Spørgsmål og svar om arbejdstid

For adjunkter gælder, at der skal være mindst 25 procent opgaver i grunduddannelser, mindst 25 procent i efter- og videreuddannelse og mindst 25 procent i forskning og udvikling. Gælder noget tilsvarende for lektorer?

For lektorer gælder, at de nævnte arbejdsopgaver skal indgå i enhver lektorstilling, men vægtningen mellem de forskellige opgaver kan variere over tid. Det forudsættes videre at ansættelsesgrundlaget giver mulighed for, at lektoren løbende vedligeholder og fornyr sine kvalifikationer til at løse alle disse opgaver. Endvidere er det forudsat, at fastansatte lektorer kontinuert skal bidrage til løsning af professionshøjskolens forsknings- og udviklingsopgaver.

Jeg har på et møde med min leder nikket til min opgaveportefølje. Betyder det, at jeg har bundet mig til at klare opgaverne inden for min sædvanlige arbejdstid?

Når du har nikket til din opgaveportefølje, skal du bestræbe dig på at klare opgaverne inden for din sædvanlige arbejdstid. I takt med, at du udfører arbejdsopgaverne, skal du løbende registrere din arbejdstid. Tyder din løbende tidsregistrering på, at det det enten er nødvendigt at bruge mere eller mindre tid på løsningen af opgaverne end forudsat, kan det give anledning til dialog om justeringer af arbejdsopgaver m.v. med din leder. I den forstand svarer opgaveporteføljen til et budget, mens din tidsregistrering har karakter af et regnskab over din arbejdstid.

Det er din faktiske arbejdstid og ikke opgaveporteføljen, der er afgørende for, om du fx har krav på honorering for merarbejde.

Når min leder har sat timetal på de enkelte opgaver, fx 2,5 arbejdstime pr. undervisningslektion, 200 timer til et administrativt hverv, 200 timer til et udviklingsprojekt og 100 timer til møder og faglig á jour føring, så er jeg vel forpligtet til at holde mig til det i praksis?

Ledelserne på professionshøjskolerne har været meget optaget af, at komme væk fra det akkordsystem, som de hidtidige lokalaftaler har været bygget op omkring. Derfor har det ikke karakter af akkorder, når lederen som hjælp til sin planlægning af arbejdstilrettelæggelsen anvender nogle gennemsnitlige standarder i forbindelse med tidstildelinger til nogle arbejdsopgaver. Du skal selvfølgelig bestræbe dig på at løse dine arbejdsopgaver så effektivt som muligt til den kvalitet, der bl.a. i henhold til din faglige vurdering er gældende eller er nødvendig på dit arbejdsområde. Og du er forpligtet på løbende at registrere din faktiske arbejdstid, som naturligvis kan adskille sig fra planlægningsforudsætningerne, da der jo netop ikke er tale om akkord.

Hvad skal jeg gøre for at få honoreret mit merarbejde, og hvorfor er det ikke tilstrækkeligt, at mit tidsregnskab udviser et pænt overskud?

Reglerne for, hvordan du kan gøre krav på merarbejdshonorering, er fastsat i overenskomstens merarbejdsbestemmelse. Ved siden af er der etableret et tidsregistreringssystem.

DM anbefaler, at man tænker de to systemer sammen, så ledelsen i forbindelse med den løbende godkendelse af arbejdstidsregistrering og dialog herom tager stilling til, at den godkendte tid også har været nødvendig for løsningen af opgaverne.

En række professionshøjskoler fremhæver desværre stadig, at der ikke med godkendelse af tidsregistreringerne er taget stilling til et eventuelt senere merarbejdskrav

Indtil der på din arbejdsplads opnås enighed om, at de godkendte tidsregistreringer er grundlaget for at afgøre, om du har krav på merarbejdshonorering, skal du følge overenskomstens bestemmelser for at stille krav om merarbejdshonorering:

Du kan gøre krav på merarbejde, som du er pålagt i henhold til særlig ordre, eller som har været en forudsætning for din forsvarlige varetagelse af tjenesten. Endvidere skal merarbejdet have været af større omfang og strakt sig over en periode, der normalt ikke må være mindre end 4 uger.

Du skal skriftligt redegøre for grundlaget for merarbejdet, dettes karakter samt timeforbruget. (Her kan du støtte dig på tidsregistreringer, arbejdsportefølje samt eventuel dialog med din leder).

Du skal afgive din indberetning ved merarbejdets ophør og mindst en gang årligt.

På baggrund af indberetningen træffer ledelsen efter drøftelse med dig afgørelse om, hvorvidt betingelserne for merarbejdshonorering er opfyldt.

Du kan naturligvis hente støtte hos din TR og i DM’s sekretariat, hvis en sådan sag måtte støde på modstand.

Hvordan kan klub og tillidsrepræsentant støtte mig i at få honoreret mit merarbejde?

Reglerne for, hvordan du kan gøre krav på merarbejdshonorering, er fastsat i overenskomstens merarbejdsbestemmelse. Ved siden af er der etableret et tidsregistreringssystem.

Hvis der på din arbejdsplads generelt opstår usikkerhed om vilkårene for at få honoreret merarbejde vil det være oplagt at tage problemet op i klubben.

Hvis du er usikker på, om du har krav på honorering af merarbejde, anbefaler DM, at du drøfter spørgsmålet med din tillidsrepræsentant, som kan hente støtte i DM til vurdering af sagen.

Er det rigtigt, at merarbejde kun kan opgøres ved udløbet af en årsnorm?

Du kan gøre krav på merarbejde, som du er pålagt i henhold til særlig ordre, eller som har været en forudsætning for din forsvarlige varetagelse af tjenesten. Endvidere skal merarbejdet have været af større omfang og strakt sig over en periode, der normalt ikke må være mindre end 4 uger.

Du kan så fremsende krav om honorering af det, når det er ophørt og mindsten gang om året.

Formuleringen indebærer, at du også i løbet af året kan fremsende krav på merarbejde i tilfælde af, at du har haft et merarbejde, der har strakt sig over mindst 4 uger, haft større omfang og er ophørt.

Har du fx arbejdet 60 timer for meget i august, september og oktober, hvorefter du kommer ned på din sædvanlige ugentlige arbejdstid, kan du fremsende redegørelse for dit krav på merarbejde, som ledelsen så efter drøftelse med dig skal tage stilling til honorering af.

Merarbejdet honoreres i givet fald med tillæg af 50 procent og skal afvikles som afspadsering senest inden udløbet af det efterfølgende år eller udbetales.

Kan der først blive tale om merarbejde, hvis det har været skriftligt pålagt eller aftalt?

Overenskomsten fastlægger de betingelser, der skal til, for at der kan være tale om merarbejde:

Du kan gøre krav på merarbejde, som du er pålagt i henhold til særlig ordre eller som har været en forudsætning for din forsvarlige varetagelse af tjenesten. Endvidere skal merarbejdet have været af større omfang og strakt sig over en periode, der normalt ikke må være mindre end 4 uger.

Du skal skriftligt redegøre for grundlaget for merarbejdet, dettes karakter samt timeforbruget.

Det er således ikke nogen betingelse, at merarbejdet forlods skal være skriftligt pålagt eller aftalt, og en professionshøjskoles ledelse kan naturligvis ikke ensidigt udbygge overenskomstens bestemmelser med sådanne krav.

Hvorfor skal jeg registrere min arbejdstid?

Tidsregistreringen er en forpligtelse for dig, men også en nødvendig forudsætning for at kunne opgøre din samlede arbejdstid efter overenskomsten og dit evt. krav på merarbejdsbetaling.

Men din og dine kollegers tidsregistrering giver også ledelsen mulighed for at få et reelt overblik over tidsforbruget til de enkelte arbejdsopgaver og dermed mulighed for at foretage en bedre fordeling og planlægning af arbejdet, så det fordeles jævnt over året og på medarbejderstaben, og således at hver enkelt medarbejder får tildelt en opgaveportefølje, der holder sig inden for den gennemsnitlige ugentlige arbejdstid.

Hvordan registrerer jeg arbejdstid under sygdom m.v.?

Hvis du har en gennemsnitlig arbejdstid på 37 timer ugentligt, registrerer du 7,4 arbejdstime eller 7 timer og 24 minutter på en dag, hvor du har været sygemeldt hele dagen. Tilsvarende gælder, når du skal registrere arbejdstid under ferie m.v.

Hvordan registrerer jeg som deltidsansat arbejdstid under sygdom m.v.?

Er du ansat på fuld tid, altså 37 timer ugentlig, registrerer du 7,4 arbejdstime eller 7 timer og 24 minutter på en dag, hvor du har været sygemeldt hele dagen. Tilsvarende gælder, når du skal registrere arbejdstid under ferie m.v.

Er du ansat på deltid registrerer du med en forholdsmæssig andel af 7,4 arbejdstime eller 7 timer og 24 minutter.

Er du fx ansat på halv tid registrerer du 3,7 arbejdstime henholdsvis 3 timer og 42 minutter.

Hvilken støtte kan min tillidsrepræsentant og klub give mig i forbindelse med tidsregistrering?

Efter en kort indkøringsfase skal tidsregistrering helst være en ukompliceret rutineopgave, der tager ganske få minutter dagligt.

I indkøringsfasen kan der være behov for, at ledelse, tillidsrepræsentant og klub tilvejebringer en forventningsafstemning om, hvordan opgaveporteføljer udarbejdes, og tidsregistreringssystemet anvendes.

I klubben vil det være naturligt at udveksle erfaringer om opgaveporteføljer og tidsregistrering og tage eventuelle problemer op til drøftelse med henblik på at finde praktiske fælles løsninger, som tillidsrepræsentanten om nødvendigt kan gå videre til ledelsen med.

En praktisk løsning kan for eksempel være, at det med ledelsen afstemmes, at du naturligvis er velkommen til at tage tillidsrepræsentanten med til samtaler om opgaveportefølje eller tidsregistrering, hvis du ønsker det.

Jeg er bange for, at min leder ud fra min registrering af faktisk arbejdstid vil mistænke mig for at være langsom eller meget nøjeregnende, så kan jeg ikke bare nøjes med at registrere 7,4 arbejdstime per arbejdsdag?

Nogle arbejdspladser har på forhånd udfyldt tidsregistreringsskemaet med 7,4 arbejdstimer pr. dag.

Du skal imidlertid – også for din egen skyld - registrere dine faktiske arbejdstimer pr. dag, dels for at få et reelt billede af arbejdsopgavernes omfang, så arbejdstiden kan tilrettelægges efter dette, dels for at få et overblik over evt. merarbejde eller evt. undertimer.

Hvis du bruger flere timer på dine arbejdsopgaver end forudsat i udmeldingen af timer, anbefaler DM, at du drøfter opgaveporteføljen med din leder for at få den justeret, evt. efter konsultation med din tillidsrepræsentant.

Hvis der opstår problemer med anerkendelse af den faktisk lagte arbejdstid, vil det være en god idé at drøfte det i klubben, så der via tillidsrepræsentanten kan ske en kollektiv henvendelse til ledelsen.

Jeg er bange for, at jeg formentlig kommer ud med et pænt undertimetal, så kan jeg ikke bare lade være med at justere forhåndsregistreringen på 7,4 arbejdstime pr. arbejdsdag?

Du har en forpligtelse til at registrere din faktiske arbejdstid, uanset om det ved undervisningsårets afslutning vil ende med, at du har undertid eller overtid. Det er vigtigt at få et reelt billede af arbejdsopgavernes omfang, så arbejdstiden kan tilrettelægges efter opgavernes omfang.

DM anbefaler, at du går i dialog med din leder omkring omfanget af din opgaveportefølje, hvis du kan se, at du vil få undertid, da du jo så vil have mulighed for at rette det op ved at påtage dig nogle flere opgaver end oprindeligt planlagt.

Hvor tit skal ledelsen godkende min tidsregistrering?

Arbejdspladsen skal mindst en gang om året opgøre og godkende dine faktisk erlagte arbejdstimer samt eventuelt merarbejde i henhold til overenskomsten, men DM og Uddannelsesministeriet anbefaler, at det gøres løbende fx en gang om måneden.

Jeg er usikker på, om min leder løbende godkender mine tidsregistreringer. Hvad kan jeg gøre ved det?

For at være sikker på, at din leder har godkendt din tidsregistrering, bør du have en bekræftelse på det. Dette kan være i form at en underskrift eller en mail, hvoraf det fremgår, at tidsregistreringen er godkendt. Det er ikke nok at få en mundtlig bekræftelse, da der senere kan opstå tvivl om, hvad der egentlig er godkendt.

Selv om din leder ikke ønsker at godkende din tidsregistrering, anbefaler DM, at du hver måned sender din tidsregistrering til ledelsen, så ledelsen er orienteret om de faktiske forhold.

Har jeg pligt til at kontakte min leder, når jeg kan se, at jeg formentlig havner i en merarbejdssituation?

Det er ledelsens ansvar at planlægge arbejdsopgaverne, så merarbejde undgås, men hvis det af dine tidsregistreringer fremgår, at du har over en længere periode har merarbejde, og lederen ikke tager initiativ til at drøfte dette, anbefaler DM, at du kontakter din leder om det for at få en aftale om en bedre afbalancering af dine arbejdsopgaver.

Jeg er blevet indkaldt til møde af min chef om, at min tidsregistrering viser et pænt overskud. Hvilke argumenter kan jeg tage med til mødet?

Det er en god idé, at du til mødet forbereder dig på at kunne redegøre for dit tidsforbrug til de forskellige opgaver.

Hvis ledelsen på din arbejdsplads har valgt, at der kun skal registreres i en enkelt eller i ganske få kategorier, vil tidsregistreringen ikke afsløre, hvad det er for konkrete opgaver, der eventuelt har bidraget særligt til, at din tidsregistrering er kommet ud med overskud. Her vil det være en god ide, hvis du inden mødet gennemtænker, hvad der er årsag til overskuddet, herunder om det blot skyldes, at du har for mange opgaver, eller det skyldes, at nogle af opgaverne er blevet mere tidskrævende end forventet.

Din argumentation for tidsforbruget må først og fremmest tage udgangspunkt i de vurderinger af faglig karakter, du har foretaget i forbindelse med de opgaver, du har løst.

Herudover skal du huske at inddrage andre faktorer, der har haft betydning for tidsforbruget, fx ny forskning på området, aktuelle samfundsdebatter, nye uddannelsesbestemmelser.

Både du og din leder skal være opmærksomme på tidsforbruget, såfremt det af tidsregistreringen fremgår, at dit tidsforbrug ligger væsentligt over de 37 timer i gennemsnit om ugen.

En løbende dialog vil gøre det lettere for dig at huske, hvad du har brugt tiden på, hvorfor du bruger mere tid end forudsat og forklare, hvorfor du anser tidsforbruget for nødvendigt for en forsvarlig varetagelse af dit job.

Ledelsen bør løbende godkende din tidsregistrering, og DM anbefaler at ledelsen samtidig tager stilling til, at den godkendte tid også har været nødvendig for løsningen af opgaverne. Dermed kan det undgås, at du er nødsaget til at have egne skufferegnskaber over dit tidsforbrug.

Er det rigtigt, at min leder bare kan sige, at jeg skal løse mine opgaver til mindre kvalitet for at holde arbejdstiden?

Det er rigtigt, at din leder har ledelsesret med hensyn til at bestemme, hvilke arbejdsopgaver du skal løse i din arbejdstid. Hvis det ikke kan lade sig gøre at løse opgaverne indenfor arbejdstiden, skal du og din leder gå i dialog om dette. I sidste ende vil din leder kunne sige, at du skal løse dine opgaver på kortere tid – og dermed måske i en ringere kvalitet.

Men det er vigtigt, at du i dialogen med din leder inddrager, at uddannelserne er underlagt regler, som fastsætter, hvad de studerende skal nå i løbet af et semester, og hvad de efterfølgende forventes at kunne.

Og det er væsentligt, at du holder fast i din faglige vurdering m.ht. indholdet i de opgaver som du skal løse. Du er ansat til at kunne vurdere, hvad der kræves, for at indholdet i dine opgaver bliver af en faglig tilfredsstillende kvalitet.

I forbindelse med den igangværende tillidsreform indenfor den offentlige sektor er der netop lagt vægt på, at lederne skal have tillid til medarbejdernes faglige dømmekraft. Tilliden og det faglige handlerum skal følges af et fælles ansvar mellem leder og medarbejder for at målene nås.

Min leder vil ikke acceptere min registrering af faktisk arbejdstid fordi han siger, at jeg har fået nøjagtig samme timetildelinger som mine kolleger. Skal jeg finde mig i det?

Det korte svar er nej. I og med at der ikke længere arbejdes ud fra akkorder, skal der ske registrering af faktisk medgået tid. Det er selvfølgelig i orden, at ledelsen udmelder et forventet timebudget til opgaverne, men hvis budgettet viser sig ikke at holde, skal du og din leder tage en drøftelse af dette med henblik på at finde en løsning. Faktisk medgået tid betyder at der vil være forskelle i, hvor mange timer der bruges på en opgave fra person til person, og dette skal ledelsen respektere.

Forskelle i tidsforbrug vil bl.a. afhænge af kollegernes forskellige erfaringer, uddannelsesmæssige baggrund, kompetencer, opgavens kompleksitet, om man er ny på området, sammensætningen af de studerende m.v.

Det fremgår klart af uddannelsesministeriets retningslinjer for tidsregistrering af 17. maj 2013, at medarbejderen skal registrere den samlede præsterede arbejdstid, altså en registrering af faktisk medgået tid.

Jeg synes det er ubehageligt, når min leder betvivler, at det har været nødvendigt at bruge så meget tid på løsning af mine opgaver. Hvordan undgår jeg, at de manglende ressourcer til løsningen af opgaverne bliver mit individuelle problem?

Når du ved undervisningsårets begyndelse drøfter dine arbejdsopgaver og samlede opgaveportefølje med din leder, er det vigtigt, at du ud fra din faglige viden og dine erfaringer tager stilling til det estimerede tidsforbrug til de enkelte opgaver og gør opmærksom på evt. misforhold. Evt. kan du inddrage tillidsrepræsentanten.

I løbet af undervisningsåret skal du foretage en omhyggelig registrering af den tid, du bruger til de enkelte opgaver, hver måned sende tidsregistreringen til godkendelse hos din leder og være parat til at redegøre for dit tidsforbrug.

Hvis der er tale om manglende eller for få ressourcer til løsning af dine opgaver på et forsvarligt fagligt niveau, må du inddrage tillidsrepræsentanten og desuden bringe problemet op i klubben.

Du er sikkert ikke den eneste, der har problemet.

Derfor er det vigtigt, at der er åbenhed omkring arbejdsopgaver, tidsforbrug og arbejdstid, og at dette drøftes i klubben, så der via tillidsrepræsentanten kan ske en forventningsafstemning med ledelsen, der kan føre til en bedre balance mellem arbejdsopgaver og estimeret tidsforbrug.