Hurtig kommunal omstilling i blinde

Forskerne kalder det “agil organisering” og “turbulens”. Ifølge direktionskonsulent David Thorning Christensen var der bare ikke så meget at rafle om, da Slagelse Kommune midt i marts stirrede ind i et worst case-scenarie som det italienske: En frygt for et stort antal døde og en kommunal sundhedsindsats og ældrepleje, der kunne blive lagt ned af coronapandemien.

“I et kort sekund så vi lidt rådvildt på hinanden, og så lynomstillede vi hele organisationen til et nødberedskab. Vi fulgte ikke en klar og tydelig plan, for det var der ikke tid til. Desuden har situationen hele tiden krævet, at vi løbende tilpassede driften”, forklarer han.

I starten af marts sad David Thorning Christensen med ansvaret for at planlægge kommunens deltagelse i Folkemødet på Bornholm og koordinere kommunens strategi omkring venskabsbyer. De opgaver blev parkeret i øverste skrivebordsskuffe, og senere blev Folkemødet helt aflyst.

“I stedet gik jeg i gang med at skaffe 45.000 sæt værnemidler et sted i Europa og stable en reserve af medarbejdere på benene, som kunne indkaldes fra andre steder i organisationen, hvis krisen eskalerede. Det var mildt sagt nogle anderledes arbejdsopgaver, men det var, også på et personligt plan, rigtig rart at handle”, husker han.

100 km fra arbejdspladsen

I det hele taget tilbød den 45-årige cand.mag. i kultur og formidling sin arbejdskraft de steder, hvor han kunne se et behov.

“Selvfølgelig var og er der grænser for mine beslutningskompetencer, og der er et sæt overordnede rammer, som jeg arbejder inden for. Omvendt kan jeg ikke i en krisesituation gå til en leder, hver gang jeg har et spørgsmål. Og især tidligt i forløbet gik det stærkt”, påpeger han.

Opbygningen af kommunens reserve af medarbejdere er ét eksempel på, at de formelle arbejdsgange blev skubbet lidt til side. Det er ikke sket som vanligt, ved at en flok glade konsulenter er blevet udpeget af hver deres afdeling, forklarer David Thorning Christensen.

“På sundheds- og ældreområdet kommunikerer jeg med en centerchef, på teknik og miljø med en dygtig sekretær og på arbejdsmarkedsområdet med Marianne, der er afdelingsleder. Det er helt uformelt. Mange af dem, der er involveret i arbejdet, har jeg aldrig mødt, og koordineringen foregår fra mit hjemmekontor 100 kilometer fra arbejdspladsen”, siger direktionskonsulenten.

Omstillingen er accelereret

Allerede inden coronapandemien var Slagelse Kommune godt i gang med at slanke sit bureaukrati og omstille sin organisation til at blive mere handlingsorienteret. En omstilling, der bl.a. betød et farvel til flere medlemmer af direktionen i starten af året og goddag til et forsøg med såkaldte “prøvehandlinger”.

Ideen med prøvehandlinger er at give medarbejderne friere hænder til at teste nye arbejdsgange og prioritere i opgaver, hvis de mener, det giver bedre mening og gode resultater.

Med coronakrisen er omstillingen accelereret med en helt enorm kraft. Det fortæller Frank E. Andersen, der er kommunaldirektør.

“Slagelse Kommune har som mål, at borgernes behov skal stå i centrum. Det er vi nået nærmere under krisen. Der er fx sket det, at medarbejderne tættest på borgerne har fået større beslutningskraft. De styrer efter sund fornuft snarere end efter servicedeklarationerne”, siger han.

Den tværfaglige krisestyringsstab, som blev nedsat til at varetage coronaberedskabet, har afløst det traditionelle hierarki i kommunen, forklarer kommunaldirektøren.

“Vi agerer i nuet, moduliserer vores indsatser og arbejder på tværs af organisationen, fordi det er nødvendigt. Det er opgaven, der sætter holdet”, forklarer Frank E. Andersen.

I forvejen var der i organisationen en modenhed til at undersøge, hvordan de kommunale opgaver kan løses mere differentieret, siger han.

“Vi har en kommunal sektor, som er indrettet på industrisamfundets præmisser med skabelonløsninger, der ikke altid passer til vores opgaver. Men vi har fået nogle vigtige erfaringer med styrings- og arbejdsformer, som vi også skal bære med os, når krisen er overstået”, forklarer den øverste chef i Slagelse.

Hovedspring ind i digitaliseringen

David Thorning Christensen har arbejdet 11 år i Slagelse Kommune, først som beskæftigelsesmedarbejder og siden marts 2019 som konsulent for den øverste stab. Det har været “vildt” at opleve, hvor hurtigt hans arbejdsplads kunne tilpasse sig virkeligheden i en krisetid, siger han.

“Ingen bliver sure eller stiller spørgsmål. Alle siger ja, når de bliver bedt om at klare en opgave. Vi sidder ikke i situationen og sætter ord på, at det, vi gør, er en prøvehandling eller agil organisering. Vi gør det bare. Det er svært nogle gange, men som oftest fungerer det”, fastslår han.

Lige nu kan det synes fjernt, men hverdagen vender også tilbage til Slagelse Kommune på et tidspunkt. De dage i marts, hvor medarbejderne omstillede sig i blinde, har sat sig, vurderer direktionskonsulenten.

“Først og fremmest har vi tilgået vores opgaver og metoder på nye måder, og vi har taget et hovedspring ind i digitaliseringens tidsalder. Det tror jeg kommer til at forandre kulturen på vores arbejdsplads markant”, siger David Thorning Christensen.

Det har været en styrke i Slagelse, at omstillingen allerede var gået i gang, inden krisen ramte.

“Vi er blevet mere vant til at omstille os hurtigt, og det er ikke mindst derfor, vi har klaret det ret godt”, mener han.

Danmark kom ikke i nærheden af italienske tilstande, og der er p.t. ingen overdødelighed som følge af coronavirus. Alligevel mener kommunaldirektøren i Slagelse ikke, at nødberedskabet var en overreaktion. Tværtimod.

“Krisen har tvunget os til at ændre vores måde at være kommune på i nuet, men overvejelsen skal være, om vi ikke kan overføre vores måde at lede/styre på fra krise til hverdag. Generelt vil Slagelse gerne ændre sin måde at være kommune på”, siger Frank E. Andersen.