Hvad kirkegårde kan lære os om det grænseløse arbejde

Det er måske lidt morbidt. Men jeg har altid elsket kirkegårde. Da jeg boede på Nørrebro, travede jeg Assistens Kirkegården tynd, og de sidste mange år har jeg gladeligt taget en lille omvej for at cykle igennem Bispebjerg Kirkegård på vej til arbejde.

Der er smukt på mange kirkegårde. Men det er nu ikke det, der drager mig derhen. Det er gravstenene. Døden. De uendelig mange versioner af ”savnet” hugget ind i sten.

Kirkegårde konfronterer os med, at den tid, vi har, er enorm endelig. At der er et sluttidspunkt for os alle, og at livet for langt de fleste af os kan tælles i årtier. Årtier! Det vi kan nå at opleve, erfare, elske, sanse og frygte er kapslet ind i et kort øjeblik på jorden.

Men det er som om, at man på mange arbejdspladser ikke helt accepterer denne præmis. Det er som om, at man i arbejdets navn kan udvide tiden, strække den ud og få den til at gå lidt langsommere.

For der er altid lige plads til en opgave mere. Det er altid muligt at finde 4 procent ekstra, og kvaliteten kan altid øges lidt - også næste år.

Jeg sætter i denne klumme fokus på det grænseløse arbejde og slår et slag for, at vi generobrer retten til den helt rimelige og fornuftige samtale om, hvor meget vi egentlig kan og skal nå – også på vores arbejde.

Det er forskelligt, hvor mange former for grænseløsheder i arbejdet, man definerer.

Nogle taler om én, andre om fem. Her vil jeg nævne to former for grænseløsheder, som vi ikke taler nok om. Nemlig hvad jeg kalder kvalitets grænseløshed og kvantitets grænseløshed.

Måske du kan genkende dem – og endnu bedre – måske du får lyst til at drøfte dem med dine kollegaer og leder.

Grænseløshederne håndteres bedst i fællesskab, og samtalerne om dem, minder os som kirkegården om, at der er grænser for, hvad vi kan nå.

Kvalitets grænseløshed: Hvornår er nok nok?

Jeg bliver nok ikke populær af følgende udsagn. Men du kan altid gøre dit arbejde bedre!

Den præmis deler du med mange andre vidensmedarbejdere. Du kunne altid have gennemskrevet notatet en gang mere. Du kunne altid have indhentet lidt flere informationer. Du kunne altid have lavet en lidt tydeligere sagsfremstilling og have styret projektet mere fokuseret.

Der er ingen øvre grænser for den kvalitet, vidensmedarbejdere kan levere - hvis tiden og ressourcerne var uendelige. Men begge dele er som nævnt enormt endelige. Problemet er, at ledere på mange arbejdspladser ikke er tilstrækkelig opmærksomme på at præcisere og definere den kvalitet, som forventes, og som medarbejderne realistisk kan levere.

Derudover kan ansatte inden for det offentlige til tider opleve, at politikerne lover borgerne en højere kvalitet, end man har en jordisk chance for at levere.

Den engagerede, erfarne og dygtige medarbejder kan havne i en følelse af kronisk utilstrækkelighed med viden om, hvad han eller kun kunne levere, hvis der var mere tid, samtidig med at borgere, kunder eller samarbejdspartnere også mener, at de har ret til noget mere eller andet.

Flere ledere anerkender, at deres medarbejdere kan stå i en presset arbejdssituation og forsøger at hjælpe medarbejderne ud af arbejdspresset og utilstrækkeligheden ved velmenende at fortælle medarbejderne ”at nu er 80 procent kvalitet godt nok”.

Problemet er bare, at ingen nogensinde har fortalt medarbejderne, hvad 100 procent kvalitet er!

Leder og medarbejdere får derfor ikke afstemt helt konkret, hvilke arbejdsopgaver man måske kunne sænke kvalitetsbarren for, og hvilke opgaver som bliver nødt til at sidde i skabet hver eneste gang – fordi at konsekvenserne ellers kan være fatale.

Denne enighed er vigtig – både for at medarbejderne føler, at lederen har deres ryg, men også for at reducere medarbejdernes arbejdspres og følelse af utilstrækkelighed.

Kvantitets grænseløshed: Kan du lige lave det her?

I vidensarbejdet kan det være vanskeligt at konkretisere, hvor mange arbejdsopgaver og hvor store arbejdsopgaver der kan nås i en given funktion.

Det kan også være vanskeligt at sætte en klar tidsestimering på hvor lang tid, en ny opgave tager: Hvor lang tid tager etableringen af en ny projektgruppe? Hvor mange mails skal der sendes, før en opgave kører på skinner? Og hvad kræver det at lære de nye arbejdsprocesser, der er nødvendige for at kunne anvende det nye IT-system?

For at de nye opgaver ikke skal synes for meget i en i forvejen presset kalender, er der på mange arbejdspladser opstået denne type opgaver: ”Kan du ikke lige?”, ”Har du lige mulighed for?”,  ”Kan du bare lige sende?”.

Der er i sig selv ikke noget problematisk med ”lige”-opgaver.

Problemet er, at man på mange arbejdspladser ikke har afsat tid til dem. Opgaverne bliver derfor ofte noget, som de ansatte skal løse ved side af deres egentlige opgaver, som i sig selv fylder arbejdstiden ud.

Der går tre automatiske antagelser i gang hos mange medarbejdere, når de møder en ”lige-opgave”:

1) Opgaven er hurtig at lave; den tager ca. 5-10 minutter.
2) Den haster, jeg må smide det andet, jeg har i hænderne.
3) Den er enkel, jeg burde vide, hvordan jeg løser den.

Disse automat-reaktioner gør, at man sjældent laver en konkret forventningsafstemning, når en ”lige-opgave” bumper ind til en.

I stedet nikker man, og først når man er tilbage ved sit skrivebord, opdager man, at man ikke ved, hvad ens kollega eller leder egentligt havde brug for, og at det faktisk var en meget større opgave end de 5-10 minutter.

De mange ”lige”-opgaver er med til at øge både arbejdspresset og arbejdstiden – ikke sjældent uden lederen faktisk helt har overblik over det.

Lav en oversigt over ”lige”-opgaverne

På nogle af de arbejdspladser, hvor jeg kommer som konsulent, beder jeg derfor medarbejderne og lederen om at lave en fælles oversigt over, de mange ”lige-opgaver”, som forstyrrer dem og tager deres tid.

Det kan være et A1 papir i personalerummet eller et fælles dokument, som de kan notere i på computeren. Med afsæt i denne kan lederen og medarbejderne løbende og i fællesskab prioritere i ”lige-opgaverne”, sige fælles fra over for nogle af dem og måske løse andre af dem smartere.

Inviter dine kollegaer og leder en tur på kirkegården

Måske du skulle tage dine kollegaer og din leder med på kirkegården til en fælles samtale. I finder ikke et bedre sted til at blive mindet om, at tiden er knap. Ikke mindst i arbejdslivet.

Tiden kan ikke udvides, strækkes eller sættes til hævning. Og vi kan derfor ikke blive ved at snige både flere opgaver eller en højere kvalitet ind – uden vi tager noget andet væk, tilfører flere ressourcer eller finder reelt smartere måder at løse arbejdsopgaverne på.