Afgørelsen fortæller, at hvis en medarbejder i medfør af databeskyttelsesforordningen har ret til at få slettet bestemte dokumenter, har medarbejderen også krav på at få slettet eventuelle henvisninger til disse dokumenter. Medmindre der er et selvstændigt legitimt formål at opbevare henvisningerne.
Et DM-medlem var blevet indkaldt til en disciplinærsamtale, som aldrig fandt sted, da medlemmet forinden opsagde sin stilling.
Arbejdsgiver havde imødekommet en udtrykkelig anmodning fra DM om at slette dokumenterne vedrørende den disciplinære samtale, men fastholdt at der bestod en retlig forpligtelse til at opbevare aktoversigten, hvoraf det fremgik, at medlemmet havde været indkaldt til den disciplinære samtale.
DM indgav sagen for Datatilsynet med påstand om, at forholdet var omfattet af databeskyttelsesforordningens ret til sletning (retten til at blive glemt). DM anførte, at aktoversigten indeholdt et overblik over de akter, der fortsat fremgik af medlemmets sag og således ikke havde nogen selvstændig betydning. Da de underliggende dokumenter vedrørende den påbegyndte disciplinære sag mod nu var slettet, var der intet legitimt formål med at gemme aktoversigten.
Arbejdsgiver anførte, at de havde en retlig forpligtelse i medfør af offentlighedsloven til at opbevare aktoversigten, da den var dokumentation for, at de havde overholdt deres forpligtelser i forbindelse med besvarelse af en aktindsigtsanmodning, ligesom de havde et legitimt formål med opbevaringen, da forholdet endnu ikke var forældet, og der derfor fortsat kunne rejse krav mod dem.
Datatilsynet foretog en konkret vurdering af offentlighedsloven, og hvornår der kan være tale om en retlig forpligtelse. Datatilsynet vurderede, at formålet med bestemmelsen er at sikre offentlighedens kontrolmulighed i forbindelse myndighedens gennemførelse af aktindsigten. Datatilsynet anfører, at da de underliggende dokumenter er slettet, tjener aktoversigten ikke længere det formål, som bestemmelsen er udtryk for. Arbejdsgiver havde således ikke en retlig forpligtelse til at opbevare oplysningerne, og DM’s medlem fik ret til at få oplysningerne om den disciplinære sag slettet.
Afgørelsen fra Datatilsynet gav således DM’s medlem medhold i, at en arbejdsgiver efter medlemmets opsigelse skulle slette oplysningen om, at medlemmet inden opsigelsen havde været indkaldt til en disciplinærsamtale, da arbejdsgiver ikke havde en retlig forpligtelse til at opbevare en aktoversigt med oplysning om en disciplinærsag, når de underliggende dokumenter vedrørende disciplinærsagen var slettet.
