Nye tider i staten: Snedig styrelse har fået styr på it-projekter

”Nogle gange er det geniale ret enkelt… Ja sådan lidt kedeligt.”

Claus Balslev, digitaliseringschef i Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering (STAR), lyder et øjeblik forlegen, da han skal forklare, hvad det egentlig er, der har gjort digitaliseringskontoret i STAR til et varmt samtaleemne blandt it-projektkyndige på de statslige arbejdspladser.

Faktisk kan ideen, som STAR har indført i udviklingen af IT-systemer, beskrives på en enkelt slide, påpeger Claus Balslev, da Akademikerbladet taler med ham om ”STAR City”.

Hvis han har ret, er det værd at tage med. For så har STAR løst et problem, der har pint og plaget IT-projekter i det offentlige i årevis. Lad os starte der.

Allerede for 14 år siden blev problemet beskrevet klart i en rapport udarbejdet af chefer og direktører i en række styrelser. Den pegede på to centrale udfordringer for statens IT-projekter:

1. På trods af lav "projektmodenhed" gennemfører styrelser meget komplekse projekter. Det sker med omfattende brug af eksterne konsulenter, hvilket fører til, at viden og erfaring fra projekterne ikke forankres i styrelserne.

2. Relationen mellem styrelserne og leverandørerne er ofte præget af mistillid. Styrelserne oplever, at leverandørerne lover mere, end de kan holde, mens leverandører omvendt mener, at staten anvender EU-udbudssystemet for rigidt, hvilket viser sig i omfattende kravspecifikationer og ringe dialog.

Det har skabt en ond cirkel, som fortsat skaber udfordringer. Selv den blå VLAK-regering anerkendte i et udspil i 2017, at statslige myndigheder med outsourcingen ”har mistet kritisk viden”, og at afhængigheden af eksterne konsulenter har resulteret i manglende styring og kontrol med IT-projekterne.

Problemet med risikominimering

”Problemet er, at samarbejdet normalt kører efter en model, hvor der er et udbud, og hvor du som kunde anfører et hav af specifikke krav, som leverandøren skal opfylde, og efter to år kommer leverandøren så tilbage med produktet. Men i mellemtiden har forretningen flyttet sig og produktet er derfor ikke det rigtige,” forklarer Claus Balslev.

De mange krav skyldes, at det offentlige i stigende grad har fået fokus på risikominimering.

”Bivirkningen er bare, at man bruger utrolig meget og ikke særlig konstruktiv energi på at diskutere de mindste kravsspecifikationer og være uenige om, hvad der egentlig står i kontrakten. Samtidig er vi langt væk fra udviklingen af systemerne.”

I en politisk styret organisation, hvor kravene løbende ændres, er den klassiske leverandørmodel tung og ufleksibel.

”Der kunne gå år, før de politiske beslutninger blev implementeret i systemerne,” siger Claus Balslev.

Fysisk tilstede

STAR’s løsning på problemet er overraskende enkel. I stedet for at udarbejde kontrakter med detaljerede kravspecifikationer, forpligter leverandørerne sig på at stille deres arbejdskraft til rådighed for og i styrelsen.

De eksterne konsulenter - for tiden 110 af slagsen – er ganske enkelt fysisk placeret i styrelsen på en etage, som er døbt STAR City.

Det sker formelt med fem leverandørkontrakter, der løber i fire år og kan forlænges til maksimalt syv år. For at sikre kontinuitet og en løbende udskiftning, hvis det er nødvendigt, gennemføres der hvert andet år et udbud med én af kontrakterne. Det skal sikre fastholdelse af viden, men de nødvendige it-kompetencer kan justeres.

”Hver enkelt eksterne konsulent skal levere 133 timer om måneden, så det svarer til en almindelig arbejdsuge. Antallet af konsulenter skalerer vi efter behov, og de må som udgangspunkt ikke arbejde for andre end os. På den måde sikrer vi, at de ikke render rundt og har alt muligt andet i hovedet end os,” fortæller Claus Balslev.

Måler på medarbejdertilfredshed

Loyaliteten bliver gengældt med en opmærksom og hensynsfuld behandling de udstationerede konsulenter, mener han.

”En del af kernen i STAR City er, at vi ikke måler leverandørerne ud fra risici, for eksempel om de overholder en deadline, men på medarbejdertilfredshed, som vi måler hver 14. dag. Vi tror på, at medarbejdertilfredshed er forbundet med produktivitet, ligesom vi også kræver af leverandørerne, at deres konsulenter løbende kompetenceudvikles,” siger han.

Altså vil STAR være en attraktiv arbejdsplads for de eksterne konsulenter, der som lønmodtagere kan søge nyt job, hvis de ønsker det.

”Vi har eksterne konsulenter, der har været i lang tid hos os. Vi har en 37 timers arbejdsuge og fokus på kerneopgaven. Hos os skal udviklere ikke sidde og lede efter de fejl, som kunden begår, eller arbejde 50 timer om ugen,” siger Claus Balslev.

Intet er som bekendt gratis, og de fem teams, som Star City er organiseret i, forventes at være ”højt præsterende”.

Konsulenter, der ikke passer ind, kan sendes hjem med dags varsel, og selve kontrakterne kan opsiges med en måneds varsel. Det koster 50-100.000 kroner for leverandørerne at trække en konsulent ud af STAR City, der også ejer alle de intellektuelle rettigheder og udviklingsprocesser.

Omvendt drager leverandørerne fordel af, at STAR også bærer alle risici, ligesom de er sikret en høj og stabil faktureringsgrad.

Projektejer er glad

Ifølge en ’rigtig’ STAR-ansat har den nye leverandørmodel i City været en ubetinget gevinst.

”Jeg har været ansat i styrelsen i snart 30 år, og de sidste syv, hvor vi har haft STAR City, har ind til videre været den sjoveste del af mit arbejdsliv,” siger Knud de Place, chefkonsulent.

Som P.O. – projektejer – er han ansvarlig for et af de fem leverandørteams, hvor han prioriterer opgaverne og oversætter de politiske beslutninger til et sprog, som it-udviklerne kan omsætte til kode.

”Vi arbejder agilt og er gået bort fra vandfaldskontrakterne, hvor man styrer efter de på forhånd specificerede krav, som hurtigt kan blive irrelevante, og hvor det er meget besværligt at ændre ting. I stedet er det som at spille bold på samme hold,” siger Knud de Place.

”Mindst hver 14. dag gør vi status og prioriterer, hvad vi skal fokusere på, så det er meget anderledes end at vente to år på at se resultatet af en kontrakt.”

Ingen julefrokost

Samarbejdet mellem styrelsens ansatte og de eksterne konsulenter betegner Knud de Place som ”kollegialt”, men der er dog også skillelinjer. Godt nok arrangeres der fælles fredagsbarer, men de eksterne udviklere er ikke inviteret med til den årlige julefrokost.

Og vægter Claus Balslev medarbejdertilfredsheden højt, er der i sidste ende også en kontant vurdering af leverandørerne.

”Hvert år laver vi en leverandørvurdering, hvor vi vurderer deres prisudvikling, kompetencer, kodekvalitet, stabilitet og rekruttering samt varetagelsen af deres ansvar. Den leverandør, der scorer lavest, har så den kontrakt, der sendes i udbud næste gang. Og det er sådan set STAR City,” siger Claus Balslev.

Skåret ind til benet vedgår han, at konceptet dybest set giver mulighed for at hyre en højt kvalificeret og stabil arbejdskraft ind på et område, hvor statens overenskomster ikke slår til.

”STAR City er et virkelig fleksibelt set-up, men sjovt nok kan folk godt lide at være her, og glade folk producerer mere. Samtidig styrer kunde og leverandør mod samme mål, nemlig at skabe kvalitet”.

Hvor andre styrelser har ansatte IT-arkitekter eller udviklere, har STAR ingen. Det er ellers en typisk indvending, at outsourcing af kompetencer medfører en risiko for tab af viden, men ifølge Claus Balslev klarer styrelsen sig indtil videre fint uden. Det skyldes ikke mindst, at personalet i de enkelte teams er et miks af de forskellige leverandører.

”Sidst vi lavede et udbud og skiftede leverandør fra NNIT til Netcompany, tog det to måneder, før vi var tilbage på fuld velocity. Så problemet er ikke stort, og vi håndterer det ved at behandle folk ordentligt. Nogle af vores nøglepersoner har været her fem-otte år, og hvis deres firma har tabt et udbud, har de endda skiftet konsulenthus for at blive hos os,” siger Claus Balslev.

Knud de Place vil dog godt pege på én ulempe ved STAR City.

”Det kan godt føles lidt som at miste en god kollega, når en leverandør skiftes ud, eller bevillingerne falder, og det er jo aldrig rigtig sjovt, når man skal sige farvel til nogen.”