"Et enkelt it-system kan jo have en enorm indvirkning på folks arbejdsmiljø"

Datamatiker, el-installatør, kort- og landmålertekniker, designer. Københavns Erhvervsakademi (KEA) udbyder uddannelser og kurser indenfor områderne byggeri, teknik, design og det digitale. Og det er vel at mærke uddannelser og kurser, der alle har hvert deres unikke behov for et it-system. Dertil kommer de systemer, der er med til at få selve institutionen til at fungere. Omkring 200 it-systemer bliver det til i alt, vurderer Louise Kehler, der er it-chef på KEA og ansvarlig for at de fungerer. Hun er leder af tre teams med i alt 28 medarbejdere inklusive studentermedhjælpere.

- Det ene team er servicedesken, som servicerer alt, hvad der er af it på stedet: Trådløse netværk, projektorer, skærme i mødelokaler, printere og så videre. Her er der 15 ansatte, som har deres egen teamleder, der har det personalefaglige ansvar.

Et andet team, sidder med de ting, servicedesken ikke kan løse. Her er tre teknisk ansvarlige, der håndterer de mere komplekse fejl og problemstillinger. Og så er der to, der arbejder med informationssikkerhed og GDPR, og tre it-projektledere, som eksempelvis står for at skifte eksisterende systemer ud med andre og skaffe nyt software til de studerende og så videre.

- Når de studerende er færdige, skal de jo gerne kunne være med til at producere og gøre en forskel fra første dag. Det vil sige, at vi skal sørge for, at de allerede på deres uddannelser har prøvet den software, de kommer til at arbejde med, når de er færdiguddannede, siger hun og nævner som et eksempel et program til KEA's designuddannelse, der kan lave en 3D scanning af kroppen, så man får de rette mål og kan designe tøj ud fra det.

Det tredje team, Louise Kehler står i spidsen for, er ”skemaplanlæggerne”. De laver skemaer til både studerende og til underviserne, og det er en ret kompleks opgave.

- Når du skal lægge et skema, er der en række ting, du skal tage hensyn til. Dels de lokaler, som de studerende skal være i – og her skal man for eksempel tage hensyn til det læringsmæssige indhold: Hvilken slags undervisning drejer det sig om? Det har jo betydning for blandt andet, hvordan bordene skal stå, ligesom man også skal tage hensyn til, hvor mange der kan være i lokalet. Derudover skal der tages hensyn til underviserne. Hvis en underviser har to timer hver uge et sted, skal de passes ind under hensyntagen til underviserens andre fag, så han eller hun kan nå at komme fra det ene sted til det andet. Samtidig skal man selvfølgelig kigge på de studerende og det studieforløb, man laver for dem. Hvis man skemalægger en dag, så de har timer om morgenen og om eftermiddagen, og så fire timers pause derimellem, vil der ofte ske det, at de dropper undervisningen enten om morgenen eller om eftermiddagen, siger hun.

It-problemer kræver menneskelige kompetencer

Som it-chef sidder Louise Kehler med det overordnede ansvar for, at alt kører, som det skal i de tre teams.

- Mit job er at sikre, at der sker de ting, vi har besluttet, og at tingene ikke går i stå. Og hvis de gør, træder jeg til.

Det kan for eksempel være, hvis en leverandør ikke leverer den opgave, der er blevet bestilt, eller at et samarbejde mellem to leverandører ikke fungerer optimalt.

- Jeg har meget fokus på, at det er projektlederne, der skal løse problemerne, men hvis de ikke kan det, så kommer jeg ind i billedet. Nogle gange betyder det noget, at man har de rigtige stjerner på skulderen, og som chef har man adgang til de ”rigtige telefonnumre”, så at sige. Så kan jeg ringe til dem lidt højere oppe og sige ”Hvordan gør vi?” siger hun og fortæller, at løsninger på problemer vedrørende it ofte også kræver menneskelige kompetencer.

- Hvis problematikken omhandler en it-leverandør, så er der selvfølgelig ofte tale om en it-teknisk problemstilling, og der skal man kunne spille ind med sin faglighed og it-tekniske kompetencer og komme med forslag til løsninger, men af og til så handler det også om noget menneskeligt. Nogle gange er problemstillingen, at folk godt ved, at opgaven er der, men måske ikke lige har tid, eller venter på, at en anden gør noget andet først. Og så må man ligesom få taget den snak, siger Louise Kehler, hvis arbejdsdag består af møder i seks til syv timer dagligt.

Når systemet driller 

Oprindeligt har Louise Kehler en bachelor i dansk og en kandidat i design og kommunikation fra IT-universitetet - dengang det stadig hed IT-højskolen, og hvor hun, som hun selv siger, fik nogle basale programmeringskompetencer og en forståelse for, hvordan it er skabt og bygget op. 

Efter uddannelsen blev hun projektleder på Institut for Arbejdsmiljø (i dag Det Nationale Forskningscenter for Arbejdsmiljø), hvor hun startede som webmaster, men endte med at beskæftige sig mere og mere med it-projektledelse. 

- Jeg kan godt lide at styre ting. Og jeg kan godt lide det analytiske - ”Okay, vi skal i gang med det her. Hvad kræver det? Hvilke opgaver skal løses? Og i hvilken rækkefølge? Hvad er tidshorisonten? Og hvem skal vi have fat i?” Det er processerne, der ligger mit hjerte nær. Og det er ved hjælp af processer og den rette undersøgelse af tingene, at vi kan gøre vores arbejde bedre og mere effektivt, siger hun. Og netop it kan gøre det i sig selv: Forenkle processer og gøre dem bedre. 

- Det enkelte it-system kan jo have en enorm indvirkning på folks arbejdsmiljø. Derimod hvis et it-system driller, kan folk blive fuldstændig indædte, sure og vrede. Et dårligt it-system kan i værste fald gøre, at man ikke har lyst til at gå på arbejde. Mens hvis det fungerer, er det en forlænget arm.  

-  For eksempel havde vores skemaplanlæggere et it-system, og hver gang de lavede en ændring i skemaet – og dem er der mange af - så tog det lang tid, før ændringen slog igennem. Forestil dig, når man har travlt at sidde med et system, hvor gemmefunktionen fungerer så dårligt. De var ved at rive håret af sig selv. For et år siden skiftede vi så til et it-system, der har en række funktioner, der gør skemaplanlægningen meget nemmere og mere effektiv. Det bliver folk jo glade af, siger hun.