Dansk Magisterforening

Vil du virkelig gøre noget godt for dine kolleger? Så svar på deres mails!

Helene Brochmann
Debat
Af Helene Brochmann
Del artikel:

Selv mails, der kan besvares på få sekunder, forbliver ofte ubesvarede - og det kan give store frustrationer og dårligt arbejdsmiljø, skriver Helene Brochmann.

Det er en del af alle arbejdsprocesser, at man af og til må vente på noget, man skal bruge, for at kunne komme videre. Alting kan ikke køre helt sømløst hele tiden. Men hvis man venter unødigt eller uden forklaring, bliver det frustrerende.

Også i denne sammenhæng er vi hinandens arbejdsmiljø, og i betragtning af, at man kan svare på en mail på mindre end 15 sekunder, undrer det mig, hvor mange der lader andre vente - unødigt eller uden forklaring.

På mit arbejde skal jeg ofte have en større gruppe kolleger til at indsætte nogle oplysninger i et system eller på anden vis give mig nogle tilbagemeldinger. Det er typisk noget, der kan klares på få minutter, og der er altid vejledning med. Alligevel må jeg altid kontrollere, om alle har svaret og derefter rykke de formastelige ad flere omgange. Jeg bruger nok tre gange så lang tid som processen kunne have været klaret på, hvis de bare havde svaret i første omgang.

Bortset fra at dette jo bidrager til unyttigt tidsforbrug i den så forkætrede administration, som ingen er begejstrede for at bruge ressourcer på, er det også småirriterende for min egen trang til at få opgaven løst i god tid for alles skyld.

Mere end småirriterende er det så i min fritid, hvor jeg con amore lægger mange timer i en anden slags arbejde, som må være velkendt for mange magistre, der for eksempel forsker eller er freelancere: Jeg arbejder på en bog, hvilket indebærer kommunikation med forlag, fonde, museer, ressourcepersoner osv.

Til forskel fra, når jeg har min administrative kasket på, er der ingen af disse mennesker, der skal svare mig på noget som helst. Og mange af dem skynder sig heller ikke ligefrem. Der kan gå måneder!

Tre grunde til, at manglende svar er belastende

Interessant nok får man altid hurtigt svar fra nogen, man er kunde hos. Og interessant nok er det næsten altid de samme, der svarer hurtigt, og de samme, der ikke svarer.

Men hvorfor er det så belastende med de manglende svar, at jeg synes det fortjener at blive taget op på arbejdsmiljøbloggen her? Det er der ikke mindre end tre grunde til:

  1. Det er generelt bare irriterende at vente. Man har brug for et svar for at komme videre med sit arbejde, og det bliver man så forhindret i. Ens egen opgaveløsning bliver derfor dårligere, og det er utilfredsstillende.
  2. Det betyder, at man skal bruge ekstra mental båndbredde på at holde fast i den pågældende sag. Når man sætter hak på to-do-listen - mail sendt! - burde man kunne regne med, at næste led i processen sker af sig selv. Men den automatiske påmindelse i form af et svar kommer så ikke. Man er altså nødt til at gå og huske på afsendte, ubesvarede mails.
  3. Man bliver bragt i en situation, hvor man er nødt til at være plagsom! Og det er i virkeligheden det værste - især når man venter på svar fra nogen, hvis velvilje man er afhængig af. Ikke bare har man gået og ventet på svar, nu skal man så også være den, der er nødt til at skrive en irriterende mail, så ydmygt man kan: "Jeg ved godt, at du har travlt, det ville bare være rigtig godt, hvis vi lige kunne få dette her på plads ..."

Jeg sendte engang et spørgsmål til en travl professor. Han skrev med det samme, og meget ærligt, at han nok skulle svare senere, men at han sikkert ville glemme det, så jeg skulle bare rykke ham efter en uges tid. Det blev ganske rigtigt nødvendigt, men jeg slap i det mindste for at føle mig irriterende. Det var også en måde at håndtere det på.

Gør noget godt for dine medmenneskers arbejdsmiljø - svar på deres mails!

5 gode råd til at give hurtige svar på mails

1. Svar på dine mails samme dag (eller så hurtigt som muligt), hvis de er fra folk, der har brug for dit svar for at komme videre i deres arbejde.

2. Hvis du ikke kan levere et udtømmende svar med det samme, så skriv hvornår du regner med at kunne det.

3. Markér mails, du mangler at svare på, med et flag, eller hvad der nu er i din mailvisning. Fjern flaget, når du har svaret. 

4. Sortér jævnligt din mailboks, så alle mails med flag kommer øverst, og du kan se, om der er noget du mangler at få svaret på. 

5. Hvis man får så mange mails eller har så travlt, at det er umuligt at kvittere for alle vigtige mails samme dag, som man får dem, har man et arbejdsmiljøproblem. Så er der noget i mængden eller organiseringen af ens arbejde, man bør have kigget på.