AU går enegang i jagten på afløseren for forældet studieadministrativt it-system

Alligevel udgør STADS fortsat rygraden i universiteternes studieadministration, da alt fra optagelse til studieordninger, karaktergivning, eksamensbeviser, tilmelding til undervisning og eksaminer samt merit- og dispensationsansøgninger håndteres gennem systemet. Ministeriet bruger også data derfra til at beregne størrelsen af universiteternes uddannelsesbevilling.

Men systemet er fejlbehæftet, og der udvikles ikke længere nye funktioner, da det kan føre til sammenbrud, hvilket fik Aarhus Universitets direktør, Arnold Boon, til at udtale, “at STADS billedlig talt bliver holdt sammen med gaffatape”, i en artikel i Forskerforum i 2020.

Allerede i 2015 advarede universiteterne Uddannelses- og Forskningsministeriet om, at STADS havde overskredet sin sidste holdbarhedsdato, men det var først i 2018, at ministeriet tog initiativ til projektet Kopernikus. Tanken var, at ministeriet i samarbejde med de otte universiteter skulle finde afløseren for STADS, men i 2021 kastede ministeriet håndklædet i ringen og overlod opgaven til universiteterne selv med DTU i spidsen.

Det bedste for AU

I slutningen af januar besluttede Aarhus Universitet at forlade projektet og gå enegang i søgningen efter et nyt system.
Arnold Boon siger, at det sker efter en grundig overvejelse af fordelene og ulemperne ved at arbejde så mange universiteter sammen, og AU nåede frem til, at man kan gøre det bedre, billigere og hurtigere alene.

“Vi har set på, hvad der er bedst for AU, og hvordan vi kan gennemføre projektet mest effektivt. Det koster mange ressourcer at skulle koordinere med syv andre universiteter, og det kræver også mange kompromiser, fordi hvert universitet har forskellige ambitioner og forskellige it-landskaber. Derfor er det bedst at gå solo og finde det, der passer bedst muligt til AU’s behov”, siger Arnold Boon.

Det har spillet ind på beslutningen, at AU allerede selv har udskiftet flere store it-systemer og dermed gjort sig en del erfaringer. Sidste år indførte AU den nye læringsplatform Brightspace, et nyt system til administration af de internationale studerende og et nyt system til uddannelsesplanlægning. Snart skifter AU også sit eksamenssystem, og derfor var det også oplagt at finde sit eget studieadministrative system. Det er nemlig vigtigt for AU, at de forskellige systemer spiller sammen, da målet er, at de studerende skal have adgang til alle deres oplysninger på deres digitale platform, mitstudie.au.dk, for at give dem en bedre brugeroplevelse.

Standardsystem fra international leverandør

Arnold Boon forklarer, at arbejdet med Kopernikus ikke er spildt, da udbudsmaterialet og blandt andet systemkravene var ca. 75 pct. færdige, og meget af materialet kan genbruges.

I stedet for at udvikle et nyt it-system fra bunden leder AU efter et standardsystem leveret af en erfaren leverandør, som allerede har en standardløsning, der er testet og i brug på andre universiteter i verden. Det er en såkaldt cloudbaseret løsning, som leveres som en softwareservice tilgængelig i “skyen”, der løbende vedligeholdes af leverandøren, som varetager drift og opdateringer løbende fra leverandørens placering via sikker internetadgang. Da der er tale om en hyldevare, forventer universitetsdirektøren, at det bliver nødvendigt at ændre nogle arbejdsgange i organisationen, da individuelle tilpasninger til standardsystemet er dyre.

Til gengæld forventer Arnold Boon, at det bliver lidt billigere for AU, i forhold til hvis man havde fortsat samarbejdet med de andre universiteter, fordi leverandørerne formentlig vil indregne et tillæg i prisen for at skulle kommunikere med otte forskellige universiteter om deres individuelle behov. Desuden forventer han, at selve implementeringen af systemet bliver billigere, når AU gør det på egen hånd, og så skulle man gerne være kørende i 2026, altså et år før der endegyldigt bliver slukket for STADS.

Øvrige universiteter holder planen

Samtidig kører samarbejdet mellem de syv andre universiteter videre planmæssigt med DTU i spidsen, fortæller Mads Henrik Bang, der er direktør for ØSS-samarbejdet mellem AAU, AU, KU, SDU og DTU, og som programejer for Nyt SIS er ansvarlig for indkøbet af afløseren for STADS.

Også det DTU-ledede projekt satser på at indkøbe et standardrammesystem fra en udenlandsk producent.

“Vi vil ikke genopfinde STADS, så vi går fra en skræddersyet til en standardiseret verden. Vi har været i markedsdialog om kravene til systemet, og den 19. september indløb tilbuddene fra de tre prækvalificerede leverandører. Vi regner med at indgå aftalen og underskrive kontrakten i december”, siger Mads Henrik Bang.

Også han siger, at det bliver nødvendigt at ændre organisering og arbejdsgange på nogle områder, da det vil være for dyrt at konfigurere systemet til at passe til alle syv universiteters individuelle behov.

Mads Henrik Bang forventer, at der vil være en endelig afklaring med leverandøren i første kvartal næste år, og så skal systemet testes i pilotfasen.

Ifølge planen starter udrulningen herefter i foråret 2024 startende med KU i første bølge, CBS og DTU i anden bølge afsluttende med de resterende fire universiteter i tredje bølge, som slutter primo 2027.

Målet med Nyt SIS er at sætte den studerende i centrum og løfte kvaliteten af it-servicen ved at samle alle informationer, de skal bruge, ét sted.