dit tidsforbrug.

Hvis der er tale om manglende eller for få ressourcer til løsning af dine opgaver på et forsvarligt fagligt niveau, må du inddrage tillidsrepræsentanten og desuden bringe problemet op i klubben.

Du er sikkert ikke den eneste, der har problemet.

Derfor er det vigtigt, at der er åbenhed omkring arbejdsopgaver, tidsforbrug og arbejdstid, og at dette drøftes i klubben, så der via tillidsrepræsentanten kan ske en forventningsafstemning med ledelsen, der kan føre til en bedre balance mellem arbejdsopgaver og estimeret tidsforbrug.