AAU-medarbejdere kræver totalt stop for nyt it-system

Tre institutter på AAU har i dette efterår været ramt af SOL-formørkelse. Ikke det astrologiske fænomen, men et it-system med navnet SOL, der i den grad har gjort livet besværligt for ansatte og studerende.

SOL er en forkortelse for “skemalægning og lokalebooking”. Systemet skal overtage den lokale planlægning omkring skemaer og undervisningslokaler, blandt andet for at øge belægningsgraden – eller som det hedder på projektsitet: “Ensarte skemalægning og lokalebooking på tværs af universitetet med ressourceeffektive og digitale processer”.

Men skal man tro de medarbejdere, som fra og med efteråret 2018 har skullet benytte systemet, er det på ingen måde ressourceeffektivt. Det er tværtimod en ressourcerøver af rang.

“Ud over en markant kvalitetsforringelse og frustration for VIP har det medført en øget arbejdsbyrde for netop VIP i processen, og der er ingen synlige gevinster for instituttet”, lyder kritikken i en evaluering skrevet af en af de involverede VIP’er og omdelt ved et møde i hovedsamarbejdsudvalget.

Opfordringen i den evaluering var helt klar: Stop projektet øjeblikkeligt.

Skaber trivselsproblemer
SOL har været indført som pilotprojekt på tre institutter, alle beliggende i AAU Campus City, også kaldet Rendsburggade.

Og her har systemet ikke alene være bøvlet og arbejdskrævende, det har simpelthen haft negative konsekvenser for arbejdsmiljøet.

“Der har helt evident været nogle ganske betragtelige problemer i SOLprojektets pilotfase, som har haft en for nogle ganske stor negativ indvirkning på deres trivsel. Det gælder for såvel det teknisk-administrative som det videnskabelige personale”, udtaler Martin Mølholm, som er adjunkt og arbejdsmiljørepræsentant for det videnskabelige personale i Rendsburggade.

Han fortæller, at både arbejdsmiljøorganisationen og samarbejdsudvalget har rettet en alvorlig kritik af systemerne og hele forløbet omkring pilottesten. Han oplever dog, at projektledelsen lytter til kritikken og er indstillet på at imødekomme den så godt som muligt.

“I min verden er det tilgiveligt at fejle – også at fejle stort”, siger Martin Mølholm, der er indstillet på at give SOL-projektet en chance for at komme på ret kurs.

Investering i besparelser
Det er ikke kun arbejdsmiljø, men også kroner og øre, der står på spil omkring indførelsen af SOL. For AAU er det en investering, der på længere sigt skal give et økonomisk afkast, fordi man forventer at spare penge på bedre lokaleudnyttelse og mindre administration. De besparelser anslår AAU til at udgøre omkring 10 millioner årligt.

Men der er også store minusser i det regnestykke. Udgifterne i projektfasen til lønninger og system anslår AAU til at udgøre 4-5 millioner årligt. Og når systemet er oppe at køre, bliver der årligt ekstra faste udgifter på 4 millioner kroner til et antal ekstra skemalæggere og systemlicenser for 0,5 millioner kroner, oplyser AAU.

“Bagtanken er en mere effektiv udnyttelse af lokaler. Men så har man koblet det sammen med skemalægning, som er en kompliceret proces, der tager højde for mange ting. Og det kan man ikke bare lægge ned i sådan et system. Det er blevet bureaukratisk og tumpet med en masse sagsgange mellem parter, der skal bekræfte tingene”, siger Ole Busck, der er DMfællestillidsmand på AAU.

Han er ikke imod formålet med projektet, men udførelsen har været håbløs.

“Vi er ikke nejsigere i forhold til digitale hjælpemidler. Vi har mange af dem, for eksempel digital eksamen, det kører helt fint. Med det har man overflødiggjort noget sekretærarbejde, og det er fornuftigt nok. Men det her er ikke tænkt igennem. Man burde have testet det i mindre skala. I stedet har man valgt at gøre flere hundrede medarbejdere til forsøgskaniner”.

Erkender problemer, men holder fast
Problemerne bliver da også fuldt ud anerkendt af den styregruppe, der er nedsat omkring implementeringen af SOL-systemet.

“Der er bred enighed om, at de it-løsninger, som er implementeret i Rendsburggade, ikke har fungeret tilfredsstillende. De har ikke været testet af, inden de blev rullet ud, de har været fejlbehæftede, og de mangler helt grundlæggende funktionaliteten til at kunne give studiesekretærer og undervisere/semesterkoordinatorer det fornødne overblik til at få undervisningsplanlægningen til at falde korrekt på plads”. Sådan hedder det i et referat fra et møde i styregruppen.

Men projektet og systemet bliver ikke skrottet på trods af opfordringerne. Det fortæller studiechef Lone Vestergaard, der er formand for styregruppen.

“Både AAU’s øverste ledelse og styregruppen tager kritikken og problemerne alvorligt, men vi skrotter ikke systemet. Vi tager ved lære af de erfaringer, vi har fået, og så definerer vi en ny pilottest af systemet. For alternativet – at vi ikke har et system til skemalægning – er endnu mere problematisk”.

Man har da kunnet lægge skemaer uden det her system?

“Men det har været alt for tungt. Der bliver bundet mange ressourcer i skemalægning og ubenyttede lokaler. Projektets overordnede formål er at få frigjort nogle penge, vi kan bruge på vores kerneydelser.”

Tungt og omstændeligt
Lone Vestergaard lægger dog ikke skjul på, at SOL-projektet har været en tur op ad bakke.

“Der har været mange udfordringer med den her pilot, det er ikke nogen hemmelighed. Før projektet havde vi kortlagt, at der er virkelig mange involverede, når der skal lægges skemaer, og det ville vi gerne gøre mere effektivt. Men det har systemet ikke kunnet understøtte. Det har været tungt for VIP’erne med alt for mange tilbageløb – mailkorrespondancer og omstændelige dialoger. Det er noget af det, der har overrasket mest”.

Burde I have testet i et mindre setup, før I kørte en pilottest på tre institutter?

“Det var nødvendigt at teste på et større, sammenhængende miljø for at kunne gøre piloten realistisk. Og skal man så være bagklog – og det er man jo efter en pilottest – må man konstatere, at det har været udfordrende for de faglige miljøer. Forventningerne var, at vi kunne lave en pilot og så gå i fuld drift. Og det kan vi ikke”.

Fortryder ikke systemvalg
Har I købt katten i sækken med det her system?

“Der har været en grundig udbudsproces, så jeg mener ikke, det er et spørgsmål om, hvorvidt vi skulle have valgt noget andet. Men leverandørsamarbejdet har måske vist sig sværere end forventet. Systemet har vist nogle sider, hvor det er udfordret i forhold til det, det skal kunne. Men “katten i sækken” – den formulering vil jeg ikke bruge”. Syllabus, som er det system, SOL bygger på, bruges på flere andre universiteter, blandt andet KU. Derfor var det ifølge Lone Vestergaard et oplagt valg, da man for et år siden valgte leverandøren Scientia på baggrund af det åbne udbud. Hun vurderer dog, at systemet på AAU muligvis bruges i et mere komplekst omfang.

Fremadrettet er planen nu, at der skal køres en ny pilottest af SOL, der denne gang kun skal finde sted på Institut for Kommunikation. De to øvrige institutter har meddelt, at de ikke ønsker at deltage i en ny pilottest.