Bliver du også indkaldt til meningsløse møder? Sådan stopper du dem

Mads Løkke Rasmussen har selv gjort sig skyldig i det, han kalder “at riste chefen”. Når man sidder og bliver irriteret på sin chef, fordi personen leder et dårligt planlagt møde på en skidt måde.

“Så sidder man der med korslagte arme og hævede øjenbryn og tænker: Det er da et dårligt møde, hvad du vil du gøre nu? I stedet er der flere ting, man selv kan gøre,” siger han.

Mads Løkke Rasmussen er netværks- og karrierekonsulent ved DM, og han kan ikke fordrage dårlige møder. For ham er det blevet en mission at  forbedre mødekulturen på danske arbejdspladser.

Her er hans fem råd til, hvad du selv kan gøre som deltager på de dårlige møder.

1. Stil det svære spørgsmål

En måde at tage ansvar for et mindre godt planlagt møde på, er ved at turde stille det svære spørgsmål.

“Bryd ind, og spil gerne lidt dum, for det afvæbner,” siger Mads Løkke Rasmussen.

Det kan du gøre ved at indlede med et: Undskyld. Jeg overhørte det måske, men…

”Så kan du for eksempel spørge: Hvad er det overordnede formål med det her møde, og hvad skal vi nå, før det er slut?” siger Mads Løkke Rasmussen.

Hvis mødet er startet sløjt eller løbet af sporet, er det en måde at hjælpe med at gøre mødet bedre ved at give mødelederen mulighed for at definere formålet.

2. Insistér på en dagsorden

Når du får en mødeindkaldelse, så spørg efter en dagsorden. Hvis mødeindkalderen ikke har én eller siger, at den finder de nok på, så tilbyd at hjælpe med at udforme én med det samme, anbefaler Mads Løkke Rasmussen.

”Ellers risikerer du, at mødeindkalderen laver dagsordenen to minutter før mødet, og at det bare bliver til en række punkter, som ikke giver værdi, men bare skal overstås,” siger han.

En dagsorden skal have et klart formål og en idé om, hvad der skal være anderledes, når mødet er overstået.

”Hvis personen ikke kan komme med en dagsorden – jamen, hvorfor indkaldes der så til møde?” spørger Mads Løkke Rasmussen.

3. Hjælp med at aflyse

Hey, hvad er det vigtigste, vi skal have ud af mødet i morgen?

Sådan foreslår Mads Løkke Rasmussen, at du spørger før et møde. På den måde hjælper du mødeindkalderen med at overveje, om mødet virkelig er nødvendigt, eller om det kan klares bedre over mail.

Du kan spørge sådan her: Der er ikke kommet nogen dagsorden til afdelingsmødet i morgen. Er det vigtigt, at vi holder det?

Hvis mødeindkalderen ikke har tænkt over mødets formål, kan du hjælpe med at give klarsyn, siger Mads Løkke Rasmussen.

”Du kan lægge det ned med ordene: Jeg tror, vi skal aflyse det. Så undgår I et møde, der bliver svært at få til at lykkes,” siger han.

4. Hjælp med at samle op

En del af de møder, Mads Løkke Rasmussen har været med til, er endt med at sive ud i sandet, fordi ingen kunne huske eller samlede op på, hvad der blev besluttet.

Hvis du også er træt af halvslatne beslutninger, der ikke bliver fulgt op på, kan du selv hjælpe til. Vær opmærksom på, hvornår I beslutter noget vigtigt, og skriv det ned – eller udpeg en kollega til det.

Du kan for eksempel sige: Hov, var det en vigtig beslutning, vi tog der? Er der en, der vil skrive det ned?

”Det, man beslutter eller den løsning, man finder, er typisk det mest værdiskabende i et møde. Derfor er det vigtigt at dokumentere det,” siger Mads Løkke Rasmussen.

Han opfordrer til, at man gemmer og deler referatet der, hvor kollegaerne typisk vil lede efter den. I en fællesmail, på intranettet, i en projektstyringsmappe eller på en tavle midt i lokalet.

5. Vær en god danser

Som mødedeltager vil man gerne føres rundt i dansen af mødefacilitatoren, men det kræver også at man er en god danser, siger Mads Løkke Rasmussen.

”Vær til stede. Hvis noget i mødet ikke fungerer, er det vigtigt, at du som deltager i mødedansen tør bryde ind og konstatere det,” siger han.

Prøv at sige noget i retning af: Jeg kan se det, du prøver at gøre, og jeg er bange for, at det ikke helt fungerer. Kunne vi måske gøre sådan her i stedet, eller hvad tænker du?

”Problemet med de her meningsløse møder er i sidste ende, at medarbejderne kan synes, at deres organisation er meningsløs. Derfor er det vigtigt at hjælpe med at stoppe de dårlige møder,” siger Mads Løkke Rasmussen.