Administrationsreform skulle frigøre millioner til forskning og uddannelse – i stedet spilder forskerne nu mere tid på administration

Ambitionerne var tårnhøje, da Københavns Universitet i 2023 præsenterede planerne om en gennemgribende omorganisering af administrationen.

Den skulle være bedre, mere brugerrettet, billigere og opleves som nær og tilgængelig. 

Samtidig skulle den gøre livet lettere for medarbejdere og studerende og frigøre omkring 300 millioner kroner om året, der skulle bruges til forskning og uddannelse i stedet for bureaukrati.

Nu, tre år senere, tegner en intern evaluering, som Forskerforum har set, et billede, der står i skærende kontrast til de oprindelige målsætninger.

Statusrapporten bygger på svar fra 400 tilfældigt udvalgte videnskabelige medarbejdere. Hele 77 procent svarede, at reformen har flyttet deres arbejdstid væk fra kerneopgaverne og over mod administration.

For 43 procent er forskydningen markant: De angiver, at de bruger meget mere tid på administration og meget mindre på deres kerneopgaver. Kun to procent oplever det modsatte. 

Det øgede tidsforbrug går ifølge rapporten især til økonomi og projektadministration, undervisnings- og eksamensadministration samt koordinering og opfølgning. Forskerne beskriver blandt andet, at de selv bruger mere tid på budgetter og økonomiopfølgning, rapportering til bevillingsgivere, eksamensplanlægning og på at finde de rigtige administrative medarbejdere og følge op på manglende svar. 

I fritekstsvarene beskrives et "klart mønster af systematisk opgaveglidning fra administration til VIP".

Opgaver inden for blandt andet økonomi, HR, ph.d.-administration og undervisnings- og forskningsunderstøttelse, som tidligere blev løst administrativt, forventes nu i vid udstrækning håndteret af forskerne selv.

KU’s universitetsdirektør, Søren Munk Skydsgaard, kalder resultaterne alvorlige, men understreger, at statusrapporten er et øjebliksbillede fra en omfattende omlægning, hvor nye arbejdsgange, systemer og ansvarsområder endnu ikke er faldet på plads. 

"Vores arbejdstid er gratis"

Sune Olander Rasmussen, lektor ved Niels Bohr Institutet og tillidsrepræsentant, genkender billedet, som undersøgelsen tegner, fra sin egen hverdag. Han understreger, at han ikke systematisk har indsamlet erfaringer fra kolleger, men skriver til Forskerforum, at hans egne erfaringer og det, han hører fra stort set alle, han har talt med om reformen, bekræfter problemerne.

Ifølge Sune Olander Rasmussen har ambitionen om et fælles serviceniveau betydet, at opgaver enten flyttes fra TAP til VIP, ambitionsniveauet må sænkes, eller at de tilbageværende lokale administrative medarbejdere alligevel må samle de opgaver op, der falder mellem stolene.

"Det giver opgaveglidning fra TAP til VIP, fordi vores arbejdstid er gratis i administrationsreform-logikken," skriver han.

Han peger samtidig på, at forskere har forskellige behov for administrativ hjælp, mens den nye organisering efter hans vurdering betyder, at der kun ydes hjælp til en begrænset mængde "godkendte standardbehov", og derefter må forskerne klare det selv.

Når hjælpen rykker længere væk

Dorthe Duncker, professor på Institut for Nordiske Studier og Sprogvidenskab, fællestillidsrepræsentant for VIP på Det Humanistiske Fakultet og medlem af Hovedsamarbejdsudvalget, mener, at det endnu er vanskeligt at afgøre, hvor stor en del af problemerne der skyldes selve reformen, og hvad der må betragtes som indkøringsvanskeligheder.

Samtidig peger hun på, at universitetet har lyttet til noget af kritikken og blandt andet har gjort det muligt at kontakte bestemte administrative medarbejdere frem for alene at være henvist til en funktionspostkasse.

Men hun oplever fortsat, at opgaver, der tidligere "kørte helt af sig selv", kræver mere af forskerne og underviserne. De skal finde ud af, hvem de skal have fat i, hvordan en opgave skal løses, og hvilke instanser der skal koordineres med.

Det mærkes ifølge Dorthe Duncker blandt andet ved eksamener, hvor underviseren står med ansvaret over for den studerende, hvis de administrative arbejdsgange ikke fungerer som tidligere.

Også nærheden til de administrative medarbejdere har betydning. Tidligere vidste man, hvem man kunne gå til med et problem. Nu kan hjælpen komme fra medarbejdere, man aldrig møder.

Det bliver særligt tydeligt ved opgaver som projektbudgetter, regnskaber og afrapportering, hvor forskeren ifølge Dorthe Duncker har brug for en administrativ medarbejder, der kan holde styr på processen.

"Det, som en dygtig administrator kan klare på 20 minutter, er jeg måske to timer om. Ikke fordi jeg ikke kan finde ud af det. Og det er klart, at så bliver jeg selvfølgelig dygtigere efterhånden, men det var jo ikke det, der var meningen," siger hun.

Hun understreger samtidig, at kritikken ikke er rettet mod de administrative medarbejdere. Tværtimod fremhæver hun deres faglighed og advarer mod at fremstille problemerne som en konflikt mellem VIP og TAP:

"Det må ikke komme til at lyde, som om vi får sådan en VIP-TAP-konflikt. Det er overhovedet ikke det, det handler om. Vi prøver i fællesskab at få det til at fungere."

For få til opgaverne

Problemerne rammer ikke kun forskere og undervisere. Anita Kildebæk Nielsen, der som fællestillidsrepræsentant repræsenterer omkring 2.300 AC-TAP på KU, beskriver et voldsomt arbejdspres flere steder i administrationen. Særligt i studieadministrationen er der ifølge hende et markant misforhold mellem antallet af opgaver og medarbejdere. 

Tillidsrepræsentanterne får mange henvendelser om stress og oplever en del sygemeldinger. Ifølge Anita Kildebæk Nielsen oplever de samtidig, at medarbejdere på KU i stigende grad bliver afskediget relativt hurtigt, når de er sygemeldt med arbejdsrelateret stress.

Samtidig er universitetet ikke færdigt med at spare. Ifølge Anita Kildebæk Nielsen mangler der fortsat at blive fundet besparelser for 175 millioner kroner om året, og flere dele af universitetsadministrationen kan stå over for lokale tilpasninger i første halvdel af 2027.

"Selvom pengene ikke kun skal findes på løn, så er vi tydeligvis for mange i forhold til, hvad der er økonomi til i 2028 – samtidig med at vi pt. er for få i forhold til opgavemængderne," skriver hun.

Hun mener samtidig, at statusrapporten viser en faldende tillid til administrationen som system, mens tilliden til den enkelte administrative medarbejder som regel er intakt. Men hun frygter, at også den tillid kan blive svækket, efterhånden som de administrative medarbejdere, forskerne kender personligt, forlader KU eller får andre arbejdsopgaver.

Også diskussionen om, hvorvidt administrative opgaver er blevet flyttet til forskerne, fylder blandt de administrative medarbejdere. Anita Kildebæk Nielsen siger, at tillidsrepræsentanterne igen og igen hører om opgaveglidning og har taget problemet op i Hovedsamarbejdsudvalget.

Det betyder ifølge hende konkret, at nogle forskere vil opleve at skulle løse flere administrative opgaver end før reformen, mens andre måske ikke får en større samlet administrativ byrde.

Hun peger også på, at forskerne kan få nye opgaver, eksempelvis i forbindelse med ansøgninger om og administration af eksterne bevillinger, som de ikke føler sig fagligt klædt på til. Det kan ifølge hende føre til både dårligere opgaveløsning og stor frustration.

Opgaveglidning eller kulturændring?

Ifølge Nadja Månsson, tillidsrepræsentant for HK på Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet og suppleant for fællestillidsrepræsentanten, er omkring to tredjedele af de administrative medarbejdere efter hendes egen optælling nu flyttet ind i centrale centre i universitetsadministrationen, mens de resterende fortsat er på fakulteter og institutter. En stor del af administrationen er altså blevet flyttet længere væk fra de forskere og undervisere, den skal betjene.

Samtidig oplever hun en grundlæggende uenighed om, hvad der overhovedet skal betegnes som opgaveglidning og hvad, KU betegner som nye måder at arbejde på.

Nadja Månsson henviser til et dokument om et kommende projekt, hvor medarbejderne blandt andet selv skal håndtere registrering af ferie, fravær og arbejdstid.

Her beskrives det ifølge hende, at ændringen vil føles som opgaveglidning for det videnskabelige personale, men at der reelt er tale om, at der skal ske en kulturændring, hvor VIPerne skal vænne sig til at udføre flere administrative opgaver selv. 

Det er hun kritisk over for, fordi administrative opgaver ikke nødvendigvis bliver enkle at løse af at blive lagt ud til medarbejderne. De kræver stadig en administrativ faglighed og kendskab til regler og systemer.

"Den danske lovgivning er ikke nem at finde ud af, heller ikke for os i administrationen. [...] Der er jo noget faglighed i det, vi gør i administrationen, som man ikke anerkender, når ledelsen skriver sådan," siger hun. 

KU har blandt andet forsøgt at løse problemerne ved at udpege kontaktpersoner inden for økonomi, HR og studieadministration, men ifølge Nadja Månsson har kontaktpersonerne så mange driftsopgaver, at de er blevet flaskehalse med alt for lange svartider.

Konsekvenserne ser hun blandt andet hos store forskningsgrupper med mange medarbejdere og projektbevillinger.

Nogle forskningsgruppeledere har ifølge hende mistet det økonomiske overblik over deres projekter, fordi den administrative understøttelse ikke længere omfatter de samme opgaver som tidligere. 

Hun fortæller, at hun har oplevet at have dybt frustrerede gruppeledere i telefonen, som derfor i desperation selv ansætter administrativt personale i deres respektive forskningsgrupper til at løse opgaver, som burde ligge under den centrale administrative understøttelse.

Faste grænser for hjælpen

Ingrid Kryhlmand, fællestillidsrepræsentant for HK på KU og næstformand for Hovedsamarbejdsudvalget, understreger, at reformen har ramt meget forskelligt. Nogle administrative medarbejdere har fået nye ledere og en helt anden hverdag, mens andre fortsat løser stort set de samme opgaver som før. Hun beskriver selv billedet som "meget broget".

Men for de dele af administrationen, der er blevet samlet i den nye universitetsadministration, er der samtidig trukket skarpere grænser for servicen. Ifølge Ingrid Kryhlmand er der fastlagt præcise beskrivelser af, hvilke opgaver medarbejderne skal løse, og hvor langt deres hjælp til forskere og undervisere må gå.

Det betyder, at en administrativ medarbejder kan have både kompetencerne og ønsket om at hjælpe mere, men alligevel skal stoppe, fordi opgaven ligger uden for det fastlagte serviceniveau. For de forskere, der tidligere fik hjælp til flere dele af eksempelvis projektøkonomien, opleves det som en forringelse.

"Det er først, når vi ikke hjælper dem længere, at forskerne opdager, hvad det egentlig er, der har ramt dem," siger Ingrid Kryhlmand.

Hun afviser samtidig, at problemerne grundlæggende skyldes, at forskerne har været forkælede med administrativ service. 

"Hvis man tegner det kæmpestore billede af VIP'erne, så får de simpelthen ikke den understøttelse, som de har brug for, for at de kan holde deres arbejdstid på noget der ligner 37 timer om ugen og ikke 80 timer," siger hun.

KU: Reformen er ikke færdig

Kritikken af den administrative understøttelse og den øgede belastning af forskerne er Søren Munk Skydsgaard, universitetsdirektør på Københavns Universitet, ikke blind for. Han siger, at resultaterne af VIP-undersøgelsen gør indtryk, og at de har givet KU væsentligt input til det videre arbejde med reformen.

Men han understreger samtidig, at undersøgelsen blev gennemført på et tidspunkt, hvor nye arbejdsgange, it-systemer og ansvarsområder fortsat ikke var faldet på plads. Hvis undersøgelsen viste det permanente serviceniveau efter reformen, ville hans vurdering være en anden.

"Hvis det var den varige service, der blev vurderet, så ville det være meget, meget alvorligt. Så ville det være udtryk for, at reformen ikke var lykkedes," siger han.

Søren Munk Skydsgaard peger blandt andet på lange svartider, manglende koordinering og uklarhed om, hvem man skal henvende sig til, som problemer, der kan hænge sammen med overgangen til den nye organisering. Mange administrative medarbejdere har fået nye opgaver, kolleger og brugere, samtidig med at nye arbejdsgange og it-løsninger fortsat er under udvikling.

KU har blandt andet gjort det lettere for forskere og undervisere at finde frem til, hvilke medarbejdere de kan få hjælp fra. Men Søren Munk Skydsgaard erkender, at presset på administrationen betyder, at svartiderne nogle steder fortsat er længere, end de burde være.

Kombinationen af den daglige drift og arbejdet med at udvikle den nye administration lægger ifølge ham et ekstra pres på organisationen, som heller ikke er godt for medarbejdernes trivsel.

Men ikke alle forandringer skal ifølge Søren Munk Skydsgaard forstås som indkøringsproblemer. Noget skyldes bevidste beslutninger om en anden arbejdsdeling. KU har eksempelvis besluttet, at alle forskere, der søger eksterne bevillinger, selv skal starte ansøgningen i universitetets fælles system. Tilsvarende skal medarbejderne selv løse opgaver i forbindelse med rejseafregning. 

For en del forskere er det nye administrative opgaver, erkender Søren Munk Skydsgaard. KU's vurdering er, at bestemte opgaver kan løses af medarbejderne selv, hvis systemerne er enkle nok, og der samtidig er mulighed for at få hjælp. Han peger på rejseafregning som et område, hvor det nuværende system efter hans vurdering er vanskeligere at bruge, end det skal være, men hvor en ny it-løsning skal gøre opgaven lettere.

Behovet for nærhed afhænger samtidig af opgaven, siger Søren Munk Skydsgaard. Standardiserede opgaver kan efter hans vurdering løses på afstand, hvis systemerne fungerer, og hjælpen er tilgængelig. Men når det gælder eksternt finansierede forskningsprojekter, er situationen en anden.

Her anerkender han behovet for en tættere og mere personlig administrativ understøttelse. Forskeren skal ifølge ham vide, hvem der hjælper med projektet, og have mulighed for at kontakte en projektøkonom, der kender den konkrete bevilling og kan hjælpe med at følge økonomien.

Søren Munk Skydsgaard tilføjer, at der også er sket forbedringer:
"Vi har blandt andet af den grund faktisk lavet noget, som vi ikke havde før. Altså nogle nemme digitale overblik, der giver overblik over økonomien i et projekt i realtid," siger han.

175 millioner mangler stadig

Foreløbig er kun omkring halvdelen af den planlagte besparelse på 300 millioner kroner om året hentet hjem. KU mangler dermed fortsat at finde omkring 175 millioner kroner årligt. En del kan ifølge Ingrid Kryhlmand findes ved at opsige bygningsrelaterede lejemål og andre udgifter som ikke direkte påvirker medarbejderne, men hendes vurdering er, at op mod 100 millioner kroner skal findes ved at nedlægge stillinger.

Det har Ingrid Kryhlmand svært ved at se, hvordan administrationen skal kunne bære. Hun peger blandt andet på HR, hvor medarbejderne efter hendes vurdering allerede har svært ved at nå opgaverne. 

Nadja Månsson tvivler på, at nye it-systemer kan levere de nødvendige effektiviseringer hurtigt nok. Hun fortæller, at ledelsen i universitetsadministrationen allerede har bedt institutledelserne pege på "hvor der bedst kan undværes service". Samtidig er der ifølge hende allerede sagspukler flere steder i administrationen.

"Den professionelle administration. Den bliver jo splittet i atomer," siger hun og fortsætter:

"Korthuset falder i min verden helt sammen, hvis man tager flere elementer ud nu. Og det gør man jo så."

Også Anita Kildebæk Nielsen er bekymret for den næste fase:

"Det gør mig ikke tryg, at vi 'bare' skal finde os i, at 2027 også bliver et barskt år [...] Det virker kynisk på mig – lidt som om vi bare er skakbrikker og ikke rigtige medarbejdere af kød og blod. Når topledelsen nu ved, at 2027 bliver et barskt år, kunne man jo tage det alvorligt og sørge for reel forebyggelse af mistrivsel og stresssygemeldinger i stedet for bare at konstatere, at det ikke kan undgås," skriver hun.

Hvad bliver der af de 300 millioner?

Ingrid Kryhlmand fortæller, at forskerne fortsat spørger, hvor de 300 millioner kroner, som reformen skulle frigøre, er blevet af.

Ifølge hende har rektor meldt ud, at pengene foreløbig blandt andet er gået til udviklingen af den nye administration, mens en del af besparelsen også skal bidrage til de statslige besparelser, som fremgår af regeringens arbejdsprogram, men som fortsat ikke er udmøntet på universitetsområdet.

Men præcist hvor stor en del af midlerne, som administrationsreformen frigør, faktisk ender med at kunne bruges til forskning og uddannelse, kan universitetsdirektør Søren Munk Skydsgaard endnu ikke svare på.

Usikkerheden skyldes regeringens finanslovsforslag for 2027, der indeholder forslag om yderligere administrative besparelser på universiteterne.

Regeringen lægger op til nye besparelser på uddannelsesadministration og generel administration på de selvejende uddannelsesinstitutioner. Besparelserne skal efter planen stige fra omkring 170 millioner kroner i 2028 til 500 millioner kroner i 2030 og omprioriteres til andre formål i staten. 

Hvis KU's bevilling reduceres som følge af de statslige besparelser, kan en del af de penge, KU ellers ville have omprioriteret internt, gå til at dække indtægtshullet.

Søren Munk Skydsgaard mener, at administrationsreformen betyder, at KU står bedre rustet til at håndtere de statslige besparelser end hvis reformen ikke var sat i værk.