Zoom-træthed rammer som en hammer
Når alting foregår virtuelt, bliver der skabt en større barriere i forhold til at rådføre sig hos kolleger, sammenlignet med hvis man sad i samme lokale, siger konsulent Mette Winding Top. © Foto: Lars Bech
Træthed foran skærmen er et problem for mange medarbejdere. Det konkluderer et nyt studie, som berører ulemperne ved Zoom-møder. En ekspert siger, at vi skal have rusket op i mødekulturen.
Det er blevet ekstremt tydeligt, hvor mangelfuldt det er, at vi kun kan mødes online”.
Sådan starter konsulent i boligforeningen 3B Mette Winding Top ud, når hun skal forklare, hvad Danmarks nedlukning har betydet for hendes arbejdsliv.
Vi bliver mindre opmærksomme og deltager mindre aktivt, når vi deltager i videomøder, sammenlignet med møder, hvor vi sidder i samme lokale.
Det konkluderer en ny amerikansk undersøgelse. Undersøgelsen tager udgangspunkt i en spørgeskemaundersøgelse med mere end 3.000 besvarelser. Studiet har adspurgt videnskabelige medarbejdere på Center for Scientific Review (CSR), der deltog i Zoom-møder mellem august 2020 og oktober 2020. Center for Scientific Review er en underafdeling af USA’s nationale sundhedsdepartement.
Over halvdelen af respondenterne mener, at engagementet fra mødedeltagerne var dårligere end ved de fysiske møder
Og det er lige præcis det, som Mette Winding Top oplever. Hun har aldrig haft problemer med at tage ordet på møder, men det har ændret sig, efter at pandemien tvang arbejdspladsen til at bruge Microsoft Teams.
“Det virker voldsommere at tage ordet på virtuelle møder. Det er på grund af strukturen, hvor der bliver dannet en talerække, og jeg skal markere, hvis jeg skal sige noget. Jeg ender oftere med at lade være”, siger hun og uddyber, at det er noget, hun også hører fra sine kolleger.
Men det er ikke det eneste, der har ændret sig.
“Jeg synes helt klart, at jeg har sværere ved at fokusere på videomøderne”, siger hun og uddyber:
“Når man har et onlinevideomøde, skal man kigge ret intenst på skærmen, fordi man skal sidde og aflæse kropssprog, lytte efter og være opmærksom på talerækken. Det bliver endnu værre, hvis der er dårlig forbindelse”.
Mette Winding Top er ikke den eneste, der føler, at hun har sværere ved at holde fokus, når hun er på videomøder. I undersøgelsen fra CSR havde 46 procent af respondenterne sværere ved at holde opmærksomheden ved videomøder sammenlignet med fysiske møder.
I løbet af en uge har Mette Winding Top mellem 10 og 20 videomøder. Hun har tænkt over, hvordan det kan være, at hun bliver meget træt, selvom hun er vant til at arbejde på en computer.
“Jeg tror, at min hjerne er på overarbejde, på grund af at jeg skal afkode mine kollegers mimik og signaler under videomøder. Det er sværere at afkode, når møderne er virtuelle”, siger hun.
Det er en bombe, hvis medarbejderne oplever at få Zoom-fatigueSille van Loon, konsulent hos konsulentbureaet Good Company
Hvad er Zoom-træthed?
Under coronapandemien, hvor dele af både det danske og internationale arbejdsmarked blev tvunget til onlinemøder og hjemmearbejde, begyndte man samtidig i flere organisationer at bruge virtuelle mødetjenester som Zoom og Microsoft Teams. Efter nogle måneder med videomøder begyndte udtrykket Zoom fatigue at dukke op i flere artikler i internationale medier. Zoom fatigue eller Zoom-træthed er defineret ved, at man bliver træt, ør eller udbrændt efter et stort forbrug af virtuelle mødeprogrammer såsom Microsoft Teams og Zoom.
Ekspert: Vi skal få rusket op i den danske mødekultur
Resultaterne i undersøgelsen er ikke noget, der undrer konsulent Sille van Loon fra konsulentbureauet Good Company.
Hun underviser til daglig virksomheder i, hvordan de kan optimere deres arbejdsprocesser med alt fra mødekultur til onlineredskaber. Good Company har blandt andet rådgivet arbejdspladser som Novo Nordisk, Roskilde Festival og Dansk Erhverv.
“En amerikansk undersøgelse fra 2014 viser, at mange foretager sig noget andet, mens de sidder i virtuelle møder. Vi har ikke mulighed for at se, hvad de laver, og det bliver endnu sværere, hvis vedkommende ikke har kamera på”, siger hun.
Siden Danmark lukkede ned i marts, har mange af Good Companys kunder skullet optimere deres onlinemødestruktur. Det indebærer blandt andet, at arbejdspladserne får en bedre og mere produktiv mødekultur på videomøderne.
En sund mødekultur er noget, der halter i det danske arbejdsliv, fortæller Sille van Loon. Det gælder både de fysiske og videomøder. Hun ser den nuværende situation som en god anledning til at få rusket op i den danske mødekultur.
“Der er mange, der tænker: “Inden corona tog vores afdelingsmøde tre timer. Det skal det også gøre virtuelt”. Det går ikke. Der skal man enten gøre mødet kortere eller tilføje flere involverende greb”, siger hun.
Harvard Business Review har publiceret et studie om den optimale længde af præsentationer. Studiet viser, at vi bliver ufokuserede efter 20 minutters præsentation i et fysisk rum. Vores koncentrationsspænd er halveret i det virtuelle rum. Her er det kun 10 minutter, fortæller Sille van Loon om studiet.
Og det er ikke uden konsekvenser, hvis vi ikke kan koncentrere os til de virtuelle møder, fortæller Sille van Loon.
“Vi har allerede afgivet meget socialt under nedlukningen. Hvis møderne ikke er strukturerede og varer for lang tid, kan medarbejderne føle sig endnu mere trætte og umotiverede. Det samme gælder, hvis møderne er for effektive, og man som mødeleder glemmer at tjekke ind med sine medarbejdere og mærke efter, hvordan de har det. Det er en bombe, hvis medarbejderne oplever at få Zoom-fatigue”, siger hun og understreger, at det kan medføre beslutninger, der reelt ikke er opbakning til, fordi deltagerne mentalt set var for trætte eller uopmærksomme, da drøftelserne foregik.
5 gode råd til onlinemøder
Mange af os er fanget på hjemmekontoret med hjemmebrygget kaffe og virtuelle møder. Her kommer fem gode råd til, hvordan du bedst håndterer videomøder på arbejdspladsen.
Klargør formålet med mødet
Det er vigtigt, at alle medarbejdere er indforståede med, hvorfor mødet bliver afholdt. Mødedeltagerne skal derfor vide, præcis hvad der er formålet, og hvad de skal have med, når de har forladt mødet.
Det er en forudsætning for det gode møde, at mødedeltagerne kan se, hvad det kommer til at handle om, og hvordan de kan forberede sig. Et klart formål vil også medvirke til, at mødet undervejs holder sig inden for de rammer, som er opsat i indkaldelsen.
Kortere møder er en god ide
Det er ikke nemt at bevare koncentrationen til møder, og det bliver endnu sværere, når det foregår virtuelt. En amerikansk undersøgelse fra 2014 viser, at 60 procent af amerikanere udfører andre arbejdsrelaterede opgaver under virtuelle møder. Det sker ofte, fordi oplæggene og møderne bliver for lange. Det betyder naturligvis, at mødedeltagerne ikke får det optimale ud af mødet, hvis de sidder og udfører andre opgaver.
Det er derfor vigtigt, at både oplæg og møder bliver holdt forholdsvis korte. En god huskeregel er, at møderne ikke skal vare længere end en time, før mødedeltagerne skal have en pause.
Husk at facilitere hinanden
Det er nødvendigt at aktivere deltagerne til mødet, ellers er der risiko for, at mødedeltagerne mister opmærksomheden. I kan facilitere hinanden på flere måder. I kan fx bruge den indbyggede chatfunktion i mødeprogrammet. I kan også gøre brug af de såkaldte virtuelle møderum, som kan findes i mødetjenester som Zoom og Microsoft Teams, hvis møderne er af større karakter.
De virtuelle møderum tvinger automatisk mødedeltagerne til at facilitere hinanden, fordi man som deltager ikke kan undgå at blive aktiveret, når man sidder og diskuterer noget sammen i mindre grupper.
Skab relationer
Effektivitet. Det er ordet, der beskriver de virtuelle møder bedst. Virtuelle møder kan være hurtigt overstået. Det har dog også sin bagside. Virtuelle møder kan på grund af den manglende nærhed fremstå kolde og kyniske for mødedeltagerne.
Det er derfor vigtigt, at mødedeltagerne får tid til at socialisere med kollegerne. Det kan være både før og efter mødet. De få minutter, hvor mødedeltagerne har tid til at tale uformelt med hinanden, kan til dels give følelsen, som mødet ved kaffemaskinen giver.
Brug video
Det er svært at ændre på, at vi ikke kan se hinanden i virkeligheden. Vi mangler nærheden, som man ville få ved det fysiske møde. Både når det handler om at afkode de andre mødedeltageres kropssignaler, og når det handler om at undgå misforståelser. Forskning viser, at komplekse problemstillinger kræver, at der er rammer, som gør, at mødedeltagerne kan udtrykke sig på flere måder. Her er et videomøde bedre end et telefonmøde eller et møde uden billede.
Derfor er det vigtigt, at du bruger video, når du holder møde. Det betyder, at de andre deltagere kan fornemme, hvordan du har det på mødet, og hvad der foregår omkring dem.
Kilder: “Guide til virtuelle møder” af konsulentbureauet Good Company, “Hvordan holder du de gode onlinemøder?” af Innovationlab, “Virtuel mødeledelse” af ledelsesmagasinet Alt om ledelse.
