Vi har glemt, hvordan man fordyber sig: "Vi må indse problemet"

Forestil dig en gammeldags vægt, hvor den ene vægtskål er markeret ‘fordybelse’, mens den anden er markeret ‘forbindelse’. På stort set alle moderne arbejdspladser vil der være brug for begge dele i et vist omfang. Vi er nødt til at stå i forbindelse med kolleger, klienter eller kunder, men vi har også brug for tidsrum, hvor vi kan lukke af for omverdenen og fordybe os i vanskelige opgaver.

Hvordan finder vi så frem til den optimale balance mellem forbindelse og fordybelse?

Den bedste balance vil uden tvivl variere afhængig af din konkrete rolle på arbejdspladsen.

Er du fx leder, mellemleder eller HR-ansvarlig, så vil vægtskålen med forbindelse formodentlig veje tungere end vægtskålen med fordybelse, selvom du har brug for begge dele. Er du skribent eller redaktør, vejer vægtskålen med fordybelse sandsynligvis tungest, selvom du også har brug for at være i kontakt med andre. Er du underviser, handler meget
af dit arbejdsliv om forbindelse, men du har også et væsentligt behov for fordybelse til forberedelse og eventuel opgaveretning.

Min påstand er imidlertid, at der i takt med udbredelsen af alverdens digitale kommunikationsredskaber er sket et generelt skred i vores arbejdsliv, så vægten for langt de flestes vedkommende hælder alt for meget i retning af forbindelse, på bekostning af muligheden for fordybelse.

Evnen til at fordybe sig er vigtigere end nogensinde før

I vores begejstring for de mange muligheder for at holde kontakt med hinanden gennem vores moderne hjælpemidler, har vi mistet blikket for, at der kan være nogle væsentlige ulemper forbundet med den konstante tilgængelighed. Det er den klassiske historie om teknologisk udvikling: Vi er blevet revet med af det, vi kan gøre, men har glemt at overveje, om det er noget vi burde gøre.

Problemet er, at fordybelse bestemt ikke er blevet mindre vigtigt i takt med at det er blevet mere sjældent. Den amerikanske forfatter Cal Newport formulerer dette paradoks således: "The ability to perform deep work is becoming increasingly rare at exactly the same time it is becoming increasingly valuable in our economy. As a consequence, the few who cultivate this skill, and then make it the core of their working life, will thrive". (Newport, Cal, Deep Work, Grand Central Publishing, 2016)

Fordybelse er netop mere essentielt end nogensinde før, fordi vi skal navigere i mange komplekse opgaver og hele tiden følge med den rivende udvikling ved at tilegne os nye færdigheder.

Hvis man er i stand til at finde fokus og fordybe sig, så kan man både arbejde hurtigere og levere resultater af bedre kvalitet. Samtidig bliver man hurtigere til at lære nyt. Fordybelse hjælper også med at tænke ud af boksen og finde kreative løsninger på vanskelige problemer. Men det allervigtigste er måske, at muligheden for fordybelse hænger sammen med mental trivsel.

En arbejdsdag fyldt med distraktioner, afbrydelser og konstante skift mellem opgaver kan være mentalt udmattende, mens en arbejdsdag med fokuseret opgaveløsning giver langt mere ro i hovedet.

Lad os vende tilbage til de digitale kommunikationsredskaber. De skal forestille at være værktøjer til at hjælpe os i arbejdet, men de risikerer let at ødelægge fordybelsesrummet på jobbet. En konstant strøm af notifikationer giver talrige afbrydelser i løbet af den typiske arbejdsdag.

Selvom vi måske tænker på den enkelte notifikation som en kort afbrydelse på få sekunder, så viser forskningen, at selv en lille afbrydelse let kan ende med at skabe en længerevarende forstyrrelse i vores fokus.

Forestil dig fx en notifikation om en mail fra en kollega. Hvis du klikker på den, så bliver du taget helt ud af dit nuværende fokus og begynder at tænke på noget andet, som måske slet ikke er relevant for din nuværende opgave. Hvis du ikke klikker på den, så vil det alligevel spøge i baghovedet, om du burde have klikket på den. Og så snart du når næste vanskelige punkt i din nuværende opgave, vil
fristelsen til at åbne din indbakke sikkert poppe op igen. Uanset hvad, har du allerede tabt.

Arbejdspladsens intranet er også en distraktion

Men det er ikke blot notifikationer om mails, som er problemet. Mange arbejdspladser anvender intranet-løsninger, hvis design er løftet direkte fra de sociale medier. Der er måske tilmed et centralt placeret nyhedsfeed, hvor alle kan følge lidt med i alle andres opgaver, og
hvor mange nye handlinger udløser notifikationer til alle, som er blot det mindste relateret til et givent projekt.

Igen er hensigten bag dette design måske uskyldig nok - det har jo også en vis værdi, at medarbejderne har overblik over, hvad hinanden laver. Men når dette designelement fylder så meget i programmet, så bliver det hurtigt til et distraktionsredskab snarere end et værktøj til overblik. Ulemperne ved at bruge programmet kommer til langt at overstige fordelene.

Spørgsmålet er så, hvordan vi kan skabe bedre vilkår for fordybelse på arbejdspladsen. For den enkelte medarbejder er det essentielt, at man udvikler nogle konkrete strategier til at navigere i det digitale landskab.

Eksempelvis kan man gøre det til en del af sin rutine at indlægge særlige tidsrum dedikeret til fordybelse i løbet af arbejdsdagen, hvor man udøver meget streng kontrol med, hvilke digitale redskaber man har åbnet op for, og hvilke notifikationer man har tændt for.

Det er selvfølgelig vigtigt at tale med både sin nærmeste leder og sine kollegaer om, hvordan man laver denne planlægning, så de også forstår, at der kan være afmærkede perioder, hvor man er mindre tilgængelig end andre. Det er dog min klare erfaring efter samtaler med mange ansatte, at der sjældent er decideret akutte digitale beskeder i løbet af den typiske arbejdsdag for en akademiker.

I praksis vil det derfor næppe forstyrre nogens arbejdsflow, at man skærmer af for notifikationerne en times tid engang imellem. Jeg har primært hørt om positive reaktioner fra ledere og kollegaer, når den enkelte medarbejder har fremlagt planer om at afskærme fordybelsestid. Måske kan du endda være så heldig, at andre bliver inspireret til at gøre noget tilsvarende?

For en arbejdsplads er det vigtigt, at man løbende evaluerer, hvordan vilkårene for at være fokuseret og finde fordybelse er.

Er der nogle rutiner eller redskaber på arbejdspladsen, som aktivt arbejder imod behovet for at kunne fordybe sig? Er der indrettet områder, hvor folk kan trække sig tilbage, hvis de har brug for at fordybe sig i særlig grad? Er der en generel kultur for, at man respekterer hinandens tid og respekterer hinandens fokus, eller er der tværtimod en afbrydelseskultur, hvor det kan være svært at samle sig om en opgave i længere tid af gangen?

Det er den slags spørgsmål, som særligt ledere og mellemledere bør stille sig selv. Men også den menige medarbejder er med til at forme, hvilken slags fokuskultur arbejdspladsen udvikler.

For at løse problemet, må vi tale om det

Jeg har personlig talt med flere medarbejdere, som frustrerede beretter om, at de føler sig nødsaget til at arbejde hjemme, hvis det skal være realistisk at gennemføre en vanskelig opgave. Hvis det er sådan status er på ens arbejdsplads, så er der helt klart rum for en kritisk evaluering af forholdene. Det er især vigtigt at tage snakken om fokuskultur med de medarbejdere, som man eventuelt sidder på kontor med.

Der findes ikke nogen magiske løsninger på problemet med manglende fordybelse, men man kan komme rigtig langt ved i første omgang at indse problemet og i anden omgang overveje, hvilke strategier man kan anvende for at reducere dets omfang.

Det allerførste skridt kan i virkeligheden være at starte en samtale om emnet på sin arbejdsplads. Tal med hinanden om, hvorvidt I oplever plads til fordybelse i arbejdslivet. Og hvis ikke, så tænk over, hvad I kan gøre for at ændre situationen. Vi kan alle sammen være med til at skubbe vægtskålen tilbage i balance, så vi finder plads til fordybelsen igen. Til gavn for både effektivitet, kvalitet og mental trivsel.