7 gode råd til implementering af AI-værktøjer
Vejle bymidte
Vejle Kommune er langt fremme, når det handler om at bruge og udvikle egne AI-redskaber, og kommunen har et særligt fokus på at understøtte medarbejderne i at tage dem i brug.
“Det er svært for mig at ændre vaner.” Det er et af de svar, der går igen, når Vejle Kommune evaluerer nye AI-redskaber.
-Vores oplevelse er ikke, at folk er skeptiske over for generativ AI, når de skal tage den i brug, eller at de er bekymrede for at miste deres arbejde på grund den. Men vaneændringen i at bruge værktøjerne aktivt i hverdagen er en af de største barrierer, vi oplever, siger Nicklas Fledelius, Enterprise Arkitekt i Vejle Kommune.
Vejle Kommune har en række eksempler på tiltag, hvor AI kan være en hjælp for enten medarbejderne eller borgerne. Første store AI-projekt i kommunen var chatbotten Bertha, der er trænet på Vejle Kommunes intranet og baseret på sprogmodellen GPT4o. Målet med Bertha er at give medarbejderne en tryg og sikker adgang til at prøve og bruge generativ AI i hverdagen. Bertha har været i brug siden 2023 og bliver brugt mellem 80 og 90 medarbejdere dagligt. Et godt råd fra Vejle Kommune, når det handler om at få erfaring med brug af AI både i organisationen og blandt medarbejderne er at udvikle et redskab, der bygger på kendte data – såsom et intranet. Her får medarbejderne en digital assistent, der kender Vejle Kommune og kommunens tone of voice uden, at der er risiko for, at der indgår personfølsomme oplysninger. Typisk bruger medarbejderne Bertha til f.eks. tekstgenerering, at finde vejledninger til interne systemer eller dokumentsøgning.
Uddannelse og inddragelse
Selvom medarbejderne allerede har gennemført over 50.000 samtaler med Bertha, arbejdes der fortsat for at uddanne medarbejderne i brug af Bertha via arrangementer, webinarer, drop-in seancer og så opdateres der løbende retningslinjer for brug af AI og ikke mindst skubbe til den vigtige vaneændring. Samtidig forsøger de at lytte til medarbejdernes ønsker og behov.
-Vi gør meget ud af at fortælle medarbejderne, at AI-teknologier udvikler sig løbende. Ved en fejl fik vi for tidligt lagt en testversion af Bertha ud på forsiden af Vejle Kommunes intranet, og derfor oplevede mange medarbejdere, at Bertha var for dårlig til det, de ville bruge den til, og så kom de ikke tilbage til Bertha. Men teknologien udvikler sig løbende både i kvalitet og hastighed, så Bertha kan meget mere nu, og det skal vi formidle til medarbejderne, siger Gry Egelund Petersen, digitaliseringskonsulent i Vejle Kommune.
7 gode råd til implementering af AI-værktøjer
1. Gå i gang – og tag medarbejderne i hånden
Gå i gang med at udvikle AI-redskaber i stedet for at tale om det. Understøt medarbejderne med opdaterede vejledninger, use caes og meningsfyldte øvelser. Generativ AI skal fungere som en sparringspartner og assistent i den daglige opgaveløsning.
2. Forklar teknologien med udgangspunkt i egne løsninger
Udvikling af egne AI-redskaber, der bygger på egne data, giver medarbejderne forståelse for generativ AI og hvordan den bruges. AI-løsningen Bertha rummer ingen personfølsomme oplysninger. Derfor kan medarbejdere, der er logget ind på kommunens intranet, bruge den uden yderligere login eller brugernavn.
3. Feedback og videndeling
Brug feedback til løbende udvikling, inddrag relevante medarbejdere i hele processen, afhold workshops, afdelingsmøder m.v. Brug medarbejdernes indsigt fra generelle bots til udvikling af fagspecifikke bots.
4. Vaner at svære at ændre
Det kan være svært at ændre rutiner og vaner, derfor er gentagne afdelingsmøder og workshops nødvendige, så løsningen bliver brugt af alle, og ikke kun de medarbejdere, der er nysgerrige og tager nye teknologier i brug af sig selv.
5. Bevar den kritiske sans og husk etikken
Generativ AI laver fejl, derfor skal medarbejderne mindes, om at de skal bevare den kritiske sans og huske deres faglighed. De etiske overvejelser kræver en kontinuerlig samtale om, hvordan AI kan bruges i dele af opgaveløsningen, også den borgernære.
6. Test og slip løs og giv tid til at øve sig
Ledelsesopbakning er vigtigt, da det kræver mod at teste og udvikle AI-redskaber. Der skal også afsættes tid til et kompetenceløft af hele organisationen, afholdelse af møder, løbende dialog, og ikke mindst mulighed for at øve sig.
7. Bliv ved med at udvikle og sikre kvalitet
Det er nødvendigt at have et øje for datakvalitet løbende udvikle og forbedre kvaliteten.
Vejle kommunes generelle retningslinjer for brug af Generativ AI
- Beskyt (del aldrig personoplysninger eller andre fortrolige oplysninger)
- Etik og moral (Generativ AI må ikke anvendes til afgørelser, vurderinger eller beslutninger)
- Vær kritisk – brug din faglighed
- Begræns robottens adgang til data
- AI-genererede billeder og tekst (vær transparant)
Hvordan bruges AI i Vejle Kommune
· Bertha bruges til opgaver, hvor data og informationer om Vejle Kommune skal bruges til at genere nyt indhold.
· RoboRef bruges til automatiserede referater og notater fra møder.
· Copilot for the web bruges til at opsummere internetbaserede artikler samt genere nyt indhold i et sikret miljø. Den må gerne bruges til Vejle Kommune relaterede opgaver, men husk at den ikke har specifik indsigt i Vejle Kommune.
· MinGPT bruges til at lave nye AI-assistenter som er trænet til et specifikt fagområde, use case eller formål. I platformen vælges, hvordan assistenten skal agere, hvor kreativ den må være samt hvilke data, der skal være gældende for dens viden. Al data generet via MinGPT opbevares sikkert på egne servere og med integration fra udvalgte sprogmodeller.
· ChatGPT og andre AI-tjenester kan bruges til generelle tendenser, der ikke er specifikt Vejle Kommune såsom brainstorm på emner såsom cybersikkerhed og ideer til workshops med videre.