Afløseren for skandaleramt it-system koster 330 millioner kroner

Føljetonen om det mere end 25 år gamle it-system STADS ser nu langt om længe ud til at finde sin afslutning. Systemet er forældet og truet af nedbrud, men alligevel er universiteterne afhængige af det i forbindelse med deres studieadministration, da alt fra til optagelse af studerende, studieordninger, karaktergivning, eksamensbeviser, tilmelding til undervisning og eksaminer samt merit- og dispensationsansøgninger håndteres gennem systemet.

Syv af de otte universiteter - Aarhus Universitet har valgt at gå enegang - har efter en udbudsrunde valgt en cloud-løsning, hvor software, service- og tjenesteydelser stilles til rådighed via internettet.

Prisen bliver 330 millioner kroner og leveres af den danske virksomhed Fluido, der bygger løsningen på systemet Education Cloud, der er udviklet af Salesforce. Mange private virksomheder benytter allerede Salesforce til at sælge, servicere, markedsføre, analysere og oprette forbindelse til deres kunder.

Et konservativt marked

Mads Henrik Bang, it-direktør på DTU, har haft ansvaret for indkøbet af afløseren for STADS på vegne af de syv universiteter.

Han fortæller, at det er en kombination af pris og kvalitet, der gjorde, at de valgte Salesforce-løsningen fra danske Fluido.

Kravene har været, at det nye system skal sætte de studerende i centrum ved at samle alle informationer, de skal bruge i forbindelse med deres uddannelser, ét sted. Systemet skal også forbedre arbejdsgangene på universiteterne og dermed øge effektiviteten og så skal det give ledelserne bedre information om eksempelvis frafald og optagelse.

Ifølge Mads Henrik Bang har de blandt andet skelet til en rapport fra det amerikanske forsknings- og konsulentfirma Gartner Group, der har undersøgt markedet for studieadministrative it-systemer.

”De beskriver det som et forholdsvis konservativt marked, der har været langsomt til at tilbyde cloud-løsninger og som er uden den store dynamik, men Salesforce er en af de nye spillere i markedet, der har bragt ny inspiration og har fokus på at sætte kunderne i centrum,” siger han.

Det har også spillet ind, at universiteterne får et afprøvet produkt, som allerede bliver benyttet af en række universiteter i bl.a. Sverige, Norge og Finland.

Afløseren for STADS har været længe undervejs, og Mads Henrik Bang kan heller ikke oplyse præcist, hvornår det nye system kan tages i brug, da de i øjeblikket forhandler med leverandøren om detaljerne i aftalen herunder tidsplanen for udrulningen.

Det er planen systemet først skal testes i en pilotfase, når det er klart. Derefter sker udrulningen gradvist startende med KU og DTU i første bølge, CBS og ITU i anden bølge afsluttende med de resterende tre universiteter i tredje bølge, formentligt i primo 2027, hvis den oprindelige tidsplan ellers holder.

STADS: en skandale til 800 millioner kroner

Der kan altså gå flere år inden sidste kapitel om it-skandalen STADS kan skrives. Oprindeligt blev der i 1991 bevilget 65 millioner kroner til VUE-projektet (Videregående Uddannelsers Edb-system), som STADS var en del af.

I 1998 konkluderede Rigsrevisionen, at tidsplanen var overskredet med fem år, systemet ikke levede op til målsætningen, og der var samlet brugt mindst 800 millioner kroner på projektet.

I 2015 advarede universiteterne Uddannelses- og Forskningsministeriet om, at STADS var fejlbehæftet og var truet af at bryde sammen, men først i 2018 tog ministeriet initiativ til projektet Kopernikus, som i samarbejde med de otte universiteter skulle finde afløseren for STADS.

I 2021 gav ministeriet op overlod opgaven til universiteterne selv, og i slutningen af januar i år besluttede Aarhus Universitet at gå enegang i søgningen efter et nyt system, da AU var nået frem til, at man kunne gøre det bedre, billigere og hurtigere alene.

Forbedring for ansatte og studerende

Claus Riis Pedersen, landechef hos Fluido Danmark, oplyser, at Education Cloud som Fluido bygger systemet på, har til formål at holde studerende og ansatte tæt forbundet gennem et system, der er mere effektivt, enkelt og brugervenligt.

Det nye studieadministrative system vil understøtte en lang række af universiteternes processer, herunder opbyggelse af uddannelserne, tilmelding til fagelementer eller prøver, registrering af prøveresultater, behandling af studentersager, kommunikation og vejledning samt betaling og indberetning til myndighederne.

Det bliver også muligt at digitalisere en række af de processer, der i dag er fysiske, og ansatte og studerende vil kunne arbejde på tværs af institutioner, da de vil blive mødt af en brugergrænseflade, de kender, eftersom der er tale en ens standardløsning.

”Det vil gøre en masse ting nemmere for både de studerende og de ansatte. F.eks. vil en studerende, der flytter sin uddannelse til et andet universitet med samme studieadministrative system, opleve en langt mere gnidningsfri overgang, fordi fag og meritter automatisk bliver overført. Det betyder, at den studerende ikke manuelt skal sende dokumentation for gennemførte fag til det nye universitet, da alt kan klares online,” siger Claus Riis Pedersen.

Han tilføjer, at det vil være markant nemmere løbende at opdatere systemet, så det hele tiden er tidssvarende, fordi det er en cloud-løsning.

AU klar med udbud

På AU skriver ledelsen i en intern nyhed til medarbejderne, at Folketingets Finansudvalg har givet grønt lys til at sende universitetets studieadministrative system (SIS) i udbud. Målet er at finde et internationalt standardsystem, som ”både kan udvikle sig med markedet og med AU’s egne behov,” skriver ledelsen.

Valget forventes at blive truffet inden sommeren 2024 og fra efteråret 2027 skal SIS være rygraden i AU’s studieadministration, når Uddannelses- og Forskningsministeriet udfaser STADS. 

Ambitionerne er blandt andet, at det nye system skal ”give AU mulighed for at videreudvikle og forbedre den personaliserede portal mitstudie.dk, som giver de studerende én samlet indgang til studieinformation og selvbetjeningssystemer. Derudover skal det nye SIS-system kunne bidrage til at optimere de studieadministrative processer og arbejdsgange for den enkelte medarbejder og på tværs af studieadministrationen – og samtidig højne kvaliteten af de data, der fødes ind i AU’s relaterede systemer.”