Altafgørende it-system truet af sammenbrud – afløseren allerede to år forsinket, tidligst klar om fire-fem år

Et skandaleramt it-system med cirka 25 år på bagen, fyldt med fejl, og som man for længst er holdt op med at udvikle på, kan lukke universiteternes studieadministration ned.

STADS, som programmet hedder, bruger universiteterne til alt lige fra optagelse og indskrivning af nye studerende til tilmelding til undervisning og eksamen, karaktergivning og registrering af studieaktivitet, så de studerende kan få udbetalt deres SU. Ministeriet bruges også data fra systemet til at beregne størrelsen af universiteternes uddannelsesbevilling.

Cirka 100.000 studerende bliver administreret ved hjælp af STADS, så det er med andre ord altafgørende for universiteterne, at det fungerer, men i it-verdenen, hvor udviklingen går lynhurtig, har STADS for længst overskredet sin sidste salgsdato og måske også sin udløbsdato.

Jesper Olesen, universitetsdirektør på Københavns Universitet, siger, at man ikke behøver at være datalog for at kunne regne ud, at STADS synger på sidste vers. Det er skabt under nogle forudsætninger, der ikke eksisterer længere, og der er sket rigtig meget i mellemtiden hvad angår brugerkrav og funktioner, siger han.

“Vi er som universitet dybt afhængige af, at STADS fungerer, og det betyder også rigtig meget for vores VIP’er og for vores studerende”, siger Jesper Olesen og fortsætter:

“Vi humper videre og lapper det sammen her og der. Det er risikabelt at arbejde med, men vi lever med det på godt og ondt, da vi bruger det til mange arbejdsprocesser, og det trods alt er bedre end at bruge pen og papir. Når der er pres på i forbindelse med optag, kalder vi rutinemæssigt ekstra personale ind, i tilfælde af at systemet bryder sammen, og vi må lave tingene manuelt”, siger han.

Jesper Olesen tilføjer, at han har forståelse for, at det tager lang tid at udvikle afløseren Kopernikus, men han kunne virkelig godt tænke sig, at det gik hurtigere.

“Der har været mange forskellige ønsker til, hvad systemet skal kunne, så vi skulle blive enige om, hvilke basale behov vi har på alle universiteterne, så det er i virkeligheden ikke så mærkeligt, at det er svært og tager tid”, siger Jesper Olesen.

Kritisk konsulentrapport

At der er store problemer med STADS, kan ikke komme som den store overraskelse. Allerede i 2016 klagede universiteterne deres nød i et brev til ministeriet.
Selv den ordinære drift af STADS var tæt på at være truet, og der var ikke længere et samlet overblik over situationen, skrev de.

Efterfølgende hyrede Uddannelses- og Forskningsministeriet et konsulentfirma til at udarbejde en analyse af STADS. Anbefalingen lød derfor hurtigst muligt at udskifte det med et nyt. I konsulentrapporten, der er på engelsk, står der oversat til dansk:

“STADS giver ikke et solidt grundlag for langsigtet bæredygtig vedligeholdelse. Det vil være muligt for KMD-teamet at holde systemet kørende i nogle få år. Det skal bemærkes, at det nuværende vedligeholdelseskerneteam både er underbemandet og mindre produktivt, end benchmarkresultater antyder. Dette betyder, at mens vedligeholdelse er mulig, er den fejlbehæftet og ikke omkostningseffektiv”.

Konsulenterne skriver også, at omkostningerne til vedligeholdelse vil være stigende i de kommende år, ligesom det vil være svært og dyrt at videreudvikle systemet i forhold til myndighedskrav og institutionernes behov.

Universiteternes regning for STADS lyder på 43,6 millioner kroner i år, men det stiger til 82,3 millioner kroner i 2021.

Holdes sammen med gaffatape

Ministeriet valgte at lytte til konsulenterne og i samarbejde med universiteterne at gå i gang med udviklingen af et nyt system, der senere fik navnet Kopernikus, men processen er allerede to år forsinket, så utålmodigheden og frygten for sammenbrud i forbindelse med spidsbelastninger som det årlige studenteroptag breder sig på universiteterne.

Arnold Boon, universitetsdirektør på Aarhus Universitet, er godt træt af STADS. Han sammenligner it-strukturen i programmet med en tallerken kold spaghetti, hvor det hele er viklet ind i hinanden.

“Der er blevet udviklet på STADS lag på lag gennem årtier, og der er udviklet moduler til enkelte universiteter, så ingen kan længere overskue strukturen. Når man foretager en ændring et sted, kan det give en ny fejl et helt andet sted i systemet. STADS bliver billedlig talt holdt sammen med gaffatape”, siger Arnold Boon.

Han understreger, at ledelsen på alle universiteterne har et stort ønske om, at Kopernikus-projektet bliver en succes, da der er brug for et fælles it-system på universiteterne, der kan effektivisere administrationen og sætte de studerende i centrum, men bekymringen er, at det allerede har taget så lang tid, og om det bliver yderligere forsinket, samt hvad prisen ender med at blive, da det er universiteterne, der skal betale.

“Jo længere tid det tager, jo længere tid skal vi leve med STADS, og jeg tør slet ikke tænke på konsekvenserne, hvis vi får et stort nedbrud», siger Arnold Boon.

Lone Vestergaard, studiechef på Aalborg Universitet, siger, at de oplever, at systemet er blevet mere stabilt, efter at man holdt op med at udvikle nye funktioner i nævneværdig grad i 2018.

“Min største bekymring er, hvornår vi har et nyt system. Det er længe siden, vi begyndte at tale om at udskifte STADS, og jeg kender ikke til større it-projekter, der ikke blev forsinket. STADS vil have vanskeligt ved at imødekomme vores behov, hvis der kommer ny lovgivning, som kræver ny systemunderstøttelse. Vi har mødt forståelse fra styrelsen i forbindelse med nogle mindre ændringer, som vi ikke kan implementere, før vi har et nyt system, men vi kan jo ikke bede politikerne undlade at vedtage ny lovgivning i de næste fire-fem år alene på grund af manglende systemunderstøttelse”, siger Lone Vestergaard.

Forstår bekymring

Flemming Bøge, kontorchef i Styrelsen for Institutioner og Uddannelsesstøtte, er ansvarlig for at holde STADS flydende og for at udvikle Kopernikus. Han siger, at han godt kan forstå, hvis der på universiteterne er en bekymring for systemnedbrud.

“Det er et kernesystem, der skal fungere, da det vil være fuldstændig uoverskueligt, hvis tingene skal laves manuelt. Det er helt naturligt, at folk tænker, om de kan være trygge, eller om de risikerer, at det falder ned om ørerne på dem om et halvt år. Jeg tænker, at vi har en vigtig kommunikationsopgave i forhold til at berolige folk og forklare, hvorfor STADS godt kan holdes i drift, mens vi gør klar til Kopernikus”, siger Flemming Bøge.

Han tilføjer, at ministeriet har gjort sig store anstrengelser for at sikre, at STADS kan køre fire år endnu. Problemet er, at kodningen er så gammel, at der ikke er mange på markedet med kompetencerne til at håndtere opgaven, men man har indgået en kontrakt med en ekstern leverandør om support og vedligeholdelse af systemet, fortæller Flemming Bøge.

“Når vi taler med studiecheferne på universiteterne, giver de udtryk for, at kvaliteten er blevet bedre, og vi kan også se, at antallet af systemfejl er nedadgående, men det er ikke det samme som at sige, at alle oplever, at STADS fungerer. Jeg er ved godt mod og føler mig tryg ved, at vi kan holde det kørende uden store udfald til gene for universiteterne, men det er klart, at der tilbage i tiden har været alvorlige problemer”, siger han.

Driftsproblemer i årevis

Et hurtigt kig tilbage viser, at der har været masser af driftsforstyrrelser de seneste år. I 2014 oplevede universiteterne store problemer, da ministeriet skiftede leverandør.

I 2015 blev ministeriet og universiteterne enige om at sætte al større systemudvikling af STADS i bero bortset fra et nyt modul til optag af internationale studerende, men i 2018 opgav man helt at få udviklet den nye funktion, da prisen ville blive for høj.
Samtidig kom der flere lovændringer i 2015, som systemet ikke kunne håndtere, blandt andet studiefremdriftsreformen, der betød, at universiteterne fik ansvar for at sikre, at alle studerende var tilmeldt kurser svarende til fuld studieaktivtiet. Før reformen var det den studerendes eget ansvar at holde styr på, at kurser ikke lå på samme tidspunkt, og at de havde det rette antal ECTS-point.

Problemet var, at STADS ikke kunne validere, om en studerende måtte skifte til et andet valgfag eller bytte med en anden studerende, efter at tilmeldingsfristen var udløbet, hvis et kursus eksempelvis blev aflyst.

Studieadministrationerne måtte som konsekvens behandle mange af de studerendes sager manuelt. Særligt KU, der har mange valgfag, var hårdt ramt og stod til at miste en bevilling på 354 millioner kroner i 2020, hvis man ikke levede op til fremdriftsreformen.

I april 2016 oplevede man igen store driftsproblemer med STADS, herunder manglende stabilitet i forbindelse med studieoptag.

I foråret 2018 var den igen gal, og KU og AU havde store driftsproblemer med STADS’ selvbetjeningsportal, og i juni var der fortsat problemer med ustabil drift, som påvirkede optagelsen via den koordinerede tilmelding og understøttelsen af tilmelding til undervisning og eksamener. I 2019 oplevede alle universiteter store performanceproblemer med bl.a. optagelse.dk.

Gentager historien sig?

STADS blev forsinket med fem år, da det blev udviklet, og frygten er, at historien er ved at gentage sig i forbindelse med afløseren Kopernikus, siger en kilde tæt på arbejdet i styregruppen. Kilden ønsker at være anonym, men kritiserer ministeriet for ikke at have formået at etablere en kompetent organisation, at projektstyringen har været utilstrækkelig, og at fremdriften i projektet er utilfredsstillende.

Forskerforum har fået aktindsigt i referaterne fra møderne i styregruppen.

Dokumenterne viser frustration over, at arbejdet går langsomt, samarbejdsudfordringer bliver diskuteret, og der er store problemer med at besætte centrale poster, så universiteternes egne medarbejdere bliver bedt om at træde til i perioder.

På et møde den 24. april 2017 vurderer DTU’s repræsentant, at sektoren ikke kan vente fem år på nyudvikling, og efterlyser muligheder, for at processen fremskyndes. Den 15. maj 2018 diskuterer styregruppen “behovet for fremdrift i programmet”.

“Der er indtil nu talt meget om organisering, og der blev udtrykt et ønske om at se mere fremdrift i programmet”, står der.

I referatet fra mødet den 26. marts 2020 står der, at ministeriet har genoptaget rekrutteringsprocessen af en programleder, som skal afløse den eksterne konsulent, der har udfyldt rollen. Der skal også findes en chefarkitekt og forvaltningsleder.

I mødereferatet fra 16. april 2020 fremgår det, at den eksterne konsulent, Thomas Gottschalck, partner i virksomheden Implement, kom med en række råd til det videre arbejde, da han trådte ud af projektet.

Blandt andet kritiserede han, at der er uklare roller og mandater, og at det har taget sammenlagt syv måneder at genbesætte to ledige stillinger.

“Dette påvirker fremdrift og motivation i programmet markant”, sagde han ifølge referatet.

Forskerforum har bedt Thomas Gottschalck uddybe sine synspunkter, men det har han takket nej til.

Sundhedsplatformen skræmmer

Flemming Bøge, kontorchef i Styrelsen for Institutioner og Uddannelsesstøtte og ansvarlig for Kopernikus-projektet, siger, at han godt forstår, at en forsinkelse på to år kan virke som lang tid. Offentliggørelsen af udbudsmaterialet er blevet udskudt flere gange. Blandt andet fra sommeren 2020 til november 2020, og nu er et realistisk bud, at det først bliver i april 2021.
Forinden skal Statens It-råd foretage en risikovurdering, og det arbejde er planlagt til vinter i år eller forår 2021.

Flemming Bøge siger, at tingene tager tid af flere årsager. For det første er det en præmis for projektet, at universiteterne driver studieadministration på vidt forskellige måder, og hvis man skal udvikle et fælles system, der ikke er lige så komplekst, som STADS er i dag, kræver det, at man harmoniserer de administrative processer.

“Det er en tidskrævende proces, når de forskellige ønsker skal bøjes mod hinanden”, siger han.

Han tilføjer, at det er korrekt, at man har haft nogle rekrutteringsproblemer, men at man har valgt en samarbejdsmodel, hvor de har frikøbt kernemedarbejdere fra universiteterne, men det er et dilemma, fordi man låner universiteternes bedste folk. Derfor har de også i en periode hyret eksterne konsulenter ind.

“Det har vi ikke ønsket at blive ved med, og efter sommerferien har vi fået sat det fulde hold i ministeriet”, siger han.

Ifølge Flemming Bøge har de lagt sig fast på at indkøbe et amerikansk standardsystem, som der er fem forskellige leverandører af, men selvom det er en hyldevare, skal det tilpasses danske forhold, da uddannelsessystemet er meget anderledes i Danmark i forhold til USA. I den proces er man meget grundig for at undgå at begå de samme fejl, som man gjorde i forbindelse med Sundhedsplatformen, der også bygger på et tilpasset amerikansk standardsystem.

“Det er snublende nært at sammenligne med Sundhedsplatformen, men vi har været meget grundigere for at sikre, at vi ikke står med de samme udfordringer. Vi har sikret os, at markedet kan honorere vores krav, at projektet er forankret ude på universiteterne, og at implementeringen er på plads. Det lyder måske simpelt, men det kræver en betydelig indsats at forberede”, siger han.

Flemming Bøge håber, at man kan gå i udbud i april 2021, og så vil man formentlig få fire-fem tilbud. Forhandlingerne med leverandørerne vil strække sig til nytår, og når systemet er tilpasset de danske forhold, skal det testes på et pilotuniversitet, som bliver KU.

Derefter skal Kopernikus formentlig indføres i tre bølger med to-tre universiteter ad gangen, så hans bedste bud er, at vi skal hen til 2024 eller 2025, før alle universiteterne har fået et nyt studieadministrativt system.