3 spørgsmål du bør stille dig selv, før du indkalder til et møde

Mødes I for syns skyld, eller har mødet et formål?

Før du tilføjer dine kollegaer til et møde i Outlook og trykker ’send’, er der tre spørgsmål, du med fordel kan stille dig selv, mener Mads Løkke Rasmussen, der er netværks- og karrierekonsulent i DM.

1. Hvad er formålet?

Det første spørgsmål, du bør stille dig selv, er også det mest overordnede.

Spørg dig selv, hvad formålet er.

Du skal være fuldstændigt afklaret med, hvorfor der er behov for et møde.

”Alle møder skal være en produktionsproces. Det betyder, at man skal gøre noget, og alle skal produktivt være til stede,” siger Mads Løkke Rasmussen.

Hvis det ikke sker, er der intet behov for et møde. Så kan det lige så godt foregå asynkront, for eksempel via mail, lyder anbefalingen.

2. Hvad skal være mødets produkt eller resultat?

Det er også vigtigt, at du har en helt klar idé om, hvad resultatet af mødet skal være – det, som Mads Løkke Rasmusen kalder ’leverancen’.

”Du skal vide, hvad der kommer til at være anderledes, efter I har holdt mødet. Det er leverancen,” siger han.

Brainstorm over idéer til et nyt projekt, eller at definere en problemstilling, så den står klarere frem, end den gjorde før mødet, er eksempler på en leverance.

Det kan også være, at I skal træffe en beslutning om noget bestemt.

”Møder, som fører til beslutninger, er som regel gode,” siger Mads Løkke Rasmussen.

Det essentielle er, at du har for øje, hvad resultatet af mødet skal være. 

3. Hvad er succeskriteriet?

Når du så ved, hvorfor du holder mødet, og hvad I skal nå frem til, så er alt vel godt? Ikke nødvendigvis, for du skal også huske at spørge dig selv, hvornår mødet så er lykkedes.

”Hvis målet med mødet er at træffe en beslutning, er der niveauer inden for det. Det kan være, at succeskriterierne indebærer en tidsplan, en rollefordeling eller et evalueringsdesign,” siger Mads Løkke Rasmussen.

Det er vigtigt, at du kender succeskriterierne, pointerer han. Det er en måde at måle på, om I er færdige, og har gjort det tilfredsstillende. 

”Det er på den måde, du måler, om leverancen havde kvalitet, eller om den i virkeligheden var dårlig.”

Et succeskriterie kan også blot være, at I på første møde skal finde ud af, hvordan et problem ser ud. Løsningen på problemet kan I så arbejde med at finde på næste møde.

Du skal bare vide, hvad der gør mødets leverance til en succes, siger Mads Løkke Rasmussen.

”Du skal vide, hvornår I er færdige og har gjort det godt.”