AI gør forandringskommunikation til en permanent disciplin

Hvordan implementerer man kunstig intelligens på en måde, der ikke kun optimerer processer, men også skaber værdi og engagement blandt medarbejderne?

Hos Sweco, det internationale rådgivende arkitekt- og ingeniørfirma, satser man på forandringskommunikation, der skal skabe begejstring som en central komponent.

Det forklarer Morten Laasholdt, der er kommunikationsdirektør hos Sweco Danmark med knap 2.000 medarbejdere.

”Forandringskommunikation er afgørende, når det handler om at implementere noget så stort som AI,” siger Morten Laasholdt, der fortsætter:

”Vores opgave er at sikre, at vores medarbejdere forstår og omfavner forandringerne, og at de føler sig trygge og engagerede i processen.”

AI kommer buldrende

Sweco opererer i mange lande, men har en decentraliseret struktur med 1.700 autonome og lokale teams, der arbejder på tværs af forskellige sektorer, herunder byggeri, infrastruktur, energi og miljø.

Nu er virksomheden i gang med at implementere kunstig intelligens. Dette omfatter især anvendelsen af AI, der skal bidrage til at optimere processer, forbedre kvaliteten af løsninger – fra modellering af komplekse bygningsstrukturer til forudsigelse af trafikmønstre.

Kort sagt: Vurderingen er, at AI har potentiale til at revolutionere måden, hvorpå Sweco arbejder.

I midten af det hele står kommunikationsafdelingen, der har en todelt funktion: For det første fungerer man som rådgivere og støtter for projektets ejere. Og for det andet er opgaven at skabe en klar, positiv og mobiliserende kommunikation om AI-projektet.

Dette inkluderer identifikation og deling af gode eksempler og erfaringer og facilitering.

”Forandringskommunikation handler om at skabe en positiv og mobiliserende stemning,” forklarer Morten Laasholdt.

Han tilføjer, at implementeringen af AI-teknologi indebærer en forandringsproces for organisationen.

“Derfor lægger vi stor vægt på at kommunikere åbent og ærligt omkring både udfordringer og muligheder, så vores medarbejdere er rustet til at tackle dem effektivt. Og grundlæggende ønsker vi at inspirere vores medarbejdere til at omfavne AI-teknologien og se dens potentiale til at skabe værdi i deres daglige arbejde.”

Det handler blandt andet om at gøre teknologien og dens muligheder nære:

“Lige nu har vi fokus på, hvad vi kan gøre på kort sigt, og så vil vi bygge derfra, for hvis vi begynder at se på, hvor AI er om et år eller to, så vil vi blive overvældet af mulighederne og udfordringerne,” siger Morten Laasholdt.

Egen GPT og fysiske events

Morten Laasholdt forklarer, at Sweco for et år siden udviklede og lancerede sin egen GPT kaldet ’Sweco GPT’, som er en tilpasset version af ChatGPT, og som er tilgængelig på virksomhedens egne systemer. GPT’en er et af de foreløbige skridt i retning af at gøre teknologien mere håndgribelig og tilgængelig for alle medarbejdere i organisationen og baserer sig på data fra 150.000 projekter, som Sweco arbejder på om året.

Af fysiske tiltag har man for eksempel afholdt et såkaldt ‘hackathon’ med medarbejdere, hvor fokus var på at bryde processer ned og eksperimentere med, hvordan man kan anvende AI.

“Nu har vi identificeret og udvalgt otte af disse hacks, som vi nu evaluerer for at finde ud af, hvad der har det største potentiale i forhold til at blive videreudviklet og implementeret i praksis. Det har været en vigtig del af arbejdet med at udforske mulighederne og udvikle konkrete løsninger.”

Hvorfor er det vigtigt at gøre det på den måde?
“Implementeringen af AI-teknologi repræsenterer en stor og overvældende ændring. Derfor er det vigtigt, at vi sammen udvikler muligheder og eksperimenterer, så fordelene bliver tydelige. Det handler om at gøre AI håndgribeligt og tilgængeligt, i modsætning til abstrakt og overvældende,” siger Morten Laasholdt og fortsætter:

”Vi arbejder på at skabe en kultur, hvor dialog og åbenhed omkring forandringer er normen. Dette hjælper med at opbygge tillid og sikre, at vores medarbejdere føler sig inddraget i beslutningsprocessen og motiverede til at støtte op omkring vores AI-initiativer.”

Han peger på, at begivenheder som ‘hackathons’ grundlæggende understøtter forandringskommunikationens ambition om at være positiv og mobiliserende for at støtte medarbejderne.

Når I tager disse teknologier ind, er der så ikke en risiko for, at de autonome teams vil blive endnu mere autonome?
“Nej. Vi har en meget streng governance i forhold til indkøb, vedrørende hvilke teknologier og softwareløsninger vi tager i betragtning i gruppen. Og det sætter nogle grænser for, om det er muligt bare at skyde i alle mulige vilde retninger. Der er en ret stram disciplin omkring, hvad der er godkendt.

Men det handler mere om at give dem de værktøjer, vi har til rådighed nu, og løbende få ny relevant AI-software godkendt, der kan berige vores teams med nye kompetencer, som fremmer tværfagligt samarbejde,” siger Morten Laasholdt.

Aldrig i mål

Men når vi ser på, hvor hurtigt tingene udvikler sig nu, tror du så, I nogensinde kommer i mål?
“Nej. Man kan sige, at meget forandringskommunikation tidligere har handlet om implementeringen af for eksempel et nyt økonomisystem eller noget andet, der var meget håndgribeligt. Der kunne man lægge en plan og så være nogenlunde sikker på, at man var i mål efter et halvt år,” siger han og fortsætter:

“Nu skal vi være i stand til at tilpasse vores kommunikationsstrategier og -tilgange i takt med teknologiens udvikling for at sikre, at medarbejderne forbliver engagerede, opdaterede og motiverede til at omfavne de nye muligheder, som AI-teknologien bringer med sig. Med den eksponentielle udvikling, som AI gennemgår, er det ikke muligt at tale om at komme i mål som med andre mere håndfaste forandringer. Vi bør i stedet sigte efter at skabe en kultur, der er fleksibel og klar til kontinuerligt at tilpasse vores forretningsmodeller og processer i takt med teknologiens fremskridt. Så kulturen er målet mere end teknologien.”

Men selvom udviklingen indenfor AI er under intens acceleration, er der stadig én ting, som er ved det gamle:

“Ændringer tager stadig tid, fordi det jo er mennesker og veje og processer, der skal ændres,” siger Morten Laasholdt. ●