Test dig selv: Udsætter du dine kollegaer for ‘Death by PowerPoint’?

Det er onsdag eftermiddag.

Chefen er 17 minutter inde i sin PowerPoint-præsentation, som ifølge mødekalenderen vil vare yderligere 43 minutter.

Dine øjenlåg er tunge og bliver ikke lettere af flere slides med uoverskuelige Excel-ark tilsat animationer, der skal gøre tallene lidt mere levende og lettere fordøjelige.

Nu kan du ikke mere. Din opmærksomhed glider fra PowerPoint-præsentationen ned på din telefon, som du i smug tjekker under bordet.

Kan du genkende situationen?

Hvis ja, så har du været i overvejende fare for at lide den grumme skæbne kaldet ’Death by PowerPoint’.

Du er langt fra den eneste, der er blevet forsøgt kedet ihjel med en alt for lang præsentation, fortæller Caroline Korch, der til dagligt bruger sin baggrund som retoriker til at hjælpe mennesker og firmaer med at blive skarpere til præsentationer.

”Der sker mindst 10.000 PowerPoint-ulykker om dagen, som skyldes information overload,” konstaterer hun, velvidende at ulykkerne heldigvis ikke har andre konsekvenser end tunge øjenlåg og mistet opmærksomhed.

Caroline Korch har blandt andet hjulpet oplægsholdere til de famøse TEDx-taler, hvor den velkendte PowerPoint-præsentation efterhånden ofte blevet en helt essentiel grundingrediens - ligesom den er blevet det på de fleste arbejdspladser.

”Hvis du skal præsentere noget på arbejdet for mere end fire mennesker, er det meget sjældent, at der ikke er en PowerPoint involveret,” siger Caroline Korch.

Akademikerbladet har sat Caroline Korch stævne for at sørge for, at du ikke ender som din chef i scenariet øverst og udsætter dine medarbejdere eller kollegaer for ’Death by PowerPoint’.

Caroline Korch guider dig her i artiklen til, hvordan din PowerPoint-præsentation undgår at blive dødkedelig. Til sidst i artiklen kan du teste, om du selv udsætter dine kollegaer for ’Death by PowerPoint’, eller om dine oplæg liver kontoret op.

Dansende billeder og dræbende tekst

De fleste af os kender programmet PowerPoint. Det kan være underholdende, når man bruger sjove billeder og endda kan få dem til at danse ud af skærmen igen.

Men hvis man ikke overvejer sine PowerPoint-valg nøje, kan det gå ud over modtageren, advarer Caroline Korch.

”Det er vigtigt at huske på, at du laver en PowerPoint-præsentation, fordi modtageren skal kunne bruge den til noget. Derfor skal den ikke opbygges efter, hvad der er belejligt for dig. Modtageren må nødvendigvis komme i første række,” forklarer Caroline Korch.

Hun har på egen krop oplevet både de fængende og dræbende præsentationer.

”Det kan virkelig fungere godt. Men når det på den anden side ikke fungerer, kan jeg sidde tilbage efter et oplæg fra dygtige og nørdede folk, som ved meget, og alligevel intet forstå af deres præsentation.”

Noget af det, der særligt kan være dræbende i en PowerPoint-præsentation, fortæller Caroline Korch, er, når et slide indeholder så meget tekst, at det lige så godt kunne have været en pdf-fil eller en mail.

”Du bør spørge dig selv, hvorfor du overhovedet står og holder et oplæg, og hvordan du bedst kan forklare dit budskab? Svaret er aldrig at klemme så mange – og sikkert fine – pointer ind som muligt. Et gigamanuskript hjælper måske dig til at huske, hvad du skal sige, men det hjælper ikke dine kollegaer med at forstå,” forklarer Caroline Korch.

Ej dit oplæg

Hvis du har mange punkter på et slide– det, man kalder bullet points – er det en god idé at animere dem, så de popper op én ad gangen.

”Man kan ikke læse og lytte samtidigt. Så kan modtagerens øjne pludselig være gledet ned til punkt nummer syv, mens du stadig fortæller om det første. Vi må ikke glemme, at vores modtager nogle gange kan blive distraheret,” siger Caroline Korch.

Men PowerPointen afgør ikke alt.

Præsentationsteknik, som Caroline Korch arbejder med til daglig, omhandler både hvordan man opbygger et oplæg, og hvordan man rent kropsligt leverer det.

”Du skal eje dit oplæg. Stil dig i midten. Lad være med at lade PowerPointen fylde rummet, mens du selv står som en lille mus i hjørnet.”

Få dit publikum på banen

Det er vigtigt at have fokus på, at dit publikum deltager i præsentationen.

”Engagér dig, og forsøg at skabe dialog frem for monolog. Få folk på banen. Hvis du har noget, som er vigtigt for modtageren at læse, så hold en pause, og giv dem tid til at læse det ved at sige: ’Læs det her, og bagefter vil jeg høre jeres tanker’,” anbefaler Caroline Korch.

Det er vigtigt at beskæftige sig med PowerPoint, fordi en god præsentation kan skabe forandring, mener hun.

”Mundtlig formidling kan påvirke krige eller forårsage ændringer i menneskers adfærd, når det virkelig rammer modtageren. En god præsentation har magi,” siger Caroline Korch.

Test dig selv: Udsætter du dine kollegaer for 'Death by PowerPoint'?: