Københavns Universitet vil skære 380 årsværk fra: "Handler også om at øge kvaliteten"

Administrationsreformen på Københavns Universitet har været længe undervejs.

I oktober 2022 vedtog universitetets bestyrelse, at man ville sigte efter at spare 300 millioner kroner årligt ved at strømline og forenkle de opgaver, som det administrative personale skal varetage.

Præcis hvordan den skal udmønte sig er blevet ventet med tilbageholdt åndedræt af universitets ansatte.

Fredag den 19. april blev ledelsens indledende skitse over administrationsreformen så offentliggjort. Den indebærer nedlægning af 380 årsværk i administrationen og lægger op til, at de administrative medarbejdere skal samles i en central enhed, som skal fungere som støtte for både ledere, medarbejdere og studerende i modsætning til nu, hvor mange administrative medarbejdere befinder sig på institutterne.

Arbejdet med at udarbejde den endelige reform er både blevet forlænget og har kostet flere penge end ventet.

I begyndelsen af februar varslede universitetets ledelse et kvalificeret ansættelsesstop. Det skete for at begrænse antallet af fyringer, som administrationsreformen vil medføre. 190 ansatte vil som følge af reformen blive afskediget i begyndelsen af november i år.

Fællestillidsrepræsentant for de teknisk-administrative akademikere på Københavns Universitet, Anita Kildebæk Nielsen, undrer sig over måden, den nye skitse er blevet offentliggjort på.

”Der er tale om en bestyrelsessag, og den slags skrives på en bestemt måde, som er tilpasset bestyrelsens rolle. Men man kan ikke bare offentliggøre et bestyrelsesmateriale for de ansatte uden en form for baggrundsmateriale eller rammesætning,” siger hun.

Det resulterer ifølge Anita Kildebæk Nielsen i, at de ansatte har svært ved at gennemskue, hvad de egentlige effekter af reformen ender med at være i praksis.

”Det, som interesserer os mest, fremgår ikke af materialet. Hvem skal sidde hvor? Hvordan skal arbejdsmiljøet være fremadrettet? Man sidder og tænker: 'Øh, hvordan skal det forstås?'. Det er ikke tydeligt ud fra de ultrakorte resumeer, som findes i skitsen, hvordan man helt præcist kan spare 380 årsværk,” siger hun.

Baggrundsmaterialet er ikke blevet delt

Det er især det omfattende arbejde og materiale, der ligger til grund for beslutningen, som ledelsen ifølge Anita Kildebæk Nielsen burde have gjort tilgængeligt sammen med skitsen.

”Det er absurd, at vi ikke har det materiale, men udelukkende har et meget overordnet materiale henvendt til bestyrelsen at forholde sig til. Det er helt tumpet kommunikeret. Hvis ikke der var uro og bekymring i forvejen - og det var der - så er det da ikke blevet mindre nu.”

Hvad angår stemningen blandt medarbejderne, siger Anita Kildebæk Nielsen, at det i høj grad afhænger af, hvor man er ansat i organisationen, og hvor hårdt man regner med at blive berørt af reformen.

”Nogen ledere beroliger deres medarbejdere og siger, at reformen ikke vil komme til at ramme dem så hårdt. Men det ved lederne sådan set ikke på nuværende tidspunkt, så det er heller ikke nødvendigvis hensigtsmæssigt. Andre steder, som eksempelvis på institutterne, ved man godt, at et job som administrativ medarbejder ændres fundamentalt, og her er der stor bekymring.”

Hun påpeger, at de administrative medarbejdere, som fremover skal være bindeled mellem den fælles administration og institutterne, slet ikke ved, hvilket slags job de kommer til at have.

Systemet, som kaldes en samarbejdsmodel, indebærer, at administrativt personale i udgangspunktet skal arbejde i den såkaldte universitetsadministration. Samtidig fungerer de som ”partnere” på et til tre institutter, som medarbejderen så har som arbejdsplads et par gange om ugen.

”Det er voldsomt mange ledere, kolleger, rutiner og sociale fællesskaber at forholde sig til. Ikke bare har man sin leder i universitetsadministrationen, der er også en daglig leder på partnerinstitutterne,” siger hun.

”Hvem skal prioritere, når arbejdsopgaverne ikke passer til arbejdstiden? Samtidig er man ekskluderet fra partnerinstitutternes samarbejds- og miljøudvalg. De omstændigheder er mange bekymrede for,” siger Anita Kildebæk Nielsen.

”Samtidig er der bekymring for, om vores personaleledere er i stand til at fungere som leder for medarbejdere, der har så udstrakt selvledelse og fysisk ikke befinder sig samme sted som den pågældende leder. Hvordan skal lederen så kunne følge med i medarbejderens trivsel?”

Risikerer at svække universitetets kerneopgaver

Et andet problem med modellen er, at de administrative medarbejdere kommer for langt væk fra det videnskabelige personale, og det kan resultere i, at administrationsreformen går ud over forskningen, frygter hun.

”Forskning kræver en meget stor og solid infrastruktur, som de administrative medarbejdere er med til at understøtte, og hvis den ødelægges, kan det videnskabelige personale ikke forske. Hvis for eksempel indhentede fondsmidler fra EU ikke kan bruges inden for tidsplanen, fordi den administrative støtte er fjernet, kan man risikere at måtte betale midlerne tilbage,” siger Anita Kildebæk Nielsen.

”Hvis en professor kommer hen til en økonomipartner og siger, at der er brug for vedkommende på fuld tid i 14 dage til at hjælpe med ansøgninger, så risikerer vi, at den ansatte må sige, at det kan de ikke løse, fordi de skal løse opgaver på et andet institut eller i universitetsadministrationen, og så går det selvsagt udover KU’s forskningskapacitet.”

Hun påpeger, at reformen blev solgt på til videnskabelige personale på, at den skulle styrke universitetets kerneopgaver forskning og uddannelse.

”Men man risikerer at gøre det modsatte.”

Voldsom uro blandt medarbejderne

Der er en voldsom uro blandt det administrative personale, forklarer Anita Kildebæk Nielsen. Folk er bekymrede for at miste kollegaer, for ikke at vide, hvad deres opgaver bliver og for, hvor de skal sidde og arbejde.

”For ledelsen er det mikroting, men for de ansatte handler det om deres hverdag og arbejdsglæde," siger hun.

”Jeg bekymrer mig for, at medarbejderne langt ind i 2025 skal løbe hurtigere for at kompensere for færre kolleger og en administration, der måske er brudt sammen. Vi risikerer pludselig at stå i en stressbølge,” siger Anita Kildebæk Nielsen.

Hun er også bekymret for, hvordan beslutningerne i reformen bliver truffet i styregruppen.

”Styregruppen slet ikke er færdige med arbejdet, selvom bestyrelsesmaterialet er kommet ud. Man bygger flyveren, mens man flyver, så at sige. Lige nu bliver der holdt utroligt lange og mange møder morgen og aften, og styregruppen arbejder hårdt for at nå deadlines, men er hele tiden bagud,” siger hun.

”Når man er så presset, tager man ikke nødvendigvis gode beslutninger, og det er desværre beslutninger, som kan komme til at præge KU i meget lang tid fremover.”

"Vi er ikke ude på at holde noget skjult"

I et skriftligt svar per mail til Akademikerbladet meddeler universitetsdirektør for Københavns Universitet, Søren Munk Skydsgaard, at man i den kommende tid vil orientere bredt til medarbejderne. Det vil ske både via skrift og på fysiske møder for at ”tage dialogen”.

Direktøren skriver, at størstedelen af det bagvedliggende materiale for skitsen til reformen ”snart” bliver tilgængeligt på Københavns Universitets intranet.

”Vi er ikke ude på at holde noget skjult. Alle får mulighed for at læse ned i de bidrag, styregruppen har fået fra designgrupperne. Det er dog endnu for tidligt at sige noget om, hvem der skal sidde hvor. I det hele taget er der mange ting, som jo først kan komme på plads, når vi for alvor kan planlægge i dybden på den anden side af en bestyrelsesbeslutning. Men jeg kan sige så meget, at det er et helt centralt pejlemærke for reformen, at vi skal kunne tilbyde medarbejderne attraktive arbejdspladser,” svarer Søren Munk Skydsgaard.

I løbet af processen med at udarbejde reformen har både studerende samt administrative og videnskabelige medarbejdere udtrykt bekymring for reformen. Især har man bekymret sig for, om de input, medarbejderne har haft via brugergrupper, reelt er blevet taget med i overvejelserne, eller om hovedmotivet mestendels har været at spare.

I forhold til om medarbejdernes bekymringer er blevet inddraget tilstrækkeligt i skitsen, skriver universitetsredaktøren:

”Vi anerkender, at der ikke hele vejen rundt har været en tilstrækkelig forventningsafstemning omkring præmisserne for brugerinvolveringen i designfasen. Men brugerinvolveringen har efter vores vurdering givet væsentlige input på designprojekternes udformning af forslag.”

Mailen fortsætter:

”Mere end 400 medarbejdere, ledere og studerende har bidraget til designarbejdet gennem bruger-, reference- og arbejdsgrupper. Der har været et meget højt antal workshops og møder i designprocessen, som har spillet ind i det her designforslag. Hele inddragelsen af medarbejdere har været med til at kvalitetssikre og styrke forslagene.”

Direktør: Reform skal øge kvaliteten

På spørgsmålet om, hvordan man konkret vil sikre sig, at forskningen ikke bliver forværret, skriver Søren Munk Skydsgaard:

”[Det kan sikres] ved at man lokalt på institutterne har direkte indflydelse over prioriteringen af de opgaver, som økonomipartneren løser. Og hvis der er ekstraordinært behov i en periode et sted, så vil vi jo netop i en fælles administration have mulighed for i god, rettidig dialog at prioritere ekstra her i en periode.”

Han nævner eksemplet med EU-midler, som Anita Kildebæk Nielsen fremdrog, som et eksempel på noget, man vil have specielt fokus på.

”I forhold til EU-midler er der faktisk behov for at blive bedre end i dag på visse dele af rapporteringen til EU.”

Han afslutter:

”Administrationsreformen handler både om at effektivisere administrationen, men jo også at øge kvaliteten af den administrative understøttelse af forskning, uddannelse og innovation.”

Københavns Universitets hovedbestyrelse vil tage endelig stilling til forslaget 19. juni.