Her er det medarbejderne, der bestemmer

Alle ansatte er med til at lede og bestemme.

Sådan er virkeligheden i dag i den humanitære organisation Børns Vilkår, der driver Børnetelefonen.

Det lyder måske radikalt set udefra. Men for de knap 200 ansatte, der arbejder for at sikre udsatte børn bedre vilkår, giver det fuldt ud mening.

Det har sænket arbejdsbyrden. Trivslen er vokset. Arbejdsglæden er røget i vejret.

”Jeg synes absolut, at denne måde at arbejde og lede på, er den vej alle virksomheder bør gå,” siger projekt- og programleder Dan Klinghoffer.

”Hvorfor? Fordi det giver mig en stor arbejdsglæde, at både mine chefer og kolleger har en stor tiltro til, at jeg gør mit arbejde godt, og at vi sammen kan gennemføre beslutninger, uden at vi løber ind i en hierarkisk mur.”

Væk med bureaukratiet

Dan Klinghoffer er uddannet i forvaltning fra RUC og har været i praktik i et ministerium og senere arbejdet i en kommune. Begge steder oplevede han arbejdsgange, der druknede i bureaukrati.

I Børns Vilkår er arbejdsgangen en helt anden.

Det hele startede, da direktør Rasmus Kjeldahl for 5-6 år læste bogen ’Reinventing Organizations’ af Frederic Laloux.

”Efter at have læst den bog begyndte jeg at tænke meget over, om vores ret traditionelle styrelsesorganisation med chefer, flere hierarkiske niveauer og departementer, nu også var den rette måde at indrette os på?” fortæller Rasmus Kjeldahl.

Direktørens svar var helt enkelt et nej.

Løsningen: En organisationsstruktur uden formelle ledere.

Der er ingen chefer, lyder ideen i sin rene form. I stedet arbejder alle ansatte som selvstændige personer i netværk, hvor der laves aftaler og tages beslutninger.

”Vi ønskede at tage det bedste fra det udgangspunkt og se, hvordan vi kunne flytte os fra en mere traditionel organisationsstruktur til et sociokrati, så det passer til vores mission og måden at arbejde på,” siger Rasmus Kjeldahl.

 Men hvorfor tage den radikale beslutning?

”Fordi vi arbejder med børn, og børn er enormt hurtige og omstillingsparate, når det handler om teknologi, og derfor skal vi også kunne bevæge os hurtigt og omstille os. Vi skal også være en arbejdsplads, hvor medarbejdere trives og er motiverede, og hvor vi lykkes med at få flere unge ansatte ind, som fremmer vores mission,” siger Rasmus Kjeldahl.

De ansatte indretter sig i cirkler

Medarbejdere og chefer i Børns Vilkår har nu indrettet sig i forskellige netværk, der bliver kaldet cirkler.

I cirklerne arbejde de projektorienteret med at løse forskellige opgaver. I projektets spæde begyndelse var der 2-3 cirkler. I dag er der mere end 25.

Cirklerne har hver især det fulde mandat til at træffe og gennemføre beslutninger indenfor sit formål, som er skrevet ned og vedtaget på forhånd. Det gælder også økonomisk tunge beslutninger.

I hver cirkel sidder 4-8 ansatte, der har som mission at løse et bestemt formål. Og hver cirkel har en såkaldt lead eller formålsvogter, en sekretær og en facilitator.

Sekretæren og facilitatoren står for at lave dagsorden, indkalde til møder og holde styr på cirklens arbejde og historik. Formålsvogterens rolle er at holde styr på diskussionen og de beslutninger, der tages.

Dan Klinghoffer er formålsvogter i Ungeprogramcirklen, der beskæftiger sig med indsatsen for unge over 15 år.

”Vi vil gerne forsøge at få flere unge brugere ind på vores site. Lad os sige, at vi har et budget på to millioner kroner. I cirklen kan vi så selv beslutte at bruge penge fra det budget på at igangsætte projekter til at indfri målet, uden at ledelsen skal godkende det først,” fortæller Dan Klinghoffer.

I Ungecirklen mødes medlemmerne kun, når der er behov for det, men gerne en gang om måneden.

Hver cirkel er sammensat af ansatte med forskellige fagligheder.

Alle cirklerne i Børns Vilkår er desuden forbundet, så der bliver mest mulig sammenhæng og samarbejde i hele organisationen.

Det er dog ikke alle ansatte i Børns Vilkår, som arbejder i cirkler – for eksempel dem, der sidder med løbende driftsopgaver som håndtering af GDPR.

”Den måde at indrette sig på kan måske lyde meget bureaukratisk, men det er faktisk meget effektivt. Jeg og de andre i cirklen behøver ikke at spørge vores chef om lov til at godkende beslutninger. Det gør, at vi kan arbejde og få gennemført beslutninger meget hurtigere. Det er samtidig en meget tillidsbaseret måde at arbejde på, og det højner arbejdsglæden markant,” siger Dan Klinghoffer.

Alle bestemmer, men der er stadig chefer

I cirklerne kvalitetssikrer man sine beslutninger med kolleger, og der er lavet systemer for, hvordan man distribuerer beslutninger og magt i organisationen.

Selvom Børns Vilkår har arbejdet hen mod et såkaldt sociokrati og et meget fladt hierarki, så er der stadig chefer i organisationen.

Der er også stadig en direktør, påpeger direktøren selv.  

”Foreløbigt har vi valgt at beholde den gamle cheffunktion. Men de træffer nu kun i meget ringe omfang faglige beslutninger og tager sig mere af medarbejdertrivsel og de helt overordnede linjer,” siger Rasmus Kjeldahl.

Ifølge ham bliver 70-80 procent af beslutningerne i Børns Vilkår truffet i cirklerne.

Selvom strukturen i Børns Vilkår er blevet meget flad, så er tilstedeværelsen af chefer stadig vigtig, påpeger programleder Dan Klinghoffer.

”Jeg sparrer meget med min nærmeste chef om faglige og private udfordringer, så det hierarki er der jo stadig, og det er jeg faktisk meget glad for. Hvis jeg bliver syg eller ser en kollega, der har for meget arbejde på paletten, så kan jeg stadig gå til en chef, som skal løse det og fordele arbejdsopgaverne på det overordnede plan.”