Mere tid til opgaven og mindre stress under coronakrisen

Lene Krabbesmark nåede at have otte hverdage som ny leder for 13 medarbejdere, før regeringen sendte dem alle sammen på hjemmearbejde. Fra den ene dag til den næste skulle hun pludselig lede på distancen. Heldigvis havde hun fire års ledererfaring at trække på og en holdning om, at god ledelse kræver tillid, tydelig prioritering og tilgængelighed. Også når medarbejdere arbejder hjemme.

“Det er gået overraskende godt med hjemmearbejdet”, siger hun efter to en halv måneds “nedlukning”. Alle på nær én har kunnet yde stort set samme arbejdsindsats som før i administrationen af Lolland-Falsters Stift, hvor Lene Krabbesmark er stiftskontorchef. Kun servicemedarbejderen måtte ty til at afvikle sin restferie, da der efter en grundig rengøring ikke var så meget at lave.

Dermed ligger Lene Krabbes­marks oplevelser på linje med de erfaringer, som mange andre medlemmer af DM har haft under coronaen ifølge en ny rundspørge fra DM til medlemmerne.

Undersøgelsen viser, at færre oplevede symptomer på stress under krisen end i august 2019, da der blev gennemført en lignende undersøgelse. Hvor 40 procent sidste år havde symptomer på stress, gjaldt det “kun” 33 procent i maj 2019. Det var et fald på syv procentpoint, selv om arbejdet nu foregik derhjemme med de distraktioner og barrierer, det kan give.

Faktisk oplevede flere, at de havde tid nok til deres opgaver og kunne udføre dem med en kvalitet, de var tilfredse med. Flere fik fra ledelsen klare mål for, hvornår opgaverne var løst i tilfredsstillende kvalitet, og markant flere vidste, hvordan de skulle prioritere mellem opgaverne.

De nye arbejdsformer medførte kun en lille forringelse af produktiviteten, og som en særlig bonus faldt den ugentlige arbejdstid i gennemsnit godt fire timer til 35,9 timer om ugen – inklusive frokostpause.

Tankevækkende resultat

“Det er ret tankevækkende, at færre oplever stresssymptomer, når de arbejder så meget hjemme”, siger stressforsker og cand.psych. Tanja Kirkegaard fra Psykologisk Institut på Aarhus Universitet.

“Det resultat havde jeg ikke forventet. Jeg er positivt overrasket over, at så mange ledere ifølge undersøgelsen har kunnet balancere at skabe klare mål og prioriteringer for medarbejderne og samtidig håndtere alle de andre, nye og uforudsete ledelsesopgaver, der følger med en sådan nedlukning”.

Seks ud af ti DM-medlemmer (62 procent) var ifølge undersøgelsen helt eller overvejende enige i, at “det er klart, hvordan jeg skal prioritere mellem mine opgaver, hvis det er nødvendigt” – mod 46 procent i august 2019.

Til gengæld er Tanja Kirkegaard ikke overrasket over, at det tilsyneladende har virket stressreducerende, at flere magistre har haft tid nok til at udføre klart prioriterede opgaver i en tilfredsstillende kvalitet. Ifølge forskningen sænker netop de forhold stressniveauet.

“Men hvor er det fantastisk at se den positive effekt, når man eksperimenterer med arbejdsmåder i praksis. Måske fortæller det, at man til hverdag kan risikere at glemme de ting (tydelig ledelse og prioritering, red.) – eller at man måske er for lidt opmærksom på, om vi har tid nok til vores opgaver. Jeg vil opfordre til, at man på arbejdspladserne nu undersøger, hvad det var, der gjorde forskellen, hvis arbejdsmiljøet blev bedre eller værre under coronaen. Har vi for mange opgaver i forhold til den tid, vi har til rådighed, har vi for mange møder, har vi for meget spildtid, har vi nok ro, skal vi have flere hjemmearbejdsdage, kan vi strukturere tiden bedre?”siger hun.

Tillid og tilgængelighed

Netop sådan en evaluering planlægger Lene Krabbesmark i juni med de 13 medarbejdere, der arbejder i administrationen i Lolland-Falsters Stift.

Som leder valgte hun under coronakrisen at holde onlinemøde med hele staben hver morgen med en åben dagsorden, så alle kunne bevare en kollegial kontakt og stille spørgsmål. Hun var tilgængelig på telefon og mail, og hun meldte tydeligt ud, hvad hun forventede af medarbejderne:

“I er hjemsendt på arbejde med fuld løn. Det betyder også, at I står til rådighed, og at I skal flekse ud, hvis I tager en tur på stranden med ungerne”, sagde hun for eksempel.

Til gengæld kontrollerede hun ikke medarbejdernes arbejdstid og præstationer. Hun var tydelig med, hvilke opgaver der kunne vente, og udviste tillid. Erfaringen blev, at alle leverede en fin arbejdsindsats under de nye forhold.

Vær åben om fordele og ulemper

Undersøgelsens resultater er spændende. Men pas nu på med at konkludere for hurtigt på de umiddelbare meldinger fra hjemmekontorerne – herunder DM’s spørgeundersøgelse, der ikke har så høj svarprocent (20), siger erhvervspsykolog og forsker Malene Friis Andersen fra Det Nationale Forskningscenter for Arbejdsmiljø.

Hun opfordrer til, at man på den enkelte arbejdsplads forholder sig åbent til, hvad hjemmearbejdet egentlig har haft af fordele og ulemper. Man skal også huske, at mennesker er forskellige og reagerer forskelligt på nye arbejdsbetingelser. DM’s undersøgelse viser for eksempel, at nogle blev mere stressede under coronaen, og det gjaldt både magistre, der fik mere at lave, og folk, der havde for lidt at gøre.

Malene Friis Andersen arbejder på et forskningsprojekt, som undersøger, hvad der sker med den mentale sundhed under coronakrisen, herunder hvilken betydning ledere og kolleger har for at forebygge og håndtere mentale helbredsproblemer.

115 ledere og medarbejdere er interviewet, og analyserne er ikke klar endnu. Men det foreløbige indtryk er, at forskerne har grund til at være positivt overraskede:

“Da vi satte i gang med forskningsprojektet, troede vi, at nu skulle vi høre historien om medarbejdere og ledere, der havde det rigtig svært, som var rundforvirrede og usikre på, hvad der skulle ske. Men vi har fået et meget mere varieret billede, hvor vi også kan genfinde billedet fra DM’s undersøgelse. Det er ikke bare en lidelseshistorie. Der er folk, der oplever positive gevinster, og der er nogle ting, der er blevet nemmere i opgaveløsningen. Nogle ledelser er blevet mere synlige, og der er faktisk nogle relationer, der bliver stærkere trods distancen”, siger hun og kalder de nye arbejdsbetingelser en “balje af læring”, i forhold til hvordan arbejdsfællesskaber kan indrettes i fremtiden.

Derfor tog stressen ikke overhånd

Også professor emeritus Helge Hvid fra Center for Arbejdslivsforskning ved RUC har fået en positiv aha­oplevelse ved at se, hvordan folk har klaret det grænseløse arbejde under coronakrisen. Han har ellers med sin forskning påvist, at mennesker trives dårligt med at mikse arbejds- og privatliv.

Alligevel rapporterer mange af magistrene mindre stress fra hjemmekontorerne, “og det overrasker mig umiddelbart, fordi vi tidligere har studeret hjemmearbejde og fleksible arbejdsforhold, og vi har hver gang konkluderet, at det er udmærket med hjemmearbejde, men der skal ikke være for meget af det. Det er vigtigt at have kontakt med leder og kolleger – også fysisk og ikke kun online – for at få en arbejdsplads og et samarbejde til at fungere”, siger Helge Hvid.

At stressen alligevel ikke har taget overhånd, skyldes formentlig, at hele samfundet har været i en ekstraordinær situation. Der er så at sige sat nye grænser. Der har været mindre tryk på.

“Hele “tidspuslespillet” har været ude af drift”, siger Helge Hvid.

Man har ikke skullet pendle, hente og bringe børn, passe sport og de gamle i familien. Det har været legalt at udskyde opgaver på arbejdet, og dertil kommer, at mange magistre faktisk har arbejdet mindre.

Kunsten er nu at lære noget af erfaringerne under coronakrisen, siger også Helge Hvid. I fremtiden forventer han, at det bliver mere udbredt at holde digitale møder, hvor flere faktisk kan komme til orde end ved fysiske møder takket være chatfunktionen. Han tror også, at flere opgaver, som kræver ro, vil blive løst derhjemme. Og så håber han, at coronakrisen har lært os, at store forandringer ikke nødvendigvis skal komme oppefra.

“Det er fantastisk, hvad medarbejdere og ledere i de udførende led har kunnet skabe af forandringer på meget kort tid”, siger han.

Chefer med kontrolgen

Skal der ske ændringer i den måde, arbejdspladsen fungerer på? Det vil Lene Krabbesmark drøfte med medarbejderne på evalueringsmødet i juni. Hun er åben over for mere hjemmearbejde og flere digitale møder, og belært af gode erfaringer fra coronakrisen har hun aftalt, at en kommunikationsmedarbejder i fremtiden arbejder hjemmefra langt de fleste dage:

“På den måde kan vi fastholde en dygtig medarbejder, der skulle flytte til Aalborg”.

Det er ikke alle hendes chefkolleger, der ser sådan på det.

“Der sidder nogle chefer rundt­omkring, som gerne hurtigst muligt vil tilbage til at arbejde præcis som før. De mener, at alle hurtigst muligt skal være til stede igen og ikke have blot en enkelt ugentlig hjemmearbejdsdag. Det tolker jeg som manglende tillid, og det har jeg ikke set belæg for hverken i dette eller i mine tidligere job. Folk ligger ikke på sofaen hele dagen, og de er jo ikke længere væk end et telefonopkald”.

Om undersøgelsen:

Spørgsmålene er stillet i 2019, hvor 4.858 svarede, og igen i 2020, hvor 5.640 svarede. Det giver en svarprocent på ca. 20 i 2020.

Magistre er mindre stressede

Lidt færre oplever, at arbejdet tager energi fra privatlivet og stress-symptomer som fx hukommelsesbesvær og hjertebanken.

Note: Andel der er overvejende enige eller helt enige i udsagnet. I 2019 er N=4870 og i 2020 er N=5640.

Ledelsen er blevet tydeligere

Flere oplever at have klare mål for opgaveudførelsen og klar prioritering i opgaverne.

Note: Andel der er overvejende enige eller helt enige i udsagnet. Spørgsmålene er ikke stillet til ledere. I 2019 er N=4562 og i 2020 er N=4858.

Flere oplever, at de har tid til opgaverne

Der er især sket en stigning i medlemmer, der har tid nok til deres arbejdsopgaver.

Note: Andel der er overvejende enige eller helt enige i udsagnet. Første spørgsmål er ikke stillet til ledere. I 2019 er N=4858 og i 2020 er N=5640. Andet spørgsmål er i 2019 N=5640 og i 2020 N=5640.

Arbejdstiden er faldet

Den gennemsnitlige arbejdstid er faldet fra 40,2 timer om ugen (inklusiv frokost) før coronakrisen til 35,9 timer nu. Medlemmer uden børn arbejder i gennemsnit 1,5 time mere om ugen end medlemmer med børn.

Produktivitet er faldet en smule

Medlemmernes selvvurderede produktivitet er faldet en smule siden 2019. Det gælder i lidt højere grad for medlemmer med børn. 

Om undersøgelsen: Spørgsmålene er stillet i 2019, hvor 4858 svarede samt igen i 2020, hvor 5640 svarede. Det giver en svarprocent på ca. 20 i 2020.