”Det er jo ikke mange, der har gemt deres lønsedler 40 år tilbage”

Som 61-årig i Danmark har man mulighed for at gå nogle år tidligere på pension, hvis man vel og mærke har været på arbejdsmarkedet længe nok. Men det kræver selvsagt, at man i forbindelse med ansøgningen kan bevise, at man nu også har været på arbejdsmarkedet, så længe som det kræves. Og når man skal bruge den slags dokumentation, der kan stamme helt tilbage fra 1970, er det Rigsarkivet, man skal have fat i. Det er nemlig der, man gemmer den slags oplysninger, når de andre offentlige myndigheder skiller sig af med dem.

- Det er jo ikke mange, der har gemt deres lønsedler 40 år tilbage, så derfor kræver det, at man skal finde oplysninger, der belyser folks tilhørsforhold til arbejdsmarkedet, andre steder f.eks. via skatteyderregistret, personindkomstregistret og sygedagpengeregistret, fortæller Katrine Tovgaard-Olsen, der er chef for Rigsarkivets dokumentationsenhed, der bl.a. tager sig af de forespørgsler fra borgerne, der vedrører Tidlig Pension, og sørger for at finde de relevante oplysninger frem.

Helt konkret vil det sige, at ansatte på Rigsarkivet har identificeret omkring 150 relevante registre, der kan indeholde de relevante oplysninger, og som derfor helt eller delvist skulle kigges igennem, når folk henvendte sig, forklarer Katrine Tovgaard-Olsen og fortæller, at materialet var elektronisk, men at det alligevel var en tidskrævende proces at finde den nødvendige dokumentation frem til folk.

Derfor lavede man ret hurtigt efter, at den tidlige pension trådte i kraft i 2021, ”Arne-databasen” – opkaldt efter bryggeriarbejder Arne Juhl, der også lagde navn til pensionen. I Arne-databasen samlede man alle de cirka 150 registre, såkaldt arkiveringsversioner, i en database, hvilket har gjort sagsbehandlingstiden markant kortere.

- Hvis vi skulle ind og have fat i de enkelte registre hver gang, så havde en enkelt sag taget mellem fire timer og en hel dag, i dag tager det en halv time, og sagsbehandlingstiden er nede på 10 dage. Det havde vi ikke kunne gøre uden Arne-databasen. Så pga. den er processen langt mere smidig for borgerne, siger Katrine Tovgaard-Olsen.

Det vigtige samlingskendskab

Opbygningen af databasen er sket i samarbejde mellem Rigsarkivets arkivarer og it-folk.

- Arkivarerne er dybt nede i samlingerne og ved, hvad der gemmer sig under titlerne, så samlingskendskabet har været supervigtigt. Man skal vide, hvilket data, det er, vi har samlet ind gennem årtier, og se hvordan det kan give ny værdi at bruge det i denne her sammenhæng, siger hun og fortæller, at man i dokumentationsenheden på nuværende tidspunkt har behandlet omkring 12.000 sager om Tidlig Pension.

- I starten var der en ketchupeffekt, hvor mange søgte på en gang, men sidste år lå det på 2.000 sager, fortæller hun.

I begyndelsen af marts i år fik Rigsarkivet så Digitaliseringsprisen, der gives til ”offentlige virksomheder, institutioner og myndigheder, som skaber innovative, inspirerende og effektive løsninger til gavn for borgere, erhvervsliv og myndigheder.”

Helt konkret blev Rigsarkivet tildelt Sammenhængsprisen, der bl.a. vurderes ud fra, i hvor høj grad den digitale løsning formår at skabe sammenhæng, overblik og forbedret service for borgere og virksomheder.

Og den pris er man glad for, fortæller Katrine Tovgaard-Olsen.

- Det er en kæmpe anerkendelse af alt det her arbejde, mange gode folk har lagt for dagen. Det, at Rigsarkivet vinder en digitaliseringspris, viser også, at der ikke er nogen modsætning i mellem at være en hæderkronet gammel kulturinstitution, hvor historiens vingesus er med på arbejde, og samtidig være en moderne institution, der er med digitalt, og som kan løse aktuelle samfundsudfordringer og sikre borgernes retssikkerhed.