Nu kan chefen med et klik overvåge dine arbejdsvaner via Office 365

En to måneder gammel opdatering af Microsofts Office 365 har ganske upåagtet bragt digital overvågning af medarbejdere på danske arbejdspladser et stort skridt nærmere.  

Da Akademikerbladet i februar 2020 researchede på en historie om virksomheders overvågning af medarbejderes arbejdsvaner og digitale adfærd, trak vi især på amerikanske eksempler.  

Godt nok interviewede vi Jacob Jeppesen, ph.d.-studerende og chef for fem ansatte i afdelingen ”People Analytics and Reporting” i Novo Nordisk, der bl.a. fortalte om, hvordan han ved hjælp af dataspor arbejder på at forudsige ”burnout” blandt højtydede medarbejdere, og hvordan en prædiktiv model, udviklet af afdelingen, med 88 procent sandsynlighed kan forudsige, hvem der siger op.

Og godt nok benytter databaseret ”People analytics” følsomme data, som fx de ansattes mailudvekslinger, til at kortlægge netværk i og uden for organisationer. Men Jacob Jensen understregede flere gange, at man spurgte de ansatte om lov. Afdelingens motto var ”don’t get creepy”.

Akademikerbladet måtte derfor kigge på USA for at finde saftige eksempler såsom Teramind, der hævder at kunne opsnuse illoyale medarbejdere gennem overvågning af de ansattes brug af websider, e-mails, overførsler, søgninger, instant messaging, tastaturanslag, ja stort set alt.

Og indrømmet, selvom enkelte store danske virksomheder som Ørsted og Novo Nordisk har ”people analytics”-afdelinger, var det svært at forestille sig, at overvågning af fx mail-adfærd skulle blive udbredt på et tillidsbaseret dansk arbejdsmarked. Og da slet ikke i en ”creepy” USA-version.

Men det var dengang. Siden da kom pandemien og sendte medarbejderne hjem. Og da mange insisterer på at blive hjemme - i hvert fald nogle dage om ugen - står vi midt et paradigmeskifte for såvel arbejde som ledelse.

Relativ ubemærket i den danske offentlighed har en anden skelsættende begivenhed fundet sted.

For mens Akademikerbladet og andre medier illustrerer people analytics' potentielle moralske dilemmaer med mere eller mindre bizarre cloud-løsninger som Teramind, har Microsoft i februars opdatering af Office 365 indlejret en række apps i Teams, der under brandnavnet Microsoft Viva tilbyder digital monitorering af medarbejderadfærd.

Indsamler data på individniveau

Microsoft præsenterer Viva som et værktøj til at forbedre medarbejdertilfredsheden og forbygge stress, men det rækker langt videre. Under navnet MyAnalytics har Viva Insight tidligere givet chefer mulighed for at ”give dig indblik i hvordan din organisation arbejder” blandt andet ved at følge den enkelte medarbejders ”produktivitetsscore”.

Efterfølgende kritik fik Microsoft til at trække produktet tilbage, men nu er det så lanceret igen, med den forskel at Microsoft forsikrer, at det nye såkaldte OKR modul (objectives and key results), der ved hjælp af data fra fx mail, kalender, Teams-aktiviteter og andre input i Microsoft 365, alene overvåger medarbejderne på et aggregeret niveau. Microsoft har her offentliggjort en fuld liste med de over 100 aktiviteter, der måles på.

Christine Ipsen, lektor ved DTU Management, føler sig dog ikke helt overbevist af Microsofts forsikringer om, at man ikke giver ledere adgang til indsamlingen af data fra enkeltindivider.

”Viva indsamler data på individniveau, og det betyder jo, at det må findes et sted. Derudover er der jo spørgsmålet om, hvad det aggregerede niveau betyder. Er det mindst 15 personer, eller hvad med afdelinger, hvor man er fem”, spørger hun.

Microsoft giver selv et fiktivt eksempel her, der viser, hvordan en leder har adgang til indsigter i en afdeling med syv ansatte.

DM's ansatte har fået Viva

Ifølge Christine Ipsen kan det få stor betydning, at en tech-gigant som Microsoft har indlejret Viva i Office 365, styresystemet i en stor del af klodens computere. Godt nok kræver det et aktivt tilvalg at aktivere Viva, men det er blot et enkelt klik. Christine Ipsen er selv begyndt at gøre kollegaer og kontakter opmærksom på, at Viva kan være installeret på deres computer. 

Og ganske rigtigt konstaterer Akademikerbladets journalist, at Vivas ”nye personaliserede dashboard” er installeret på den bærbare pc og klar til at give mig ”værdifulde nye indsigter til at øge fokus, opnå work-life balance og forbedre dine relationer og samarbejde med teamet”.

Det betyder ikke nødvendigvis, at DM's cheflag eller for den sags skyld HR-afdelingen er bekendt med Viva's tilstedeværelse på DM-computere. Det skal understreges, at Akademikerbladet kun kan bekræfte tilstedeværelsen af det individuelle Viva-dashboard på DM’s computere, ikke dashboardet for chefer, der giver adgang til hele afdelingens data.

Når Viva er installeret på medarbejdernes computere i DM’s sekretariat, skyldes det altså ikke nødvendigvis en strategisk beslutning i ledelsen, men måske bare at driftsfolk i IT-afdelingen helt naturligt har set det som et brugbart redskab til medarbejdere, der ønsker at forbedre deres velbefindende og produktivitet gennem adgang til data om deres egen adfærd.

Tilfældigt eller ej er indlejringen af Viva i Office 365 måske det mest påfaldende eksempel på, at indsigter i medarbejderes digitale adfærd før eller siden bliver noget, som også danske virksomheder vil overveje at bruge som ledelsesredskab, mener Christine Ipsen.

Det skyldes ikke mindst ændringen i organiseringen af arbejdet de seneste to år.

”Når vi ved, at hovedparten af lederne i Danmark har præference for at være ledere på kontoret, så handler det om, at deres ledelse bygger på fællesskaber, som samarbejder og deler viden”, siger hun.

"Fleksibilitet" er også frigørelse

Og det vi omtaler som øget fleksibilitet, er i realiteten også et ord for at have mere kontrol over ens egen arbejdsdag.

”Vores oplevelse er, at mange ledere ikke rigtigt har taget livtag med, hvad der egentlig er sket. Vi har ikke bare fået en forskydning af arbejdet i tid og sted. Distanceledelse skal forholde sig til, at øget fleksibilitet også er forbundet med øget selvledelse og empowerment", siger Christine Ipsen.

Hun påpeger, at ansvaret for arbejdet mellem medarbejdere og ledere har forandret sig.

"Men i sidste ende er du som daglig leder også forpligtet på mål og resultater. Så hvis du ikke får en parallel udvikling af ledelsesrollen, så vil det da være naturligt at give sig hen til en teknologi, der kan dokumentere adfærd som erstatning for den viden, som man tidligere fik på kontoret”, siger Christine Ipsen.

Mens Microsoft italesætter Viva som et medarbejderværktøj, der skal reducere stres, peger Christine Ipsen på, at der i Danmark og internationalt er en uafklaret diskussion om de positive effekter ved hjemmearbejde.

”Når man er usikker på, hvad hjemmearbejde skal bruges til, og ’bare’ implementerer det fra toppen, uden at mellemledergruppen ved, hvad det skal betyde for deres ledelsesstil og opgaver, så er der ledere, der vil komme til kort. Min bekymring er, at et system som Viva vil være en kærkommen mulighed for at undersøge trivsel, men også et sted, hvor man kan undersøge folks adfærd”.

Christine Ipsen har medvirket i undersøgelser, der under pandemien har dokumenteret chefers holdninger til hjemmearbejde på tværs af lande. Det viste sig, at danske chefer oplever hjemmearbejde som mere krævende end tyske chefer.

”I første omgang tænkte vi, at det skyldtes nationale forskelle. I Danmark har vi ikke de samme magthierarkier, mens du i Tyskland godt ved, at du er leder og ikke skal kæmpe for din ledelsesret. Men spørgsmålet er, om det også handler om det sociale aspekt. I Danmark leder vi mere tillids- og dialogbaseret og med fokus på være i kontakt med de mennesker, vi har ansvaret for. De relationer udfordres af distancen”, siger Christine Ipsen.

DM-medlemmer siger ja til overvågning.

Men hvad vil chefer overhovedet kunne bruge Vivas data til?

Ser man bort fra Teraminds små-paranoide screening efter illoyale medarbejdere, vil nogle virksomheder måske være fristet til at koble løn med data. Det er der for så vidt ikke noget nyt i, eftersom præstationsafhængig løn allerede i dag spiller en rolle i såvel private som offentlige organisationer. Her er der bare det velkendte problem, at data sjældent er objektive, mener Christine Ipsen.

”Hvis du opdager, at medarbejderne arbejder 45-50 timer om ugen, uanset om det er på telefonen eller på den bærbare, hvad kan du så reelt bruge det til? Er det en adfærd, der er genereret at den enkelte medarbejder, eller er det dybest set en adfærd, vi har på arbejdspladsen?”, spøger hun.

Årsagen til de mange timer siger et dashboard ikke noget om.

Uanset hvad, så tyder en undersøgelse fra Akademikerbladet blandt DM’s privatansatte medlemmer på, at tanken om monitorering måske ikke er så fremmed. I hvert fald siger 43 procent af dem, der i dag ikke bliver målt og evalueret på baggrund af ’nøgletal’, at de i nogen eller høj grad er parat til at blive dette, hvis de til gengæld samtidig får mere arbejdsmæssig fleksibilitet.

26 procent svarer i 'ringe grad', mens 19 procent svarer 'slet ikke'. 

Viser tallene, at i hvert fald nogle medarbejderne er parate til at blive ”overvåget”?

”Ja, hvis du skal spænde buen, så er det jo det, vi forhandler om i disse år. Der er nogle, der oplever at være blevet kalibreret under hjemsendelsen. Forstået på den måde, at man oplever en glæde ved arbejdet, når man arbejder hjemme. Og så må man jo spørge, hvad det er for et ”monster”, vi har skabt omkring det at gå på arbejde, når det bliver et sted, hvor man ønsker at begrænse sin tilstedeværelse", siger Christine Ipsen. 

Når det handler om vidensarbejde, kan der ifølge Christine Ipsen være velkendte forklaringer på spil.

”Noget af det, vi kan se i vores i vores data, er muligheden for at være mere effektive, fordybe sig og slippe for lange og mange møder. Det handler ikke kun om arbejdslivsbalance, men om ens identitet som fagperson. Endelig kan jeg lave det, jeg gerne vil, noget meningsfuldt, komme igennem analyserne og lære noget mere”.