Universiteterne hænger på kæmperegning, hvis forsinket it-projekt kører af sporet

Universiteterne skal have et nyt studieadministrativt it-system, da det nuværende, STADS, er oldgammelt, fejlbehæftet og truet af sammenbrud, men som Forskerforum kunne afsløre i det seneste nummer af bladet, er arbejdet med afløseren Kopernikus allerede to år forsinket, så det formentlig først bliver færdigt om 4-5 år.

Uddannelses- og Forskningsministeriet styrer projektet, men en anonym kilde tæt på arbejdet i styregruppen kritiserer ministeriet for ikke at have formået at etablere en kompetent organisation, og at projektstyringen har været utilstrækkelig.

Søren Lauesen, professor ved IT-Universitetet, der i over 20 år har undersøgt problemfyldte offentlige it-projekter, vurderer tilmed på baggrund af mødereferater, som Forskerforum har fået aktindsigt i, at “tingene ikke flytter sig”.

“De kører rundt i de samme spørgsmål og snakker om de ting, de vil gøre, og at det nok skal gå godt, når de får ansat de rette folk, men så vidt jeg kan se, kommer der ingen resultater, ud over at de er blevet enige om, at systemet skal hedde Kopernikus”, siger han.

Derfor spreder frygten sig nu på universiteterne for, at projektet er ved at køre af sporet, og at omkostningerne ender med at løbe løbsk, som det ofte er sket tidligere med store it-projekter i det offentlige.

Det er nemlig universiteterne, der skal betale alle udviklingsomkostninger, licenser, drift og implementering, herunder også løn til ministeriets medarbejdere i Kontoret for Studieadministration.

Altid risiko ved store it-projekter

Jesper Olesen, universitetsdirektør på Københavns Universitet, siger, at det er en utrolig kompleks opgave at udvikle et nyt system, da det skal kunne tale sammen med cirka 80 forskellige programmer alene på KU.

“Man skal ikke være blind for, at der er store risici ved it-projekter af Kopernikus’ størrelse, men det er ikke muligt at køre videre med STADS, da det er forældet, og vi oplever systemnedbrud. Hvis vi på hvert universitet valgte at udvikle vores eget system, vil der også være en risiko for, at det gik galt, og den samlede regning ville formentlig blive større”, siger han.

Ifølge Niels Jespersen, it-chef på Copenhagen Business School, støtter CBS, at udviklingsarbejdet ligger i ministeriet, og kalder det fair, at universiteterne skal betale ud fra deres brug af programmet.

“Selv om det lå et andet sted, ville vi ikke undgå drøftelser om regningens størrelse, eller hvordan den skulle fordeles”, siger han.
Hemmelighedskræmmeri om budget

Forskerforum har søgt om aktindsigt i økonomien for Kopernikus-projektet, men har fået nej, da opgaven med at levere systemer forventes at blive sendt i udbud i april 2021.
Hvis markedet kender den forventede pris i forvejen, vil det påvirke konkurrencen, og det vil ikke være muligt at sikre ligebehandling imellem tilbudsgiverne, lyder begrundelsen for afvisningen.

Udgiften til at holde STADS kørende og det forberedende projektarbejde i forbindelse med Kopernikus forventes dog at bliver på cirka 82 mio. kr. alene i 2021.

Ifølge Forskerforums oplysninger fremlagde en ekstern konsulent i juni 2020 et samlet budgetforslag for Kopernikus-projektet på 537,9 mio. kr., dertil kommer risikopuljer på 47,5 mio. kr. (internt) og 120,0 mio. kr. (leverandør), i alt et budget på 705,4 mio. kr. (eksklusive universiteternes egne implementeringsomkostninger).

Styregruppen besluttede dog at nedjustere udgifterne, da man vurderede, at det ville være umuligt at høste tilsvarende administrative besparelser, hvis prisen bliver over 700 mio. kr.

Flemming Bøge, kontorchef i Styrelsen for Institutioner og Uddannelsesstøtte og ansvarlig for Kopernikus-projektet, siger, at det er korrekt, at et konsulentfirma er kommet med et skøn, men at en pris på 700 mio. kr. er forkert.

“Det tal kan jeg ikke genkende”, siger Flemming Bøge.

Ifølge Kim Normann Andersen, professor i afdelingen for digitalisering på CBS, er det svært at vurdere, om en pris i det leje er høj eller lav.

“Hvis det nu viser sig, at der ligger en årlig besparelse på x antal millioner og x antal stillinger, så er 700 millioner fordelt på otte institutioner ikke så meget – det er ren købmandsregning. På CBS tror jeg dog ikke på, at vi kan spare mange stillinger på et nyt studieadministrativt system”, siger han.

Erfaringerne med STADS skræmmer

Universiteterne har mildest talt ikke gode erfaringer med at overlade budgetstyringen og udviklingen at it til staten.
STADS blev forsinket med fem år, og de 65 mio. kr., som oprindeligt blev bevilget, rakte ikke langt. Medregnet alle følgeudgifter kostede projektet 359 mio. kr. alene i perioden 1995 til 1998, og samlet blev der brugt mindst 800 mio. kr. på udviklingen af STADS.

Ifølge Rigsrevisionen fik universiteterne heller ikke de økonomiske fordele, som var årsagen til, at projektet overhovedet blev sat i gang. Rigsrevisorerne konkluderede, at STADS er så kompliceret og arbejdskrævende at bruge, at det kræver flere personaleressourcer.

“Sporene fra STADS skræmmer, men vi burde have lært, hvordan man ikke skal gøre. Vi skal gøre det simpelt og overlade så meget som muligt til det enkelte universitet”, siger AU-direktør Arnold Boon.

Ny Sundhedsplatform-skandale?

Flemming Bøge siger, at de gør alt for at minimere risikoen for, at det går galt.

Af den grund har de besluttet at indkøbe et standardsystem fra en af fem mulige leverandører fra USA og få det tilpasset til danske forhold.

Han er godt klar over, at det får alle alarmklokker til at begynde at bimle hos mange, fordi det netop var den løsning, som regionerne Hovedstaden og Sjælland blev kritiseret for i forbindelse med indførelsen af Sundhedsplatformen. De undervurderede opgaven med at oversætte et amerikansk system til en dansk kontekst med danske strukturer, lød kritikken.

“Med ønsket om et internationalt standardsystem til at løse en kompleks opgave er der en række ligheder mellem Kopernikus og Sundhedsplatformen, men vi er meget grundige med at sikre, at vi ikke står med de samme udfordringer. Vi har gennem tidlig dialog sikret os, at markedet kan honorere vores krav, at projektet er forankret ude på universiteterne, og at implementeringen er på plads. Det lyder måske simpelt, men det kræver en betydelig indsats at forberede”, siger Flemming Bøge og fortsætter:
“Risikoen ved denne model er langt mindre, end hvis vi byggede programmet op fra bunden”.

Prisen for Sundhedsplatformen til den amerikanske leverandør Epic var på 547 mio. kr., men implementeringen kostede 1,3 mia. kr. alene i Region Hovedstaden.

Men hvorfor skal universiteterne betale hele regningen, når ministeriet også skal modtage data fra systemet?

“Det er en videreførelse af modellen fra STADS-samarbejdet, som har eksisteret i mange år. Det er den model, som man har valgt for bevillingsrammen på universiteterne, og det er billigere for alle parter at anskaffe programmet i fællesskab”, siger Flemming Bøge.