Fordybelse som ledelsesstrategi: Få valuta for lønkronerne

Hvis vi som land skal levere det bedste i form af kreativitet og kvalitet, må vi gøre det let for kloge hoveder at bruge deres hjerne på en begavet måde. For hjernen er det vigtigste arbejdsredskab for højtuddannede vidensmedarbejdere.

Det siger Pia Hauge, der er selvstændig ledelsesrådgiver.

”De fleste af os er ansat i voldsomt krævende job, hvor vi skal lave analyser, skrive svære tekster og træffe beslutninger. Det skal vi samtidig med, at der nærmest er et samtalekøkken omkring ørerne på os, så vi også lige bør gå ind i snakken om en vingård i Frankrig eller et indslag i TV-avisen for at være en god kollega”, siger hun.

Men man kan ikke fordybe sig og være social på én gang, og derfor mener hun, at lederne skal skabe hjernevenlige arbejdspladser, hvor medarbejderne har mulighed for at folde alt det ud, som de har mellem ørerne, og som virksomhederne egentlig betaler for, når de ansætter højtuddannede medarbejdere.

Pia Hauge har stået i spidsen for et fordybelseseksperiment under Future Work Lab, som viser, at højtuddannede medarbejdere, som fordyber sig i arbejdet blot fem timer om ugen har en stigning i energiniveauet på 18 procent over hele arbejdsdagen og går hjem med 23 procent mere energi, når arbejdsdagen er slut. Og ikke nok med det. De får samtidig løst krævende opgaver, som har stået på deres to-do-liste i lang tid.

Fordybelse er godt for innovation, produktion og stress

Pia Hauge peger på tre områder, hvor fordybelse er velegnet som ledelsesstrategi.

”Fordybelse styrker evnen til at være kreativ, fordi det giver os den dybe indsigt, som er fundament for kreativ tænkning, samtidig med at vi faktisk træner vores evne til at forbinde brikker på nye måder, når vi fordyber os. Derfor er fordybelse et helt afgørende instrument for ledere, som leder medarbejdere, der arbejder med innovation”, siger hun.

Det samme gør sig gældende, hvis man ønsker sig mere produktive medarbejdere.

”Fordybelse giver folk arbejdsro til at komme til bunds i to-do-lister, som ellers hober sig op i et arbejdsliv med konstante forstyrrelser”, siger Pia Hauge.

Hun bliver ofte kontaktet af ledere, som har udfordringer med stress på arbejdspladsen, og også her kan fordybelse gøre en forskel.

”Tid af afsat til fordybelse giver følelsen af kontrol og mulighed for at prioritere, så man kan komme i mål med opgaverne. Det er dybt tilfredsstillende at gå hjem og tænke, at man har passet sit arbejde. At man ikke bare har siddet i møder, men har arbejdet med sin kerneopgave”, siger hun.

Gå foran som leder – du har også brug for fordybelse

Pia Hauge mener, at man som leder skal arbejde med fordybelse på to niveauer:

• Det er afgørende, at lederen selv fordyber sig
• Lederen skal skabe en kultur, hvor det er let for medarbejderne at fordybe sig.

”Fordybelseseksperimentet viste, at organisatorisk velsignelse er det vigtigste, så det bliver legitimt at fordybe sig. Som leder skal du derfor beslutte dig for at gå foran. Hvis du ikke prioriterer at fordybe dig i dine arbejdsopgaver, gør andre det heller ikke”, siger Pia Hauge.

Hun nævner fire måder, du som leder kan gribe det an:

• Fordyb dig hjemme et par timer fra morgenstunden og mød ind på arbejdspladsen efterfølgende. Det kan give mere nærvær, fordi du har løst nogle lidt tungere opgaver hjemme.
• Arbejd hjemme en hel dag og tjek kun din mail en til to gange om dagen.
• Gør fordybelse til et eksperiment med afsæt i medarbejdernes ønsker finder ud af, hvad der passer til jeres team, afdeling eller arbejdsplads.
• Indfør særlige fordybelsesdage fx en gang om ugen eller hver 14. dage, hvor medarbejdere får arbejdsro til de lidt større opgaver eller til at sætte sig ind i kompliceret materiale.

I det fleksible arbejdsliv bliver fordybelse endnu mere afgørende for lederrollen. For når du leder på distancen, er du nødt til at være struktureret og have overblikket over, hvem der laver hvad, hvem der mødes osv.

”Det kræver, at du er i stand til at arbejde struktureret og strategisk, for du møder ikke bare folk ved kaffemaskinen. Du er nødt til at samle tankerne og lave struktur”, siger Pia Hauge, som understreger, at når du skaber en fordybelseskultur, får du til gengæld helt sikkert mindre stressede medarbejdere, som er glade for deres arbejde, og det er en forudsætning for at tænke godt.

Overrasket over energiniveauet

Pia Hauge er ikke overrasket over, at deltagerne i fordybelseseksperimentet oplevede at komme i flow eller syntes, det var utroligt dejligt at få lov til at lukke ned for mail og chat, når de skulle fordybe sig.

Men hun er overrasket over al den ekstra energi, som fordybelse giver.

”Når man sidder og laver koncentrationsarbejde, brænder man jo hjernekraft af og bruger energi. Alligevel tilfører fordybelse energi i løbet af dagen, lige som deltagerne har mere energi sidst på dagen, som de kan bruge sammen med deres familie eller i civilsamfundet”, siger hun.

Den øgede energi kan handle om, at man får mere kontrol over sin hverdag.

”Man ved, at der fx er en time i løbet af dagen eller fem timer senere på ugen, hvor man kan få udrettet noget. Det giver mindre stress, fordi man blandt andet bruger mindre energi på at holde styr på løse ender”, siger hun, og fortæller, at en af deltagerne i fordybelseseksperimentet sagde, at han altid brugte en masse energi på ting, han skulle huske. Og når han havde fået frigivet dem, gav det energi.

”Det er en klassisk psykologisk mekanisme. Man kigger på sin opgaveliste og siger: ”Denne her opgave er kernen i mit arbejde, men hvornår skal jeg lave rapporten eller skrive artiklen? At sætte flueben på to-do-listen er dybt tilfredsstillende og giver energi”, siger Pia Hauge. 

Vi skal genlære at fordybe os

Mange af deltagerne i fordybelseseksperimentet syntes, det var svært at fordybe sig. Formentlig fordi det er en helt uvant måde at arbejde på, og der er flere årsager til, at det er svært.

En del havde dårlig samvittighed over at lukke for mailen og chatprogrammerne. De ville gerne være en god kollega, og så kan man ikke – sat på spidsen – bare tillade sig at sidde og arbejde. Det føltes forkert ikke at være konstant tilgængelig” siger Pia Hauge.

Andre syntes, det var en smule hårdt og kedeligt at skulle fordybe sig, og derfor har vi brug for at genlære evnen til fordybelse.

”Standardindstillingen på de fleste arbejdspladser er, at man har to browsere eller filer åbne ved siden af en masse faner med kalender, mailboks, nyheder, Facebook osv. Vi har glemt, hvordan man fokuserer på en enkelt ting ad gangen”, mener Pia Hauge.

”Nogle synes, det er som at få savet en arm af, når de skal lukke ned for mail og chat, og derfor er det vigtigt, at man får aha-oplevelsen med at lukke ned. Eller bliver det bare endnu et pålagt pres”, siger Pia Hauge, som synes det er lidt bekymrende, at det er så svært for folk at lukke ned og arbejde uden afbrydelser fem timer om ugen.

”Det kan handle om, at det er blevet meget vigtigt for os at være tilgængelige, og når man besvarer mails og deltager i møder, er det synligt for omverdenen, at man laver noget, mens fordybelsen er usynlig”, siger hun.Mange havde dårlig samvittighed over at lukke for mailen og chatprogrammerne. De ville gerne være en god kollega, og så kan man ikke – sat på spidsen – bare tillade sig at sidde og arbejde. Det føltes ikke ok ikke at være tilgængelig”, siger Pia Hauge Bentsen.

Kan få indflydelse på hele livet

De 40 deltagere i fordybelseseksperimentet havde et pulsur på, som kunne måle den enkeltes stress- og energiniveau. Data fra urene blev analyseret af firmaet FocusWrx, der arbejder med at bruge data til at fremme trivsel og performance.

Pia Hauge fortæller, at pulsurene har betydet, at nogle medarbejdere er blevet opmærksomme på andre ting i deres liv, som har indflydelse på energiniveauet. Fx, om de drak alkohol om aftenen, og om de fik sovet nok.

”Det har fået dem til at reflektere over hele deres liv, og de er blevet mere bevidste om, hvordan de lever det”, siger Pia Hauge.

Hun mener, at for mange af os ikke planlægger arbejdsdagen, men bare åbner vores mail og lader den styre dagen. Derfor var en del af eksperimentet hver morgen lige at reflektere overfire spørgsmål, som skulle være med til at planlægge dagen.

• Hvad er min vigtigste opgave i dag?
• Kan jeg nå det, jeg har planlagt i dag?
• Har jeg opgaver, som kræver fordybelse?
• Er der noget, jeg skal aflyse, flytte eller uddelegere?

Hun anbefaler, at man indfører morgenrefleksionen sammen med fordybelsen.

”Det kan starte en positiv spiral. Den bevidste planlægning kan være med til at man kan arbejde på sine vigtigste arbejdsopgaver med god samvittighed”, siger hun.

Bag fordybelseseksperimentet stod projektet Future Work Lab, som har til formål at fremme mental sundhed i fremtidens digitale arbejdsliv. Future Work Lab er støttet af Velliv Foreningen, Finansforbundet, Forsikringsforbundet og Finanssektorens Arbejdsgiverforening.