NGO indfører 4-dagesarbejdsuge: Et studie i at fastholde nye vaner

Amnesty Internationals danske kontor skærer en dag af arbejdsugen.

Det betyder, at de ca. 50 medarbejdere har fri tre fredage om måneden, og ingen af dem går ned i løn.

”Vi tror på, at en 4-dages arbejdsuge giver medarbejderne bedre mulighed for at restituere, sikrer bedre balance mellem arbejds- og privatliv og giver gladere og sundere medarbejdere”, siger generalsekretær for Amnesty Danmark, Vibe Klarup, i en pressemeddelelse.

For at sikre effektiviteten i en firedages-arbejdsuge, har Amnesty Danmark indført forskellige tiltag:

• Der er obligatorisk fordybelsestid om morgenen, hvor ingen må forstyrres.
• Møderne struktureres og må højst vare 25 eller 45 minutter.
• Alle skal være mulige at få fat imellem kl. 9 og 15, udover det, må man selv bestemme, hvornår man ligger resten af timerne. 

”Vi arbejder hver eneste dag med alvorlige emner som tortur, dødsstraf, seksuel vold og krig, hvilket kan være svært at håndtere i længden”, fortæller Vibe Klarup i pressemeddelelsen om en af de grunde til, at de har valgt at skære en dag af arbejdsugen.

Modellen er blevet testet siden sidste sommer og har været en stor succes. 90 procent af medarbejderne har svaret i en intern undersøgelse, at det er en arbejdsmodel, der virker for dem. Derfor er den nu gjort permanent.

Men at gå fra fem til fire arbejdsdage er ikke noget, man bare lige gør. Derfor har Akademikerbladet spurgt generalsekretær, Vibe Klarup om, hvordan det som leder har været at skære en arbejdsdag fra i arbejdsugen.

Du nævner i pressemeddelelsen, at en del af grunden til, at I har indført 4-dagesarbejdsuge er, at I arbejder med meget tunge emner, som kan være svære at ryste af sig, når man går hjem. Hvor stor en del af grunden er det?

”Det har været en ret central del af grunden. Vi havde absolut problemer med den klassiske NGO-problemstilling: Verden står i brand, vi vil gerne hjælpe, men vi er selv brændt ud. Vi synes vi blev nødt til at gøre noget meget drastisk for at forebygge følelsen af udbrændthed og stress”.

Har omstillingen fra fem til fire arbejdsdage krævet mere arbejde fra ledernes side?

”Det er et spørgsmål om ledelsesstil, så nej, det har det ikke. Men med det sagt, er det er ikke bare noget man gør. Vi som ledelse har skulle øve os i at interessere os mere for arbejdsprocesserne, så vi er også kommet på skolebænken”.

Hvad har jeres mål for success som ledere så været for denne omstilling?

”Målet er, at medarbejderne trives og bliver ordentligt restitueret, når de holder fri. Der er det vores ansvar som ledere at sikre, at de holder fri. Det er ikke optimalt, hvis nogen smug-arbejder om fredagen, for så er vi ikke lykkes med at tilrettelægge vores arbejdsprocesser godt nok.

Har der været andre udfordringer i den daglige arbejdsgang end at sikre, at folk holder fri om fredagen?

”Omstilling af vaner har været en stor udfordring, fordi vi sidder alle sammen meget fast i gamle vaner. Det er ikke sådan, at fordi man har indført stilletimer om morgenen, så følger alle det instinktivt. Der går ikke lang tid, før nogen har glemt det”.

Hvordan har I så arbejdet med at huske de nye vaner?

”Vi fører hele tiden kampagner for, at medarbejderne bliver mindet om de nye vaner. Det gør vi ofte lidt humoristisk, fx lavede nogen memes om vores fordybelsestid, som vi kalder Pomodoro. Fordi Pomodoro betyder tomat, og derfor klædte en leder sig ud i tomat-kostume og gik rundt på gangene for at minde os om vores fordybelsestid. Det sværeste har været, når der er kommet nye medarbejdere, som let kan genaktivere de dårlige vaner. Derfor har det i denne periode været endnu mere vigtigt med en god onboarding af nye medarbejdere”.

Se her nogle af de memes, medarbejderne har lavet for at huske på den nye arbejdskultur: 

Er der noget, der har overrasket dig?

”Det har været en aha-oplevelse for mig, at man kan nå alt, det man skal på 25 minutter. Jeg kommer fra en tradition, hvor møder godt kan vare meget lang tid, uden at kvaliteten følger med. Men nu er de korte møder blevet en norm, så får man det altid til at passe”.

Der er kommet en meget klar struktur på arbejdsdagen for alle medarbejdere, har det overrasket nogen?

”Det, som har overrasket mange, er, at det at have flere fridage også har en pris. Vi er gået imod den mere individualiserede arbejdskultur, da vi sætter nogle stramme rammer for arbejdsgangene, og det kan godt virke ret overvældende for nogle af medarbejderne”.

90 procent af jeres medarbejdere ville gerne have en 4-dagesarbejdsmodel, men hvad med de sidste 10 procent, der ikke ønsker det. Hvad sker der med dem? 

”Jeg ser det sådan, at det er fuldt legitimt, at man er blevet ansat under én arbejdskultur, men at den kultur så ændrer sig undervejs i sin ansættelse. Det er også fuldt legitimt, at man ikke ønsker den nye arbejdskultur. Derfor er det bare vigtigt, at vi taler åbent om det. Derfor har jeg jævnligt samtaler med dem, som har været åbne om, at de ikke trives med 4-dagesarbejdsuge, hvor vi snakker om deres trivsel i den nye arbejdskultur”.