Derfor skal du rydde op i dine data

Der var engang, hvor det virkede så smart, at vi bare kunne lade alt ligge på vores computere og i IT-systemer: Billeder, mailkorrespondancer, power point-præsentationer osv. Og sådan er der stadig nogle af os, der har det. Men det er faktisk ikke smart. Tvært imod. Det koster nemlig. Særligt for klimaet, men også på økonomien og i forhold til compliance – altså overholdelse af regler, fortæller Tine Weirsøe, konsulent og ejer af virksomheden Scandinavian Information Audit, der arbejder med data governance, informationssikkerhed, records management og arkivering. Helt praktisk hjælper hun bl.a. virksomheder med, hvordan man internt tackler den digitale oprydning.  

- Vi hober data op i enorme mængder, og klimamæssigt er al den data skadeligt for miljøet. Næsten ligegyldigt, hvilke former for data, der er tale om, så lagres de i en cloud eller i digitale datacentre, som det koster energi at drive - og det koster virkelig meget energi, siger hun.  

På digitalcleanupday.org kan man læse, at 90 procent af al data ikke bliver brugt tre måneder, efter det er gemt. Og i en artikel fra World Economic Forum fremgår det, at datacentre er ansvarlige for 2,5 procent af al menneskeskabt CO2 udledning sammenlignet med flyindustrien, der står for 2,1 procent. Så gemte data sviner.  

Men det er ikke den eneste grund til, at vi skal prioritere den digitale oprydning, mener Tine Weirsøe.   

- Det handler også om at tage hensyn til arbejdsgangene i virksomheden. Mange arbejdsgange bliver ineffektive, når vi skal søge i enorme mængder af data. Derfor er der også god økonomi i at rydde op i den. Og så er der hele compliance-aspektet f.eks. GDPR-problematikken, hvor man skal sørge for at få slettet de ting, man ikke må have liggende.  

- Mange har det med at tænke, at de bare lagre i skyen, og at det er billigt, men udover ovenstående problematikker, er der også det problem, at du ofte ikke ved, hvor det ligger – ligger det indenfor EU eller ligger det et andet sted? Hvilket vil sige, at du heller ikke ved, hvilke regler der gælder for opbevaringen af de data, siger hun.

En mail bliver til 40 

Ifølge Tine Weirsøe er det først inden for de seneste år, at folk er begyndt at blive opmærksomme på, at det er nødvendigt at rydde op digitalt.  

- I slutningen af 90’erne lød det, at man ikke skulle slette, fordi lagring var så billig. Men da GDPR-loven trådte i kraft i 2018, kom der en bevidsthed om, at sletning var en nødvendighed. Vi væltede os i persondata og vidste ikke, hvad der var følsomme data, og hvor de var lagret. Så dér blev det vigtigt at sætte sig ind i reglerne og sørge for at overholde dem.  

- Nu er vi så også i højere grad blevet opmærksomme på det klimamæssige aspekt. Så det er noget, der kommer til at fylde mere.  

Og det er med god grund for ifølge Tine Weirsøe, står det slemt til mange steder med den digitale oprydning. 

- Bare tænk på, hvordan en typisk mailboks ser ud, eller hvordan mange medarbejdere gemmer tre år gamle morgenmadslister, feriebilleder, mange versioner af samme dokument og alt muligt andet. Det kan blive til meget irrelevant data. Hvis du tegner et træ over den e-mailstrøm, der kan være, hvis man sender en besked til tre kolleger og spørger, om man skal spise frokost sammen: Så er der en, der skriver ok, en anden skriver, at han eller hun først kan kl. 12.30 osv. Og senere er der en, der bruger tråden til at spørge om noget helt andet. Det vil sige, at du pludselig kan have 30-40 mails, der ligger i din Outlook. Hvis man er god, sletter man dem, men de vil stadig ligge i virksomhedens back up system, hvilket vil sige, at de reelt ikke bliver slettet, før IT-afdelingen gør det. Det koster og fylder, og det er også en compliancerisiko. Altså at der ligger noget, som ikke må gemmes.  

Ledelsen skal bakke op 

Man kan argumentere for, at det er et personligt ansvar at få slettet mails, man ikke har brug for, men hvis medarbejderne skal tage den digitale oprydning seriøst, så kræver det fokus og opbakning fra ledelsen, ifølge Tine Weirsøe. 

- Ellers bliver det ikke en prioritet. Derfor skal der fra ledelsens side være en retentionplan, altså en plan for, hvad man gemmer, hvor lang tid og hvorfor, siger hun.  

Retentionplanen skal, ifølge Tine Weirsøe, gøre flere ting klart: Bl.a. skal det fremgå, hvem der har arkiveringspligten eller dataejerskabet, så ikke alle involverede i et projekt gemmer alle dokumenter, der knytter sig til opgaven.  

Derudover skal det også være tydeligt, hvad der skal slettes af hensyn til GDPR m.m., og hvad der må og ikke må slettes. Noget er man lovgivningsmæssigt forpligtet til at gemme, andet handler om kontrakter og data, som er vigtig viden, man skal kunne genfinde, f.eks. hvor det fremgår, hvilke parter der er ansvarlige for hvad, som er afgørende, hvis der opstår problemer. På den måde skal der tages hensyn til både juridiske og forretningsmæssige behov, men man skal også tænke i videndeling – bl.a. kan nogle data og dokumenter indeholde så meget viden, at de ikke skal slettes. 

- Alle store virksomheder har en retentionplan, men de er ikke altid ordentligt implementerede f.eks. kan de være så detaljerede, at de er svære at navigere efter, siger Tine Weirsøe, der også mener, at det er ledelsens opgave at sørge for, at medarbejderne føler, at det er okay at bruge tid på digitale oprydning.  

- Der er mange mellemledere og medarbejdere, der giver udtryk for, at det at rydde op digitalt falder udenfor deres primære opgave, og mange vil heller ikke sende det signal, at de har tid til det.  

Derfor er det ledelsens ansvar at gøre det til en del af kulturen, siger Tine Weirsøe.