Indholdsløse møder, hvor der bliver talt og talt, men hvor beslutninger og konkrete output har lange udsigter, er velkendt for mange. Få en tjekliste, du kan bruge næste gang, du oplever et møde uden fremdrift.
Du kender sikkert følelsen. Du møder op til mødet til tiden, har dine pointer og input klar og glæder dig til, at I kan arbejde videre med projektet eller indsatsen efter et godt og frugtbart møde.
Men, men, men. Alt for mange møder drukner i udenomssnak, uklarheder om mødets formål eller uforberedte deltagere.
Og ofte ender det med, at du går fra mødet med flere spørgsmål end svar.
God mødeledelse kan spare frustrationer
God mødeledelse og god facilitering af møder kan spare mange timers frustration og ukonstruktive timer i mødelokalet.
Ib Ravn er ph.d. og lektor på DPU, hvor han forsker i god mødeledelse.
Du kan sikkert genkende de typiske problemer med møder, som Ib Ravn har identificeret:
- Starter for sent
- Formålet og forventede resultater fra mødet er uklart
- Diskussionerne på mødet bliver ufokuserede
- Nogle få taler, andre bidrager ikke
- Der samles ikke op eller træffes beslutninger
- Møder slutter for sent – eller man når ikke gennem de planlagte punkter
- Du går fra mødet med en fornemmelse af, at mødet var spild af tid
Gode råd til mødeledelse på din arbejdsplads
- Lav en realistisk dagsorden og sæt forventet tid på hvert punkt
- Specificer for hvert mødepunkt, om der er tale om et diskussionspunkt, orienteringspunkt eller beslutningspunkt
- Er alle punkter på mødet ikke relevante for alle, så lav en dagsorden, der giver mødedeltagerne mulighed for at deltage på dele af mødet
- Start til tiden – så lærer folk at komme
Det kan være en god idé at have en mødefacilitator, der er ansvarlig for mødet.
Facilitatorens rolle er fokus på proces og form, mens mødedeltagerne skal fokusere på substans og indhold.
En facilitator skal:
- Have mødedeltagernes legitimitet. Er han ny eller ukendt som facilitator skal han præsenteres for mødedeltagerne
- Indlede med at fortælle om mødets emne(r) og forventet udkomme af mødet
- Hjælpe med at folks indlæg korte og relevante
- Bevæge mødet fremad og tage helikopterperspektivet
- Konkludere og samle op: Hvad gør hvad efter mødet
Gode møder giver højere udbytte
Mikkel Balslev er programchef i DM og er ansvarlig for de projekter, der kører på tværs af afdelingerne i DM’s sekretariat. Han har i en årrække beskæftiget sig med god mødeledelse og overlevet adskillige møder i forskellige typer af organisationer.
Hans råd til god mødeledelse kan give dig og dine kolleger et højere udbytte af jeres møder:
- Afstem kravene til forberedelse. Skal deltagerne have læst noget eller forberedt sig på anden vis
- Er det overhovedet nødvendigt at afholde mødet? Eller kan informationen deles på andre måder?
- Overvej forskellige mødeformer: Fx stående, gående eller virtuelle
