Medarbejderdata skal anvendes ansvarligt

4 ud af 5 arbejdspladser anvender data om medarbejderne. Det kan være data om medarbejdernes trivsel og sundhed eller data om deres produktivitet og lokation.

Det er forståeligt, at arbejdspladserne har grebet mulighederne for at bruge medarbejderdata, for brugt rigtigt kan det understøtte effektivitet, trivsel og kompetenceudvikling.

Men tidligere på året viste en undersøgelse om danskernes holdning til brug af medarbejderdata, at det kan svække tilliden til ledelsen og arbejdspladsen, især hvis der mangler dialog om, at der bliver indsamlet data og til hvilket formål. (Link til undersøgelsen nederst i artiklen) 

Derfor er arbejdsmarkedspartnere heriblandt DM, IDA, Dansk Industri og Dansk Erhverv samt Algoritmer, Data og Demokrati-projektet (ADD) gået sammen om at udarbejde 4 anbefalinger, der kan guide ledere, tillidsvalgte og medarbejdere til at sikre, at indsamlingen og brugen af medarbejderdata sker på en ansvarlig, etisk og værdiskabende måde.

- Datadrevet ledelse er udbredt på arbejdsmarkedet, men vi ved fra tidligere undersøgelser, at mange medarbejdere ikke oplever, at de har fået den nødvendige information om indsamling af medarbejderdata fra deres leder. Det kan skabe utryghed og mistillid, hvis vi ikke sikrer, at der er tillid og transparens omkring brug af medarbejderdata. Derfor har vi lavet disse anbefalinger til brug og refleksion, når arbejdspladserne vil indsamle medarbejderdata, siger DM’s forperson Camilla Gregersen. 

4 anbefalinger

1. Styrk tillid og transparens gennem klar ansvarsfordeling og dataforståelse på arbejdspladsen

• Arbejdspladsen understøtter, at ledere og medarbejdere har relevant information om funktioner og begrænsninger i de systemer, der benyttes til indsamling og brug af medarbejderdata.
• Arbejdspladsen understøtter, at ledere og medarbejdere går i dialog om indsamling og brug af medarbejderdata, når det er relevant.
• Arbejdspladsen etablerer og kommunikerer klare retningslinjer for ansvarsfordelingen i forbindelse med dataindsamlingen.

2. Styrk de digitale kompetencer på arbejdspladsen.

• Arbejdspladsen udvikler eller opsøger målrettede uddannelsesprogrammer for ledere, der fokuserer på best practice dataindsamling, kritisk datadrevet ledelse samt de juridiske og etiske aspekter ved dataindsamling.
• Arbejdspladsen overvejer at udvikle eller tilkøbe relevante kompetenceudviklingsforløb til udvalgte medarbejdere.

3. Brug eksisterende muligheder til at facilitere dialogen om indsamling og brug af medarbejderdata på arbejdspladsen

• Arbejdspladsen aktivt bruger eksisterende muligheder og processer som personalemøder, samarbejdsudvalg, APV’er og så videre til at tage dialogen om indsamling og brug af medarbejderdata. Det gælder også ansættelses- og onboardingforløb samt MU-samtaler, når medarbejderdata spiller en væsentlig rolle for eksempel i den enkeltes aflønning.
• Arbejdspladsen internt drøfter, hvordan man bedst muligt kommunikerer om indsamling og brug af medarbejderdata på et ikke-juridisk og ikke-teknisk sprog.

4. Bliv inspireret af eksisterende dataetiske retningslinjer for brug og indsamling af medarbejderdata

• Arbejdspladsen lader sig inspirere af eksisterende dateetiske retningslinjer rettet mod kunder, klienter og medlemmer samt guides og retningslinjer for dataetik, som kan findes hos for eksempel Dataetisk Råd og Erhvervsstyrelsen i udarbejdelsen af egne dataetiske retningslinjer.
• Arbejdspladsen har en åben samtale om proportionalitet, formål og dataminimering med relevante ledere og medarbejdere på baggrund af de nye eller eksisterende dataetiske retningslinjer.