Guide: Sådan får du en AI-politik på dit arbejde

Hvordan kommer man i gang med at tale om kunstig intelligens, og hvordan man skal og ikke skal bruge det på arbejdspladsen?

DM Digi giver dig svaret i denne guide, hvor Louise Harder Fischer, lektor fra IT-universitetet, hjælper dig til at tage dialogen om, hvordan I bruger AI på din arbejdsplads. Er du TR, AMR eller leder er der særlige tips nederst.

1. Eksperimentér - og bliv klogere på AI sammen

Gør AI-teknologien til en del af jeres læringsstrategi. Afsæt tid og ressourcer til at lære og lave eksperimenter med AI. Lav f.eks. AI-labs, hvor I arbejder med, hvordan I bruger AI, og hvad AI kan gøre for jer. I kan f.eks. lave læringscases, hvor I sammen bliver klogere på, hvordan I konkret og med fordel kan bruge kunstig intelligens i jeres konkrete arbejdsopgaver.

I kan også købe adgang til en læringsside om AI, hvor I via øvelser på siden bliver klogere på teknologien. Alternativt kan I sende medarbejderne på kursus. En til to timers udforskning af ChatGPT og prompt engineering kan også være en start.

NB! Er du leder eller har en ledende rolle som tillidsrepræsentant eller arbejdsmiljørepræsentant se det særskilte afsnit for ledere.

2. Tal om jeres brug af AI i det daglige

Snak om hvordan I konkret bruger AI-teknologien i jeres arbejde. Tag udgangspunkt i konkrete arbejdsfunktioner og arbejdsopgaver.

Afsæt gerne 2-3 timer til en workshop, hvor I taler om, hvordan I vil håndtere teknologien i afdelingen. Tag udgangspunkt i medarbejdernes forestillinger om, hvad der kommer til at ske, når AI bliver brugt i konkrete arbejdsopgaver. Brug f.eks. post-it’s til at svare på spørgsmål som:

• Hvordan tilfører AI værdi til mit arbejde?
• Hvilke udfordringer ser jeg?
• Hvad vil blive ændret i min profession?
• Hvad ser jeg som kommunikationsprofessionel/økonom/underviser/forsker etc. som centralt i mit arbejde, og som ikke skal ændres eller udfordres af AI?

3. Lav en AI-aftale 

Udarbejd et princippapir, hvor I skriver, hvilke rammer og retningslinjer, I gerne vil have for brugen af AI i afdelingen. Alle i afdelingen skal forpligte sig til at overholde AI-principperne, som I laver med udgangspunkt i de indsamlede post-its fra workshoppen.

Søg gerne inspiration i princippapiret, som Teknik og Miljøforvaltningen i Københavns Kommune har udarbejdet. Det er lavet med udgangspunkt i STAIR-modellen (SocioTeknisk AI-refleksion), som skal sikre meningsfuldhed, trivsel og fornemmelsen af den hele arbejdsopgave ved indførelse af ny teknologi. Du finder princippapiret sidst i guiden.

4. Systematisér jeres AI-arbejde

Lav et møderul. Tydeliggør hvor ofte og hvordan I tager AI-aftalen op til revision. I kan f.eks. genbesøge princippapiret to gange om året i små enheder eller større områder. Det vigtigste er, at AI- refleksionen bliver en del af dagsordenen i jeres organisation, og at I deler jeres erfaringer og viden.

5. Diskuter faldgruber og ejerskab

Aftal hvor meget medbestemmelse og medindflydelse, I hver især har I forhold til AI-aftalen. Diskuter hvilke faldgruber, der kan være, og hvordan I håndterer dem efterfølgende.

Hvad gør I f.eks., hvis I efter et stykke tid opdager, at principperne ikke passer til jeres arbejdsopgaver? Hvem går I til? Og kan man indkalde til ny forhandling om aftalen inden det aftalte møderul?

6. Del AI-aftalen i virksomheden

AI-politik er en tværorganisatorisk indsats, som kræver involvering af samtlige områder i en virksomhed. Lav med fordel en AI-taskforce, som består af It, HR, ledelsen og repræsentanter fra de forskellige afdelinger i virksomheden, så alle aktører bliver taget i ed på den transition af arbejdet, som indførelsen af AI kan medføre.

I kan vælge at lave en samlet AI-aftale for virksomheden som helhed eller særskilte AI-aftaler for virksomhedens afdelinger, som ledelsen/eventuelt AI-taskforcen skal godkende. Som enhver anden skriftlig aftale, skal I løbende genbesøge og revidere den, så den passer til jeres arbejde.

Særligt for ledere, tillidsrepræsentanter og arbejdsmiljørepræsentanter 

Få dine kollegaer med på AI-rejsen 

Tag ejerskab og ha’ mod til at insistere på at skabe et rum, hvor I sammen kan snakke om, hvordan I skal bruge AI på jeres arbejdsplads.

Vær forberedt på at kunne svare på spørgsmål som: Hvorfor skal vi bruge det?

• Svar med udgangspunkt i, hvordan det kan give mening og værdi for dine kolleger/medarbejdere. Det skal være sjovt og spændende at deltage i AI-rejsen, og medarbejderne skal føle, at de udvikler sig i arbejdet med AI.
• Brug f.eks. en af de eksisterende udfordringer på jeres arbejdsplads som platform i din forklaring. AI kan f.eks. skabe mere arbejdsglæde ved at fjerne repetitive, kedelige arbejdsopgaver, øge kompetenceudviklingen, mindske generationskløft m.m.

Tal om en plan B

Gør dig overvejelser om, hvordan du som leder /afdeling tackler det, hvis der er nogen, som ikke følger AI-aftalen. Tal gerne med dine kolleger/medarbejdere om, hvordan de skal reagere. Skal de f.eks. påtale det up front, gå til TR eller ledelsen?

Husk at den sociotekniske filosofi, som princippapiret i Teknik og Miljøforvaltningen i Københavns Kommune bygger på, hviler på en stor grad af medindflydelse og medejerskab. Udgangspunktet er, at den som sidder med arbejdsopgaven og har mest erfaring med den, også er den, som har noget at sige om, hvordan arbejdsopgaven skal udvikles.

Vær ambassadør for AI-trivsel

Sæt løbende AI-trivslen på dagsordenen - f.eks. på månedlige afdelingsmøder.

Forskning viser, at langsigtede effekter af f.eks. at udskifte en fysisk kollega med en AI assistent kan påvirke trivslen på arbejdspladsen og øge følelsen af ensomhed og egoisme. Tal derfor åbent om, hvad I vil gøre for at opretholde det kollegiale fællesskab og sørge for at sparre med hinanden.

Hvis en medarbejders primære samarbejdspartner bliver en AI-assistent, kan I med fordel diskutere/aftale følgende:

• Hvornår snakker jeg i dagligdagen/ugens løb med mine fysiske kolleger? Er det f.eks. fast kl. 9.30 ved kaffemaskinen, kl. 11.30 ved frokosten eller kl. 14.30 til smalltalk på kontoret?
• Hvornår sparrer jeg med mine andre kolleger?
• Hvis AI betyder, at andre afdelinger ikke længere konsulterer mig med f.eks. kommunikationsfaglige spørgsmål, hvornår sparrer jeg så med andre afdelinger?

 Tag AI-udviklingen til næste niveau

Hvis du har mod på at tage AI-udviklingen til et nyt niveau, kan du med fordel benytte dig af STEP-metoden og eventuelt introducere dine medarbejderne for den.

STEP står for segmentering, transition, education og performance og handler om, hvordan du som leder kan facilitere dine medarbejderes omstilling i arbejdet med AI og udvikle deres arbejdspraksisser.

Metoden kræver, at I virkelig tager stilling til hver enkelt af jeres arbejdsopgaver og kan i sidste ende betyde, at jeres arbejdsindhold og -funktion bliver ændret.

Segmentering: Kig på dit arbejdsflow med en automatiseringsbrille og put dine arbejdsopgaver i tre spande.

1. I første spand placerer du de arbejdsopgaver, som AI nemt kan overtage, og som forsvinder fra dig.
2. I anden spand lægger du arbejdsopgaverne, som AI med fordel kan understøtte og hjælpe dig med at forbedre outputtet af. Er du f.eks. underviser, kan AI hjælpe dig med at stille endnu bedre spørgsmål til en opgave.
3. Tredje spand er arbejdsopgaver, der ikke skal AI ind over, men forbliver som de er.

Transition: Når du har segmenteret dine arbejdsopgaver, vil du opleve, at dit arbejde har ændret sig. En stor del af dine arbejdsopgaver er forsvundet, og du skal nu finde ud af, hvordan din nye rolle ser ud.

Education/undervisning: Du bliver nu trænet til at blive endnu bedre til din nye rolle.

Performance: Gentænk, hvordan I måler produktiviteten på arbejdspladsen. Medarbejdere bliver typisk vurderet på, hvor hurtige, effektive og kreative de er til at udføre opgaver. Når medarbejderne selv skal afgøre, om de kan anvende AI eller ej til deres opgaver, ændrer forudsætningerne sig også for at måle deres performance.