Endnu en virksomhed indfører 4-dages arbejdsuge: Direktør ønsker Danmarks gladeste medarbejdere

Mange danskere er i for høj en grad blevet et resultat af deres indbakke. Den bruger de alt for meget tid på at rydde op i, fra de møder om morgenen, til arbejdsdagen er slut. Det fører reelt ingen vegne, og er derfor hverken godt for den ansattes trivsel eller virksomhedens indtjening. Dette mønster kendte man i den danske designvirksomhed Umage. For meget pseudoarbejde, et ønske om bedre trivsel og en mindre hektisk hverdag var baggrunden for, at Umage den 1. september besluttede at indføre 4-dages arbejdsuge med 30 timer for alle 45 ansatte.

”I samfundet såvel som hos os har vi oplevet, hvordan flere og flere har en stresset hverdag. Vi ønsker medarbejdere, der er glade for deres arbejde og vil gøre en forskel, når de er her. Men alle har et liv ved siden af arbejdet, og de relationer skal man have tid til at dyrke, hvis man også skal trives på sit arbejde”, siger Jacob Nannested Hansen, som er administrerende direktør i Umage.

”Der var for mange hos os, som der er i samfundet generelt, der er passagerer i sit eget liv og løber rundt i et hamsterhjul. Nu handler det om, at vi bliver chauffører i stedet for”, siger han.

Umage har indrettet en 4-3 dages arbejdsuge, hvor de ansatte typisk går hjem torsdag aften, og først møder igen mandag morgen. Typisk, fordi der kan være messer, der skal afholdes eller udenlandske leverandører, som skal serviceres, på fredage eller i weekender. Da næsten hele omsætningen kommer fra internationale markeder, kan det ikke undgås. Men arbejder ansatte i Umage på fredage eller i weekenden, så opsparer de en fridag.  Virksomheden har også et beredskab af studerende om fredagen, som svarer på telefonopkald og sørger for at iværksætte tiltag, der ikke kan vente til mandag morgen.

”Det er utopi at tænke, at vores firma bare kan lukke helt ned i tre sammenhængende dage, da 95 procent af vores kunder kommer fra udlandet”, siger Jacob Nannested Hansen og erkender, at han da stadig også har lidt svært ved altid at lukke helt ned for arbejdet på fredage og weekender.

Inspirationen kommer fra børnene

Baggrunden for at indføre nedsat arbejdstid for alle ansatte i Umage har ifølge direktøren været både for at løfte effektiviteten og trivslen hos de ansatte. Men inspiration til at forkorte arbejdsugen fik ledelsen i Umage fra de ansattes egne børn.

”Flere af de ansatte delte oplevelser omkring, hvordan deres børn fik sværere og sværere ved at følge med i skolen og mistrivedes. Når børnene mistrives, så gør de voksne det typisk også. Det var på tide at gøre noget ved det”, siger Jacob Nannested Hansen.

Når arbejdstiden sættes ned med 20 procent, så tænker de fleste, at omsætningen også må falde. Men det er en forstokket tankegang, mener Umage-direktøren.

”De fleste tænker på optimering. Men i sidste ende går flere og flere ned med stress, fordi flere og flere ikke kan følge med i den tilgang. Der er direkte proportionalitet mellem tiden på arbejde og antallet af fejl, der laves. I Umage lever vi af kreative folk, og folk kan ikke være kreative, hvis de er pressede”.

Jacob Nannested Hansen påpeger dog også, at en kortere arbejdsuge ikke bare løser det hele. Der skal også være en dygtig ledelse, som sørger for at skabe rammerne til, at de ændringer kan gennemføres på en god måde. Ellers risikerer det at ende med, at de ansatte løber stærkere for at nå det samme på 30 timer, som de skulle på 37 timer.

”Man skal ikke bare give medarbejderne fri, man skal samtidig igangsætte initiativer, der giver medarbejderne bedre styring over deres eget arbejdsliv og hverdagen. Vi skal stoppe op og tænke over, hvorfor vi egentlig gør, som vi gør”, siger han.

Folk går gladere hjem

Processen med at forkorte arbejdsugen i Umage startede tilbage i november 2018. Det har krævet ekstern hjælp fra blandt andet proceskonsulent og også en advokat, som har sikret, at virksomheden ikke lavede fodfejl i den proces.

”Når man laver væsentlige ændringer i fx arbejdstiden, så skal det varsles. Men ud af 35 ansatte hos os på det tidspunkt, sagde 34 ja, mens den sidste valgte at blive selvstændig. Så folk har været meget indstillet på at prøve dette af”, siger Jacob Nannested Hansen.

Aftalen mellem ledelse og ansatte går således på, at de deler udgifterne for den nedsatte arbejdstid. De ansatte er gået 20 procent ned i arbejdstid, men til gengæld 10 procent ned i løn. Da ordningen endnu ikke har fungeret så længe, er det for tidligt endnu at drage endelige konklusioner.

”Det er da et stort sats. Når vi laver vores interne målinger, kan vi se, at folk er blevet 15 procent mere effektive, så vi mangler endnu at hente noget, og det ved vi ikke sker fra den ene dag til den anden. Men vi forventer at folk er mere effektive og generelt har mindre pseudo-arbejde. Og vi kan se at folk typisk går gladere hjem torsdag aften og møder gladere igen mandag morgen”, siger han.

Kortere arbejdsuge gør det ikke alene

I februar måned besluttede den danske konsulent virksomhed IIH Nordic som den første danske virksomhed på samme måde at gøre en 4-dages arbejdsuge på 30 timer permanent for virksomhedens 50 ansatte. De går derfor på tre dages weekend, når torsdagen rinder ud. 

De ansatte i IIH Nordic arbejder 30 timer til fuld løn efter promodoro-metoden, hvor den ansatte arbejder i fire intervaller a 25 minutter, hvor en rød lampe signalerer, at det er uacceptabelt at forstyrre medarbejdere, der arbejder koncentreret og hører koncentrationsmusik i hovedtelefoner. Møder varer 20 eller 45 minutter og har en klar dagsorden med en møde­leder, der sørger for at runde af, når æggeuret ringer fem minutter før tid. Og det ser ud til at virke. Produktiviteten er steget, selvom antallet af arbejdstimer er faldet med 20.000 om året. 

Der er færre sygedage blandt de ansatte, og virksomheden har ikke længere problemer med at rekruttere og fastholde medarbejdere og trivselsmålingerne er i top, og IIH Nordic vinder “Best Place to Work”-priser på stribe.

I Umage har man som i IIH Nordic ligeledes indført en model, så når en rød lampe lyser, må man ikke forstyrre den pågældende person. Og der er lavet initiativer til, hvad de ansatte gør, så de bruger mindst muligt ineffektiv tid – som at gå forgæves eller holde for mange møder, hvor der ikke tages konkrete beslutninger.

”I Danmark har vi oplevet en række produktivitetsforbedringer og stor grad af automatisering, som har effektiviseret en række processer. Alligevel bliver flere og flere stressede. Vores mål er at rydde op i det ved at skabe en bedre balance mellem fritid og arbejde. Vi vil gerne have Danmarks gladeste medarbejdere”, siger Jacob Nannested Hansen.