Eksperiment: Det kan være nødvendigt at planlægge sin fordybelsestid

Jacob Breuner plejer at møde enten meget tidligt eller gå sent, når han har brug for tid og ro til at løse opgaver, som kræver fordybelse. Det er nemlig ikke altid så nemt at få tid til det i en arbejdsdag, som for Jacob typisk går med masser af møder.

”I yderpunkterne på dagen, er der ikke så mange på arbejde, så der kan jeg få ro til at fordybe mig, men det er ikke altid muligt at planlægge dagen sådan”, siger han.

Jacob Breuner er Business Analyst i Velliv Forretningstransformation, og en af de 40 medarbejdere i pensionsselskabet Velliv, Pension og Livssforsikring, som deltager i eksperimentet.

Det næste problem er, at han ikke altid er frisk nok meget tidligt om morgenen, og at batterierne kan være afladt sent på eftermiddagen.

Derfor er han glad for, at han for tiden skal lægge fem timer i kalenderen til fordybelsestid. Han håber, muligheden kommer til at køre videre i en eller anden form, når eksperimentet slutter. For han kan mærke, at det er rart at have tid sat af til de mere krævende opgaver.

”I stedet for at tænke, at den opgave burde jeg gøre noget ved, lægger jeg den nu i kalenderen. Så ligger den ikke og samler støv og giver dårlig samvittighed. Fordybelsestiden giver ro og hjælper på planlægningen og på at få tingene gjort”, siger han.

Fordybelsestid øger kvaliteten og arbejdsglæden

Medarbejderne i Det Store Fordybelses-eksperiment skal fem timer om ugen i fem uger lukke ned for mail, mobil og chatfunktioner for at fokusere på vigtige opgaver.

”Vi forventer, at når man har sammenhængende tænketid, får man lettere ved at løse de mere komplekse opgaver”, siger Pia Hauge, selvstændig ledelsesrådigver, der leder eksperimentet og som har skrevet bogen Kontorkoma – fra støj til fordybelse i dit arbejde.

Medarbejderne i Velliv sidder med hardcore vidensarbejde, så som programmering, automatisering, dokumentation, analyse, komplekse tekster og anden kommunikation.

”Det er opgaver, som kræver nytænkning og sans for detaljen, og derfor regner vi med, at fordybelsestid både vil øge kvaliteten i arbejdet og skabe større arbejdsglæde”, siger Pia Hauge.

"I virkeligheden handler det om, at man får en følelse af at gå ind i opgaven uden at være tidspresset. Man får arbejdsro, og selv om det måske bare er en time, kan man lige vende tanken en ekstra gang, når man ikke altid er i brandslukningsmode".

Pulsur måler stressniveauet

Eksperimentet er en del af Future Work Lab, som tester forskellige løsninger på udfordringer i feltet mellem digitalisering og mental sundhed og dermed giver svar på, hvilken vej det er bedst at gå i fremtidige arbejdsfællesskaber.

I fordybelseseksperimentet har medarbejderne mulighed for at få et pulsur, som de kan vælge at knytte til deres kalender via en app. Det mener Pia Hauge er en ret så spændende del af eksperimentet.

”Det kan opmåle og se den enkeltes stressniveau, og vi forventer at kunne se, at når man bare sætter sig og arbejder og ikke bliver forstyrret, falder stressniveauet”, siger hun.

Jacob har valgt pulsuret fra, fordi han i forvejen har et Apple Watch, som virker godt for ham, og som registrerer fysisk træning. Han ville dog ønske, man kunne bruge Apple Watch i eksperimentet.

”Jeg ved fra flere kolleger, at pulsuret fungerer rigtig godt for dem. Det kan fx måle ens bodybattery, og jeg kunne godt tænke mig at vide, hvor opladt jeg er i fordybelsestiden, og om jeg burde jeg lægge den på et andet tidspunkt. Jeg kan nå det endnu, så måske begynder jeg at bruge det”, siger han.

Notesbog til tanker og planlægning

Alle 40 har fået en notesbog med tre spørgsmål, de skal stille sig selv hver morgen: Hvad er min vigtigste opgave, kan jeg nå det, jeg har planlagt i dag, og har jeg opgaver, som kræver fordybelse.

”Håbet er, at de tænker over dagen og får den planlagt, så de får fat i de tunge opgaver i fordybelsestiden”, siger Pia Hauge.

Jacob Breuner bruger notesbogen, selv om det ikke er hver dag.

”I starten brugte jeg den hver dag og skrev ned, hvad jeg skulle bruge dagen til. Jeg mener ikke, jeg behøver at gøre det hver dag, men det er godt at have en bevidsthed på forhånd om, hvad fordybelsestiden skal bruges til. Så dagbogen er god til at dokumentere erfaringer og til at opbygge en vane omkring fordybelsestid”, siger han.

Jacob valgte fra starten at lægge sin fordybelsestid ind hver dag kl. 14-15, og hvis der er behov for det, rykker han den til tidligere på dagen. Han holder kalenderen fri for møder liger efter fordybelsestimen, så han giver sig selv mulighed for at bruge lidt mere tid, hvis det er nødvendigt. For en time er ikke altid nok, og nogle dage er det for meget.

Medarbejderne har selv været med til at bestemme, at fordybelsestiden skal være på fem timer om ugen, og de bestemmer selv, hvornår de lægger den, og om den skal være sammenhængende eller deles ud på flere dage.

”I forberedelsen til eksperimentet kunne vi se, at mange i virkeligheden havde lyst til over 10 timer om ugen, men deres bud på, hvad der var realistisk i en travl hverdag var nærmere tre timer, og så landede vi på fem”, siger Pia Hauge.

Multitasking er blevet en grundindstilling i vores arbejde

Pia Hauge siger, at det for mange kan være svært at finde fem timer om ugen til mere komplekse opgaver.

”I forhold til, hvordan vores hjerner fungerer optimalt, er det jo lidt vildt, at vi som grundindstilling konsekvent multitasker, når vi laver vores arbejde. I praksis har de fleste vidensarbejdere alle kommunikationskanaler kørende, mens de arbejder på deres kerneopgaver. Ifølge forfatteren til Deep Work og A World Without Email, professor Cal Newport, har 70 procent af alle medarbejdere ikke én sammenhængende time med uforstyrret tid om ugen. Det er meget tankevækkende, for man udretter ikke så meget, når man ikke har tid til fordybelse, og kvaliteten daler. Det hele bliver mere hektisk og potentielt meningsløst, når man ikke har tid til sammenhængende tænkning”, siger hun. 

”Det er stressende at tage hjem fra arbejde uden at være kommet i mål med noget vigtigt, eller konstant at være nødt til at arbejde hurtigt. Vi når jo typisk vores opgaver til deadline, men det har en mental pris. Det er superdrænende for den kognitive kapacitet konsekvent at multitaske. Vi mister lettere overblikket og måske glæden ved arbejdet. Bare det at sætte sig en time og arbejde fokuseret med høretelefoner på eller lukke døren er derfor næsten wellness, når man har meget om ørene”, siger Pia Hauge.

Projektet skal evalueres, når det slutter sidst i november 2021, og Jacob Breuner er spændt på at se, om stressniveauet bliver lavere i den kommende medarbejderundersøgelse.

”Vi laver undersøgelsen en gang om året, og det bliver interessant at se næste gang, hvor ofte vi oplever stress. Jeg håber det vil give udslag, at vi er begyndt at arbejde med fordybelsestid”, siger han.