Er du mødeleder? Her er 7 ting, du skal tænke over

Mads Løkke Rasmussen har gået til rigtig mange møder. Nogle bedre end andre.

Og hvis der er noget, han ikke bryder sig om, så er det et møde, der ikke skaber værdi.

“Problemet er, at det er spild af tid. Hvis ikke mødet havde været der, havde vi fået samme resultat. Der sker simpelthen ingenting,” siger Mads Løkke Rasmussen, der er netværks- og karrierekonsulent ved DM.

Derfor har han gjort det til sin personlige mission at hjælpe med, hvordan vi gør vores møder mere frugtbare.

Her er hans 7 råd til dig, der holder møder.

1. Hav et klart formål

Det var da et godt møde.

De seks ord kan få Mads Løkke Rasmussens sind i kog, hvis det ikke er rigtigt.

“Nej, det var det da ikke. Det havde ingen betydning, for der skete ikke noget,” siger han.

Han mener, at vi tit er for uambitiøse, når det gælder møder.

”Hvis ingen græd eller skændtes, kan man komme til at se et møde som en succes, uden at mødet egentlig producerede noget.”

Han sætter nemlig ikke et automatisk lighedstegn mellem et møde og noget, der skaber værdi.

“Bare fordi du plotter et møde ind i Outlook og inviterer alle dine kollegaer, betyder det ikke, at I beslutter noget som helst. Du er nødt til at have et klart formål med det,” siger han.

At samle 100 mennesker i én time svarer til 100 arbejdstimer. Så bør du vide, hvad du vil have ud af mødet, mener Mads Løkke Rasmussen.

”Hvis du bare skal videregive information, så send en mail i stedet,” siger han.

Han sammenligner det med, hvis der blev indkaldt til møde for at orientere om, at festen i næste måned er aflyst.

“Det gør vi jo ikke, vel? Det ville være mærkeligt. Men i mange møder sidder man i præcis den situation, hvor man bare modtager information. Indholdet er godt nok, men formatet er forkert.”

2. Drop faste møder

Mads Løkke Rasmussen opfordrer også til at droppe faste møder, fordi han mener, at fastlagte møder i kalenderen kan ende med at være en cirkelslutning.

”Så siger man til hinanden: Afdelingsmøde er jo afdelingsmøde, og nu holder vi møde, fordi det gør vi hver anden uge. Hvis vi ikke gør dét, så er der ikke afdelingsmøde,” siger han og fortsætter:

”Nej, det er rigtigt, og kunne vi sætte barren lidt højere?”.

3. Husk, at deltagerne ikke bare er papskilte

Har du nogensinde prøvet at føle dig mere som en tilskuer end en deltager til et møde? Det har Mads Løkke Rasmussen, når han har været til det, han kalder et “fjernsynsmøde”.

“Hvis du sidder og ser fjernsyn, kan indholdet jo i sig selv være interessant nok. Men du spiller som tv-seer ingen rolle. Det er det samme med et fjernsynsmøde, hvor deltagerne lige så godt kunne være papskilte,” siger han.

Så sidder halvdelen af deltagerne måske og undrer sig over, hvorfor de overhovedet er der. Måske sidder de endda og arbejder imens.

I stedet opfordrer Mads Løkke Rasmussen til, at du overvejer, hvordan mødedeltagerne skal deltage.

4. Pas på dagsordener med meningsløse punkter 

Bestemte slags mødepunkter kan sende dit møde i en dårlig retning, mener Mads Løkke Rasmussen.

Han understreger, at møder med dagsordener i udgangspunktet er bedre end dem uden. Men det betyder ikke, at en dagsorden i sig selv er nok.

”Ofte bruger mødeindkalderen for lidt tid på at planlægge. I de værste tilfælde kan man have en mistanke om, at mødepunkterne er lavet for mødets skyld, og ikke fordi der egentlig er behov for at berøre de punkter,” siger han.

De formålsløse, nærmest pseudoagtige punkter, som man ikke kan gennemskue formålet med, gør intet godt for mødet.

“Den slags mødepunkter er faktisk en del af dødsdriften,” siger Mads Løkke Rasmussen.

5. Undgå talerrækker

En anden type dødsdrift i møder er talerrækker, som mødeindkalderen måske umiddelbart synes, gør noget godt, fordi alle får lov at sige noget på skift, siger Mads Løkke Rasmussen.

Men er det en god idé, at alle får lov at sige præcis, hvad der falder dem ind, spørger han.

“Nu er det Jørgens tur. Så siger Jørgen et eller andet. Nu er det Bentes tur, så siger hun noget helt andet. Ingen hører efter, og det har ingen retning.”

Ifølge ham er vejen frem i stedet at huske det overordnede formål. Hvis det er uklart, løser talerækken nemlig sjældent problemet. Og det er mødelederen, der skal tage ansvaret for både at planlægge mødet godt og facilitere det på dagen.

6. Tag rattet – eller styr bilen ind på rastepladsen

Forestil dig dit møde som en køretur. Under mødet er mødelederen chauffør.

“Når du indkalder til møde, er det dig, der styrer bilen,” siger Mads Løkke Rasmussen.

Dine mødedeltagere på det metaforiske bagsæde kan komme med input, men du kan vælge at sige: Nej, vi bliver på sporet.

”Det er den til venstre forrest i bilen, der styrer. Og vedkommende slipper ikke rattet og spørger: Hvad skal jeg gøre nu? Nej, den person holder fandeme i rattet og løfter ansvaret. Selvom det giver brok fra bagsædet.”

Samtidig understreger Mads Løkke Rasmussen vigtigheden af nogle gange at køre ind på rastepladsen og overveje, om destinationen stadig er den rette. Det er også dit job som mødefacilitator, mener han.

7. Giv klare roller og involver deltagerne

Alle deltagere skal have en fornemmelse af, at der er god grund til, at de er til mødet, siger Mads Løkke Rasmussen.

En måde at involvere mødedeltagerne på er ved at give dem en opgave. Det kan være en måde for dig som mødefacilitator at involvere dine deltagere: Nu skal I dele jer i to grupper, hvor I skal brainstorme over det her emne, fordi det skal vi bruge til ...

Du kan også vælge at give dem klare roller såsom facilitator, der styrer mødet, og referent. Facilitatorrollen kan du lade gå på runde.