Er din nye chef en algoritme?

Udbuddet af programmer, der kan overvåge medarbejdere, er stort. Et eksempel er Forcepoint, der blandt andet tilbyder at »holde øje« med, om medarbejdere har planer om at sige op, er i økonomiske vanskeligheder, hvor de befinder sig i arbejdstiden, hvad de søger på, og om der skulle være negativ stemning blandt kollegerne. Det sker gennem indsamling af data fra mails, chats, telefonopkald, besøgte websteder, søgeord, gps-placering og aktivering af kamera og mikrofon. Det betyder ganske enkelt, at vi har teknologi til at holde øje med medarbejdernes effektivitet og adfærd. Men skal vi?

- Teknologi er ikke god eller ond. Det handler om, hvordan og til hvad vi bruger den, sagde Lisbeth Knudsen, strategidirektør hos netavisen Altinget og Ugebrevet Mandag Morgen i velkomsten til konferencen Algoritmer, ledelse og arbejdsmiljø i december 2022.

I USA har dataindsamlingen af medarbejdernes gøren og laden spredt sig så hurtigt, at The Wall Street Journal kalder det den hurtigste udrulning af en teknologi i historien. En EU-undersøgelse viser, at 22 procent af danske virksomheder bruger en form for dataindsamling om deres ansatte. Og i en ny analyse om danske medarbejderes oplevelse af og holdning til dataindsamling, lavet af Dataetisk råd, HK, IDA og forskningsprojektet Algoritmer, Data og Demokrati (ADD), har hver femte medarbejder følt sig overvåget digitalt. Analysen vender vi tilbage til.

Museklik og tastetryk

Ifølge chefkonsulent i IDA Grit Munk er der formelt to overordnede formål med at bruge dataindsamlingssystemer: Enten som et HR-værktøj, der skal sikre trivsel og holde øje med stressniveauet, eller som it-sikkerhed for at tjekke, om de programmer, medarbejderne downloader, har virus, eller om der foregår læk af data eller noget ulovligt. Men inden for det spekter er der en myriade af dataindsamlingssystemer, som tilbyder at afdække ineffektivitet i arbejdsmønstre og måle og optimere medarbejdernes produktivitet, for eksempel ved at optage skærmindhold, tastetryk, museklik og scrolling.

- Fælles for systemerne er, at det er massiv dataindsamling om medarbejderne, sagde Grit Munk til konferencen, hvor analysen om danskernes holdninger og oplevelser med indsamling af digitale data på arbejdspladsen blev fremlagt.
Analysen er lavet på baggrund af en landsdækkende survey af medarbejdere og en rundspørge blandt ledere. Og den viser som nævnt, at en ud af fem medarbejdere (77 %) har følt sig overvåget, fordi der blev indsamlet data om dem. Hver tredje medarbejder i undersøgelsen er skeptisk overfor arbejdspladsers indsamling af data om tidsforbrug, effektivitet, performance, stress og fysisk sundhed. Færrest mener, at det er okay at indsamle data om fysiske sundhed og tidsforbrug på opgaver. Mens flere mener, at det er okay at bruge dataindsamling for at afdække potentielt kriminelle handlinger og sikre trivsel.
For størstedelen af medarbejderne på arbejdspladser, hvor der indsamles data om dem (70 %), har deres leder ikke talt med dem om, hvorfor der indsamles data. Men der ses en klar sammenhæng mellem de medarbejdere, der har en positiv indstilling over for indsamling af data, og dem, hvis ledere har fortalt om baggrunden for indsamlingen.
Men over halvdelen af medarbejderne (54 %) i undersøgelsen er generelt bekymrede for, at indsamling af data vil skade forholdet mellem ledere og medarbejdere.

Hold GDPR-fanen højt

Og der er måske også grund til bekymring. For analysen viser, at det kun er fire ud af ti ledere, der føler sig sikre på, at de overholder gældende lovgivning, når de anvender digitale værktøjer til at indsamle medarbejderdata. Og kun 24 % af medarbejderne har kendskab til de regler, der regulerer deres arbejdsplads’ indhentning af medarbejderdata.
For der er allerede flere regelsæt på området. For eksempel EU’s GDPR-forordning om beskyttelse af personfølsomme oplysninger. Artikel 13 og 14 kræver oplysningspligt fra arbejdsgiveren, hvilket betyder, at de aktivt skal fortælle medarbejderne, at de indsamler data om dem og til hvilket formål. Artikel 15 giver medarbejderne ret til indsigt i de data, arbejdspladsen har om dem, og artikel 22 sikrer, at en afgørelse ikke alene må bero på en automatiseret behandling. EU barsler desuden også med den såkaldte AI Act (lov om brug af kunstig intelligens), der forventes forhandlet færdig i parlamentet og Ministerrådet i starten af 2023. Derudover er der på det danske arbejdsmarked Aftalen om kontrolforanstaltninger, indgået af arbejdsmarkedets parter i 2010.

Dataindsamling skal give mening

Ifølge Mary Towers, Policy Officer i afdelingen Rights, International, Social and Economics i den britiske Trades Union Congress (TUC), er fagbevægelsens rolle både at stå vagt om, at reglerne overholdes, og at sikre indflydelse, så indførelse af teknologien sker i samarbejde med medarbejderne, og at der er gennemsigtighed hele vejen.
Mary Towers mener, fagbevægelsen skal overveje, hvordan den kan påvirke hele AI-kæden, processerne og brugen af data, for eksempel via kollektive aftaler eller på samfundsplan gennem kampagner for bedre regulering og beskyttelse af menneskerettigheder.
- Vi skal ikke tillade teknologi, der ikke er gennemsigtigt, eller som ikke har konstruktive formål, såsom forudsigelser af graviditeter eller opsigelser. Og vi skal sikre (som artikel 22 i GDPR-lovgivningen, red.), at beslutningerne ikke kun baseres på algoritmer, samt at medarbejderne har ret til deres egne data, siger hun.

Overenskomstkrav om dataetik 

Fagbevægelsens rolle, og om lovgivningen er god nok, var også til debat på konferencen. Analysen viser, at det kun er 7 % af medarbejderne, der er blevet gjort opmærksomme på dataindsamling og mulig overvågning af deres fagforening.
Camilla Gregersen, forperson for DM (tidligere Dansk Magisterforening) og medlem af Dataetisk Råd, mener, at der skal ses på, om der er behov for at stramme eller i hvert fald opdatere lovgivningen. Og så vil hun tage det med som et overenskomstkrav til arbejdsgiverne, at medarbejderne inddrages, når der bruges data om dem.
- På samme måde som vi har stillet krav i forhold til den grønne omstilling, skal vi stille krav om etik på det her område. Vi har i DM ikke fået ret mange henvendelse om de her problemstillinger endnu, men lige nu er problemet, at medarbejderne ikke ved, at det foregår. Det er en diskussion, som vi skal være med til at rejse alle steder, så vi får skabt en generel bevidsthed om det, sagde hun.
Fagbevægelsen bør stå sammen uanset faglige områder, var der enighed om. Næstformand i FH (Fagbevægelsens Hovedorganisation) Morten Skov Christensen understregede, at arbejdsgiverne er nødt til at være opmærksomme på det her område, fordi tillid er et vigtigt kit på danske arbejdspladser.
- Vi (fagbevægelsen, red.) skal have indflydelse i implementeringen af de nye teknologier, og vi skal sikre, at aftalen om kontrolforanstaltninger bruges. Medarbejderne skal vide, hvad der bliver indsamlet. Hvad der er formålet, og hvornår deres data slettes. Det må ikke være okay at indsamle data, bare fordi man kan, og have såkaldte »hovsa-data«, man pludselig får lyst til at analysere på, sagde han.

- Der er for eksempel i Microsoft 365 allerede indlagt en masse datapunkter, som kan bruges til at overvåge medarbejderne. Derfor er det vigtigt, at både ledelse og medarbejdere tager stilling til, hvad de aktivt vil med den data, eller vælge slet ikke at bruge den, siger hun og opfordrer medlemmerne både i det offentlige og på det private arbejdsmarked til at spørge åbent og tage snakken på arbejdspladsen.
- Hvis arbejdsgiver ønsker at indføre kontrolforanstaltninger, må de ikke være krænkende over for medarbejderen, og de skal forfølge et driftsmæssigt formål. På det offentlige område og på dele af det private arbejdsmarked er der derudover regler om, at medarbejderne skal orienteres, før der iværksættes forskellige former for kontrol, siger hun.

Brug selv dine data 

Ifølge Stine Lomborg, lektor på Københavns Universitet, kan dataindsamling om vores arbejde
- brugt rigtigt - hjælpe os til en bedre work-lifebalance.
Det er ikke et nyt fænomen, at vi tracker os selv med apps - vores løb, kalorieindtag, puls, skridt eller brug af sociale medier. Og det positive blik på tracking er, at det hjælper os til at optimere og ændre vaner, så vi gør tingene klogere og mere meningsfuldt.
Stine Lomborg har lavet et kvalitativt studie af Microsoft MyAnalytics, der er indbygget i Microsoft 365. Her kan man tracke sit arbejde og få mails om, hvad systemet foreslår, at man optimerer.
En mellemleder i det private, som deltog i hendes undersøgelse, blev for eksempel opmærksom på, hvor lidt »fokustid« han havde. »Det er nok derfor, jeg føler, at jeg altid har så travlt, fordi jeg jonglerer med fem forskellige ting. Så nu plotter jeg to timers fokustid ind hver eneste dag, så ingen kan booke mig uden at spørge først«, skriver han i evalueringen.
Men ifølge Stine Lomborg rejser teknologien flere alvorlige spørgsmål, for hvem skal den egentlig hjælpe?
- Den kan hjælpe dig, men den kan også hjælpe arbejdsgiveren med at tilrettelægge arbejdet, og Microsoft til at videreudvikle deres produkter, siger hun.

Ledelsen skal værne om tillid

I en af Danmarks største fagforeninger, IDA, har ledelsen bevidst fravalgt at bruge et digitalt ledelsessystem som for eksempel Microsofts VIVA Insights, der med mere end 100 datapunkter kan måle på trivsel og produktivitet. Hvornår og hvor hurtigt svarer medarbejderne på mails, hvor mange møder går de til, og er de indkaldt i god nok tid og så videre.
Ifølge HR-chef Connie Riskær-Smidt er det for langt fra den arbejdsplads, de er og gerne vil være.

- Det passer ikke til det arbejdsliv, vi ønsker at tilbyde medarbejderne, som skal være fuldt fleksibelt. Det kan være, man arbejder bedst tidligt om morgenen eller sent om aftenen, men holder fri midt på dagen. For os er det outputtet, der er det vigtigste, siger hun.
Det er også kun 10 % af lederne i undersøgelsen, der er helt enige i, at det er positivt, at ledelse generelt bliver mere datadrevet. Men 40 % er helt eller delvist positivt stemt overfor indsamling af data. Det er især kompetenceudvikling, lederne ser et potentiale i. Som nævnt er over halvdelen af medarbejderne i undersøgelsen bekymrede for, at indsamlingen af data vil skade forholdet mellem ledere og medarbejdere på det danske arbejdsmarked, der i høj grad er præget af tillid. Hvilket også dokumenteres ved, at de medarbejdere, der er blevet oplyst af deres leder om, hvorfor der indsamles data om dem, er langt mere positivt stemt over for indsamlingen, mens dem, der har følt sig overvåget og ikke er blevet forklaret hvorfor, føler lav tillid fra deres ledere.

Er lovgivningen god nok?

Som nævnt er det kun fire ud af 10 ledere, der er sikre på, at de overholder lovgivningen, når de anvender digitale værktøjer til at indsamle medarbejderdata. Og ifølge advokat Emilie Loiborg fra advokatfirmaet Horten er regelbilledet på området ret komplekst med eksempelvis EU’s AI-forordning, GDPR, forvaltningsretten og aftalen om kontrolforanstaltninger, så ifølge hende er der ikke brug for flere regler, men at de gældende regler overholdes, og at arbejdsgiverne får styr på reglerne.

- Men den databeskyttelse, som kunder i en virksomhed eller borgere overfor en myndighed har ret til, er også en forpligtigelse, arbejdsgiveren har overfor arbejdstager. Men i stedet for meget håndfaste love skal man kræve, at man drøfter nye teknologier og indfører dem i samarbejde, for der er forskel på teknologierne, og hvilke data der er tale om. Der er også apps/dataindsamlinger, der øger arbejdsglæden, fordi det er værktøj, der gør arbejdet nemmere. Der er derfor en stor opgave for fagbevægelsen i at klæde tillidsrepræsentanter på i reglerne og få talt om, at der er forskelle i måden at bruge teknologien på, siger hun.
ADD-projektet arbejder for, at demokratiet styrkes af den digitale udvikling gennem forskning, øget teknologiforståelse, digital dannelse og dialog. Forbundet Kultur og Information er partner i projektet sammen med partnere fra Dansk Erhverv til Institut for Menneskerettigheder.