Det har vi lært af coronakrisen: Hverdagen bliver ikke den samme

Et enormt samfundseksperiment blev skudt i gang, da størstedelen af Danmark blev sendt hjem for at holde sammen hver for sig i kampen mod Covid-19.

På rekordtid måtte vi lære os at gå på arbejde hjemmefra.

Selvom de fleste af os er tilbage ved vores skriveborde og møderum, tager vi uundgåeligt erfaringerne med os ind i hverdagen, forklarer fremtidsforsker Anne-Marie Dahl.

“Digitaliseringen af arbejdslivet har længe ligget og ulmet og boblet, men vi har bare ikke orket at sætte os ind i tingene. Nu blev vi tvunget til det og har gjort os en masse erfaringer, som endda har vist sig at være positive indimellem. Måske er et videomøde ikke så dumt endda. Måske er det faktisk mere effektivt end vores normale møder. Vi har opdaget, at der er et enormt potentiale i de digitale løsninger”, siger Anne-Marie Dahl.

Hun tror, at vores nyfundne digitale viden skaber mere fleksibilitet og frihed i det fremtidige akademiske arbejdsliv.

“Nu kan man arbejde når som helst, hvor som helst, og når det passer os, medmindre man har et møde eller en aftale. Man kunne for eksempel sige, at 20 timer om ugen er man på den fysiske arbejdsplads, og resten foregår digitalt. Den arbejdsform vi vil se meget mere af nu”.

En bedre hverdag

32-årige Ronja Mannov Olesen er en af dem, som har tilegnet sig nye rutiner, mens hun har været tvunget til at arbejde fra spisebordet i sit kollektiv på Nørrebro.

Til daglig arbejder hun freelance for organisationen Ungdomsbyen, hvor hun underviser og udvikler kurser til skoleklasser, og så er hun netop startet som forskningsassistent på et kortvarigt projekt på ITU, der indsamler viden om hverdagens digitalisering i Danmark under coronakrisen. Ronja Mannov Olesen var i forvejen vant til hjemmearbejde og skiftende opgaver, men de seneste måneder har alligevel lært hende en hel del om, hvordan hun foretrækker at arbejde.

“Under coronakrisen er jeg blevet bevidst om, hvordan og hvornår jeg arbejder bedst. Jeg har aldrig haft en fuldtidsstilling, men derimod et kludetæppe af forskellige former for betalt og frivilligt arbejde, så jeg har prøvet mange forskellige arbejdsformer, men nu er jeg blevet bekræftet i, hvilke rammer der gør mig gladest og mest fokuseret”, fortæller Ronja Mannov Olesen.

For eksempel har hun opdaget, at hun bedst kan koncentrere sig, hvis hun tager en lang pause midt på dagen.

“Jeg arbejder bedst ved at arbejde nogle timer om formiddagen, hvorefter jeg holder en lang pause midt på dagen, og derefter arbejder jeg igen til tidligt på aftenen. For mig er den perfekte arbejdsdag fra 9 til 12 og 15 til 18”, siger Ronja Mannov Olesen og forklarer, at hun blandt andet bruger pausen på at dyrke yoga, gå en lang tur eller tale med en veninde.

“Når man udfører kreativt arbejde eller vidensarbejde, kan man ikke styre, hvornår man er inspireret. Jeg føler mig mere kreativ og koncentreret, når jeg kan samle indtryk og energi midt på dagen”.

Det har akademikerne lært: Klik dig igennem diasshowet for at læse, hvad et udpluk af akademikerne har lært under krisen. Artiklen fortsætter.

Mere frihed?

Ronja Mannov Olesens fleksible arbejdsgang er faktisk ikke et særtilfælde blandt akademikere, forklarer arbejdslivsforsker ved RUC Henrik Lambrecht Lund.

“Vi har i mange år udviklet en enorm fleksibilitet i vores arbejdstid. De faste rammer, hvor vi stempler ind præcis fra 9 til 17, har vi forladt for lang tid siden. I dag bestemmer mange selv, hvor meget de vil arbejde, men kun til en vis grad hvor og hvornår”, forklarer Henrik Lambrecht Lund.

Ifølge ham har Covid-19 derfor ikke skabt fleksibiliteten på arbejdsmarkedet, men den har sat ild til diskussionen om den.

“Det er før blevet diskuteret, hvor fleksibelt vores arbejde skal være, og den diskussion vil blive forstærket efter det her. For mange kan hverdagen synes kaotisk, og nu har de oplevet en ro og en produktivitet, som de gerne vil have med tilbage på arbejdet”.

Det lyder da også skønt selv at kunne tage computeren frem, når som helst og hvor som helst man vil arbejde, men det har en bagside, forklarer Henrik Lambrecht Lund.

“Forskning viser, at de, som arbejder meget fleksibelt og grænseløst, også er dem, der arbejder allermest. Fleksibilitet har en dyr pris, da de 37 timer let bliver overskredet, når der ikke er klare rammer for arbejdet. Derfor er det også vigtigt, at hjemmearbejdet bliver brugt fornuftigt og velovervejet, så man kan finde den rigtige balance, der rummer både individuelle behov og organisatoriske hensyn”.

Anne-Marie Dahl er enig. Hun opfatter fleksibiliteten som et tveægget sværd, da friheden kan skabe engagement, passion og innovation, men også stress.

“Det digitaliserede arbejdsliv giver os en større frihed og nogle andre muligheder, men arbejdet kan også komme til at fylde for meget. Vi har nu til opgave at lære, hvornår man er på job, og hvornår man er hjemme. Det kan være både afstressende og rart selv at bestemme, hvornår man vil arbejde, men det kan også få os til at arbejde endnu mere, hvis det pludselig virker naturligt at kigge på arbejdstelefonen lørdag aften”.

Ronja Mannov Olesen genkender den nagende følelse af, at hun altid bør arbejde lidt ekstra, når hun sidder derhjemme.

“Jeg har brugt meget energi de sidste fem år på at tænke over, hvordan jeg sætter rammer for, hvornår jeg arbejder, og jeg synes, at det er svært at finde balancen. Jeg har nok indset, at der ikke findes en perfekt løsning”.

Fra fast plads til zoner

Indtil nu har vi brugt de fleste af vores vågne timer i døgnet i kontorlandskaber med faste pladser og stationære computere, men den tid kan også snart være forbi.

Erhvervspsykolog Mads Bendixen hjælper til daglig virksomheder med at designe gode arbejdsmiljøer i sit job som chefkonsulent og afdelingsleder i NIRAS Joblife.

Han tror, at flere virksomheder med tiden vil indse, at de fysiske kontorer ikke længere er helt så nødvendige, nu hvor vi har været tvunget til at prøve at arbejde hjemmefra. Kontorerne skal have en ny funktion og en ny indretning.

“I en branche som konsulentbranchen kan man godt forestille sig, at det nu giver mening for flere, at man bare har ét mindre lokale med et rundt bord i midten med strøm og wifi, så medarbejderne kan mødes der, ad hoc eller planlagt, når de har brug for det, og ellers arbejder man bare derhjemme”, siger Mads Bendixen.

Ifølge ham vil et mindre kontormiljø også give god mening for nogle virksomheder, da de så kan skille sig af med deres store dyre kontorer.

“Krisen rammer jo mange virksomheder hårdt økonomisk, så måske vil man spare på sine omkostninger ved at begrænse antallet af kvadratmeter eller flytte fra en dyr adresse midt i byen. Jeg tror, vi vil se mere og mere af den tankegang de kommende år”.

Tobias Otterbring, lektor fra Institut for Virksomhedsledelse på Aarhus Universitet, mener også, at vi vil se flere såkaldte aktivitetsbaserede arbejdspladser, hvor medarbejderen rykker sig efter opgavens art.

“På aktivitetsbaserede kontorer har man ingen fast plads, men til gengæld forskellige arbejdsstationer, hvor du for eksempel kan holde møder eller arbejde i en stillezone. Den type kontorlandskab vil for mange synes bedre end storrumskontor, nu hvor man ved, at medarbejderne kan arbejde hjemmefra”, siger Tobias Otterbring, som selv har forsket i storrumskontorerne og deres påvirkning på vores arbejde.

Hans forskning viser, at det er sværere at være glad for sit arbejde, jo flere man sidder sammen i åbne storrumskontorer.

Han tror derfor også, at mange nu har erfaret, hvordan de arbejdet meget bedre, når de ikke sidder i samme rum som deres kolleger.

“Det kommer selvfølgelig an på, om du også har børn at skulle passe derhjemme og andre omstændigheder omkring dig, men mange har indset, at deres arbejde er meget lettere og mere effektivt, når de ikke bliver forstyrret”, siger Tobias Otterbring.

Når effektiviteten stiger

For mange er det måske kommet som en overraskelse, at de faktisk har arbejdet meget hurtigere og bedre, nu hvor de sidder i stuen i nattøj.

Men det overrasker ikke Mads Bendixen. Covid-19 gav os nemlig en unik mulighed for at kigge vores arbejdsrutiner efter i sømmene og prøve noget andet.

“Selvom møder via Skype eller andre digitale løsninger slet ikke kan måle sig med det fysiske møde, så fungerer det faktisk i nogle tilfælde. Man kan i nogle tilfælde spare tid, fordi man kommer hurtigere til sagen. Nogle indser pludselig, hvor meget af arbejdstiden der tidligere er gået med irrelevante møder og planlægning”.

På Københavns Universitet er vicedirektør Jasper Steen Winkel glad for, at universitetet på rekordtid fik omstillet al drift til at foregå online.

“Københavns Universitet afvikler 22.000 onlinemøder om dagen og bruger en hel vifte af platforme som fx Zoom, Teams og Skype. Det er lykkedes, både fordi mange systemer allerede var på plads, og fordi underviserne og det administrative personale har været dygtige og fleksible til at omstille sig. Covid-19 har tvunget alle til at kaste sig over det, også de tøvende. Den usædvanlige situation har givet alle et særligt rum at eksperimentere i”, siger Jasper Steen Winkel.

Han forklarer, at universitetet har brugt perioden til at teste de digitale løsninger og samarbejdsformer.

“Vi har fået prøvet vores struktur og systemer af. Jeg har for eksempel oplevet, at nogle møder er blevet mere beslutningsorienterede og kræver mere mødeledelse. Men også at der er mulighed for at arbejde kreativt med breakoutsessioner og hurtige afstemninger online. Den erfaring vil vi tage med os videre. Der er sket en total digitalisering overnight. Den kom ikke af en strategisk beslutning drevet af ledelsen. Den kom udefra, men nu er det vigtigt at få en strategisk forankring og fokusere på, hvordan gevinsterne ved de digitale undervisnings- og samarbejdsformer fastholdes og bruges klogt fremadrettet”.

I fremtiden kan vi alle sammen forhåbentlig spare en masse tid og fortsætte det effektive arbejde, hvis vi tør ændre vores dagligdag i stedet for at træde tilbage i de gamle rutiner.

Det er for eksempel oplagt at overveje, om vi overhovedet behøver at arbejde så mange timer, mener Henrik Lambrecht Lund.

“Nogle har måske opdaget, at hverdagen i deres familie fungerer meget bedre, når de arbejder hjemmefra og selv kan disponere deres tid. De er sluppet for transporttiden til og fra arbejde. Nu indser man måske, at man ikke behøver at arbejde så meget som før”, siger Henrik Lambrecht Lund.

Ifølge ham er det slet ikke nødvendigt, at vi har en 37-timer arbejdsuge.

“Der er tidligere blevet tegnet nogle skræmmebilleder af nedsat arbejdstid, men jeg håber, at flere har indset, at der ikke altid er en kobling mellem arbejdstid og produktivitet. Vi kan stadig være effektive trods kortere arbejdstid”.

Men hov, hvad med smalltalk?

Hvis vi i fremtiden skal arbejde mere hjemme, kommer vi også til at se vores kollegaer mindre. Et faktum, som nok skræmmer de fleste i disse tider efter ikke at have set mange andre voksne end deres roommate, ægtefælle eller kassedamen i Rema 1000.

Eksperterne mener da også, at det er vigtigt, at vi bibeholder vores sammenhold og fysisk mødes med kollegaerne, når vi kan.

“Det er vigtigt for mennesker at have øjenkontakt og kommunikere gennem kropssprog. Det er afgørende for vores følelse af sammenhold og nærvær på arbejdspladsen, så fredagsbarer og fysiske møder bør stadig prioriteres, selvom vi arbejder mere hjemme”, siger Mads Bendixen.

Henrik Lambrecht Lund håber netop på, at coronakrisen har lært os vigtigheden af det sociale fællesskab i vores arbejdsliv.

“Det er blevet tydeligt for mig, hvad den fysiske nærhed betyder for arbejdet, vi udfører. Det betyder enormt meget. Vi kan spare tid på, at folk sidder derhjemme, men det går ud over kvaliteten af arbejdet, da de dialogiske processer ikke fungerer på samme måde online”, siger Henrik Lambrecht Lund.

“Jeg siger ikke, at vi skal være sammen hele tiden, for jeg tror, at hjemmearbejde for akademikere er utrolig vigtigt, fordi man nogle gange har brug for ro for at få arbejdet til at fungere, men det er vigtigt, at læren samtidig er, at vi ikke kan undvære det fysiske. Vi skal finde en middelvej”.

Fremtidsforsker Anne-Marie Dahl tror ikke, at de fysiske møder vil forsvinde. De vil få en vigtigere, nærmest ceremoniel status i det moderne arbejdsliv.

“Jeg tror, at det fysiske møde kommer til at have en større betydning i fremtiden, fordi vi er ved at indse, at den sociale lim mellem mennesker betyder meget. Jeg tror samtidig, at der vil komme færre fysiske møder. I stedet vil man erfare, at nogle typer møder let kan afvikles digitalt, mens andre møder er vigtige og fysiske. Når ens virksomhed skal tale udvikling, så skal man fx være i et rum, hvor der er plads til ideer”.